A padronização de franquias é um dos fatores mais importantes para o sucesso de uma rede de negócios que compartilha uma mesma marca, produtos e serviços.

Nesse sentido, o fluxo padronizado garante que os clientes tenham uma experiência consistente e satisfatória em qualquer unidade da franquia, além de facilitar a gestão, o controle e o suporte do franqueador aos franqueados.

Mas, afinal, como repassar essa padronização? Ou até mesmo o que deve ser estipulado de passar os conhecimentos aos franqueados? Neste artigo, vamos explicar tudo isso e muito mais. Veja!

Mas o que a franquia deve fazer antes de definir os processos e os manuais?

Uma franquia é um modelo de negócio que permite a um empreendedor replicar o sucesso de uma marca já consolidada no mercado, mediante o pagamento de taxas e royalties.

Para que uma franquia funcione bem, é essencial que haja uma padronização dos processos, produtos e serviços oferecidos pela rede, garantindo assim a qualidade e a identidade da marca.

No entanto, antes de desenvolver os manuais que irão orientar os franqueados sobre como operar a franquia, é preciso realizar alguns passos importantes, que vão desde a análise do mercado até a definição do perfil ideal do franqueado.

Estude o mercado e a concorrência

O primeiro passo para criar uma franquia é estudar o mercado em que se pretende atuar, identificando as oportunidades, as ameaças, as tendências e as necessidades dos consumidores.

Além disso, é preciso analisar a concorrência, observando quais são os seus pontos fortes e fracos, quais são as suas estratégias de marketing e vendas, quais são os seus diferenciais e quais são as suas lacunas.

Essa análise vai ajudar a definir o posicionamento da marca no mercado, o seu público-alvo, o seu mix de produtos e serviços, o seu modelo de negócio e o seu plano de expansão.

Estruture a operação da franquia

Em segundo plano estruturar a operação da rede, ou seja, definir como será o funcionamento da franquia em todos os seus aspectos. Isso envolve definir:

  • Processos internos, como gestão financeira, gestão de estoque, gestão de pessoas, gestão de qualidade e outros;
  • Padrões de qualidade, como layout da loja, uniforme dos funcionários, embalagem dos produtos, dentre outros.
  • Indicadores de desempenho, como faturamento, lucratividade, satisfação do cliente, entre outros.
  • Sistemas de informação, como software de gestão, sistema de vendas online, sistema de comunicação interna e outros.

Com isso, irá facilitar a padronização da rede e a transferência do know-how da marca para os franqueados.

Defina o perfil ideal do franqueado

Também é importante é definir o perfil ideal do franqueado, ou seja, o tipo de empreendedor que se encaixa na proposta da marca e que tem as competências necessárias para gerir a unidade franqueada com sucesso.

Considerando isso, é importante levar em conta aspectos como formação acadêmica e experiência profissional, habilidades gerenciais e comerciais, capacidade financeira e disponibilidade de capital, identificação com a marca e com o segmento e outros.

Essa definição ajudará a selecionar os candidatos mais adequados para se tornarem franqueados e a evitar problemas de incompatibilidade ou insatisfação.

Elabore o plano de negócio da franquia

Agora, é preciso é elaborar o plano de negócio da rede, ou seja, um documento que detalha todos os aspectos do modelo de franchising proposto pela marca.

Esse documento deve conter informações como apresentação da marca e da sua história, análise do mercado e da concorrência, descrição da operação da franquia, definição do perfil ideal do franqueado e outros dados financeiros.

O plano de negócio vai servir como um guia para os interessados em se tornarem franqueados, mostrando as vantagens e os desafios de fazer parte da rede.

Registre a marca e a documentação legal

O quinto passo é registrar a marca e a documentação legal que formaliza a relação entre a franqueadora e os franqueados. Isso envolve:

  • Registrar a marca no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI), garantindo assim a sua exclusividade e a sua proteção contra cópias ou imitações.
  • Elaborar a Circular de Oferta de Franquia (COF), um documento que contém todas as informações relevantes sobre a franquia, devendo ser entregue ao candidato a franqueado com pelo menos 10 dias de antecedência à assinatura do contrato.
  • Desenvolver o contrato de franquia, um documento que estabelece as cláusulas e as condições do negócio e que deve ser assinado por ambas as partes após a entrega da COF.

Os registros e os documentos vão garantir a segurança jurídica da rede e evitar conflitos ou mal-entendidos entre a franqueadora e os franqueados.

O que são processos e manuais?

Está com tudo pronto, inclusive os processos? Chegou o momento de franquear o seu negócio e garantir que toda a padronização e a excelência seja replicada pelos franqueados e, finalmente, as unidades sejam implantadas.

Imagine só: como é possível garantir que o mesmo lanche que os clientes do Mc’Donalds consomem nas unidades de São Paulo irão consumir em Rio Grande do Sul, por exemplo?

E quando se fala do mesmo lanche é em todos os sentidos, ponto do sanduíche, quantidade de molho, tamanho do pão e tudo o que tem por completo.

Isso só é possível através dos processos já estabelecidos pela franqueadora do Mc’Donalds e repassados para as unidades ao redor do mundo e, também, dos manuais que os franqueados consultam para o treinamento e a preparação dos colaboradores para preparar os mesmos lanches.

Pensando nisso, quando o assunto é processos, podemos definir como as atividades que devem ser realizadas para executar as operações da franquia, desde a implantação até o atendimento ao cliente, passando pela gestão financeira, administrativa, de marketing, de recursos humanos e outros.

Eles devem ser mapeados, documentados e padronizados pelo franqueador, de forma a garantir que todas as unidades sigam as mesmas regras e procedimentos.

Já os manuais são os documentos que contêm as orientações sobre os processos da franquia, bem como as normas, os padrões, os valores e a cultura da marca.

Assim, eles devem ser elaborados pelo franqueador e entregues aos franqueados, para que eles possam consultar sempre que necessário e treinar suas equipes. Eles devem ser atualizados constantemente, para refletir as mudanças e as melhorias na rede.

Para franquear, você precisa desses manuais!

Uma vez que os processos estão definidos, é momento de encontrar um modelo de manual, seja impresso em livros ou cartilhas, ou em áudio visual, que melhor se adequará ao conteúdo que deve ser passado.

A depender do segmento da franquia ou da informação a ser perpassado, é fundamental que o modelo colabore para compreensão dos processos.

Nesse sentido, existem diversos tipos de manuais de franquia, que podem variar de acordo com o porte e o modelo de negócio da rede. Alguns dos mais comuns são:

– Implantação: define os passos administrativos e operacionais para a inauguração da franquia.
– Operacional: descreve as rotinas e os procedimentos que devem ser seguidos na operação da franquia.
– Financeiro: orienta sobre a gestão financeira da franquia, como o fluxo de caixa, o pagamento das taxas ao franqueador.
– Marketing: estabelece as estratégias e as ações de marketing da rede, como a identidade visual da marca.
– Jurídico: contém os documentos legais que regem a relação entre o franqueador e os franqueados.

Qual a importância dos processos e manuais para padronização das franquias?

Para que a padronização de franquias seja efetiva, é essencial que os franqueadores definam e documentem os processos e os manuais que orientam o funcionamento das unidades. Eles são importante porque:

  • Transmitem o know-how do franqueador aos franqueados, permitindo que eles repliquem o modelo de negócio com eficiência e qualidade.
  • Garantem que os clientes tenham uma experiência uniforme e satisfatória em qualquer unidade da rede, fidelizando-os à marca.
  • Facilitam a gestão, o controle e o suporte do franqueador aos franqueados, reduzindo os riscos e os custos operacionais.
  • Promovem a melhoria contínua dos processos da rede, incorporando as inovações e as boas práticas do mercado.
  • Fortalecem a imagem e a reputação da marca no mercado.

Além disso, ambos os lados são beneficiados ao utilizar os processos em manuais. Veja!

  • Maior competitividade no mercado, que reconhece a excelência e a credibilidade da organização ou do setor.
  • Mais inovação e criatividade, que surgem a partir da análise crítica e da revisão periódica dos processos por manuais.
  • Melhor capacitação e desenvolvimento dos colaboradores, que recebem treinamentos constantes e atualizados sobre os processos por manuais.

Portanto, a utilização de processos por manuais é uma ferramenta estratégica para o sucesso de qualquer organização ou setor.

Ela contribui para a melhoria da gestão, da qualidade e da produtividade, gerando valor para os clientes, para os colaboradores e para a sociedade.

Para garantir a padronização, é fundamental que o franqueador mapeie, documente e padronize os processos da franquia, e que elabore e atualize os manuais que orientam os franqueados sobre como executar esses processos.

Logo, a rede poderá oferecer uma experiência consistente e satisfatória aos clientes, além de facilitar a gestão, o controle e o suporte do franqueador aos franqueados.

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