Vimos em um blogpost anterior que a função principal de um organograma funcional é auxiliar na visualização de todas as tarefas e processos do dia a dia empresarial, considerando as funções de cada colaborador e como elas contribuem para o fluxo de trabalho.
Agora é hora de entender melhor como isso funciona na prática. Neste artigo você vai ver como criar um organograma que realmente funciona em 3 etapas simples. Não perca!
Mas, afinal, como criar um organograma funcional?
Para este passo a passo, vamos adotar o organograma horizontal, baseado no conceito de colaboração.
Agora veja o passo a passo de criação:
1. Estudos das funções e da estrutura da empresa
Para iniciar esse processo de separação de funções e cada responsável por elas, é fundamental entender, a princípio, a composição da empresa e como ela funciona.
Para isso, portanto, é preciso começar com um mapeamento detalhado sobre as áreas ativas da organização.
Nesse processo de conhecimento de cada setor, é importante também observar casos de sobrecarga e realizar planos de ação para resolver toda e qualquer falha nos processos.
Em segundo plano, além de apenas conhecer as funções e quem as realiza, é crucial mapear os resultados já obtidos por esse setor, para que seja possível uma nova definição de metas, visando maiores conquistas.
Para finalizar o primeiro passo, somado às outras ações, monitoramentos, acompanhamentos e bate-papos com os colaboradores é uma boa estratégia para colher relatos, dados e informações das últimas experiências.
2. Identificação de líderes
Após compreender melhor o funcionamento da empresa, as funções ativas e os responsáveis por elas, chegou o momento de separar e categorizar cada um dos líderes de maneira organizada dentro do organograma.
Para que isso seja realizado com êxito, é fundamental encontros e reuniões com os responsáveis de cada setor, pois assim é possível alinhar expectativas e garantir que todos os colaboradores estejam engajados no propósito.
Assim, será muito mais fluida a definição de novas metas, a delegação de tarefas aos demais integrantes do time, a marcação das reuniões de alinhamento e outros processos que fazem parte do organograma e que visem a concretização do projeto.
3. Oficialização da estrutura
Como último passo, além de organizar todas essas questões em representações gráficas e compartilhar com os colaboradores responsáveis, é essencial oficializar a estrutura definida no organograma.
Se os colaboradores mudaram de cargo, é importante documentar tudo isso, a fim de que tanto os gestores, quanto o departamento administrativo da empresa estejam cientes das mudanças. Isso promoverá a legitimidade das informações e a confiança dos colaboradores na integridade empresarial.
Assim, com o organograma funcional estruturado e compartilhado estrategicamente com todos os envolvidos, todos saberão o que precisa ser feito, por que, como e quando.
Dicas extras do que você ainda precisa saber acerca do organograma empresarial
Além dos 3 passos que destacamos acima, preparamos algumas dicas extras especialmente para você que chegou até aqui:
- Treine seus colaboradores para ter mais conhecimento sobre essa e outras ferramentas que auxiliam na organização e na otimização de processos;
- Ao desenvolver o seu organograma, use cores diferentes para deixar cada vez mais compreensível cada informação;
- Desenvolva habilidades que mantenham seus colaboradores ativos e inovadores em suas funções;
- Caso necessário, contrate consultorias e mentores especializados;
- Compartilhe com toda a equipe o projeto em andamento para que todos saibam o que está sendo realizado para a melhoria do negócio.
Pronto! Agora você já sabe como elaborar um organograma realmente funcional para todos os novos projetos em seu negócio. Confira agora mesmo uma outra ferramenta de otimização de processos, o SULTS para redes de negócios.
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