Um plano de ação eficiente foi descrito por Andresa Francischini e Paulino Francischini (2007), em seu livro Indicadores de desempenho: dos objetivos à ação – Métodos para elaborar KPIs e obter resultados, como:
Atividades que devem ser realizadas para causar uma alteração nos indicadores de desempenho monitorados e seu valor atual se aproximar da meta. Em outras palavras, os planos de ação devem ter uma relação clara de causa e efeito com o objetivo que a empresa pretende atingir, caso contrário todo o recurso gasto no plano de ação ficará inócuo.
Existem diversos processos dentro da rotina de um negócio e eles se diferem de acordo com as especificidades de cada operação.
Mas, seja qual for o setor em que a empresa atua, esses processos precisam de revisões periódicas para garantir que, no final, o cliente terá acesso ao melhor produto/serviço do mercado.
Após identificar quais das ações precisam ser aprimoradas por meio de uma lista de checagem, é hora de criar um plano de ação que tenha relação direta com o objetivo estratégico da empresa, conforme os autores acima.
Mas como criar um plano de ação que realmente funcione? Quais são as vantagens desse tipo de ferramenta na prática? Para responder essas e outras questões sobre o tema, continue a leitura deste artigo que preparamos para você!
O que é plano de ação?
Um plano de ação é um recurso utilizado para planejar o trabalho necessário a fim de atingir um resultado pré-determinado ou até mesmo solucionar um problema.
Ele propõe uma direção de como aprimorar técnicas e/ou comportamentos e de como resolver falhas nos processos de maneira organizada e por meio da segmentação de tarefas entre a equipe.
Segundo o blog Treasy, de modo geral, plano de ação de excelência, deve contemplar os seguintes itens:
- Objetivo geral a ser alcançando com o plano de ação;
- Lista de atividades a serem executadas;
- Data de início e fim previsto para cada ação ou atividade;
- Orçamento alocado para cada ação ou atividade;
- Responsável pela execução de cada tarefa;
- Objetivos de cada ação ou atividade a ser executada;
- Riscos previstos na execução e o seus respectivos planos de contingência.
O plano de ação precisa servir de base para a administração do tempo, que é o recurso mais escasso e mais valioso de um executivo. Numa organização seja ela órgão de poder público, empresa ou entidade sem fins lucrativos, a perda de tempo é inerente. Um plano de ação será inútil se não puder determinar de que forma o executivo usa o seu tempo.
Peter Drucker
Ou seja, na criação de um plano de ação, cada detalhe deve ser bem definido para que não haja perda de tempo, de recursos financeiros e, muito menos, retrabalho para colaboradores e gestores.
Essa ferramenta permite que todas as decisões sejam tomadas antes mesmo de serem colocadas em prática, garantindo maior taxa de acerto e possibilitando a correção prévia de eventuais intercorrências.
Na realidade, qual a importância de um plano de ação bem definido?
“Alcançar seus objetivos, até mesmo grandes objetivos, não demanda brilhanteza ou talento, contudo, demanda determinação e tenacidade, e mais importante, um plano de ação realista”, pontuou o presidente da President’s Resource Organization em um artigo para a Revista Entrepeneur.
Em outras palavras, a importância do plano de ação está na sua capacidade de demonstrar se o objetivo, de fato, é alcançável ou não por meio do fluxo de trabalho estabelecido antes mesmo de colocar a mão na massa.
Além disso, um plano de ação auxilia as pessoas a saberem exatamente o que fazer e as prioridades do momento, com cronograma e metodologias estabelecidas.
Isso impulsiona a produtividade e promove mais praticidade no processo de tomada de decisão. Já que o controle das tarefas e a execução das ações passam a ter maior gestão de tempo e de recursos.
Em resumo, um plano de ação é importante para planejar e analisar continuamente as estratégias da organização, possibilitando a melhoria contínua e conquistando cada vez mais clientes pela qualidade da marca.
Principais benefícios de um plano de ação
Com tudo o que vimos até agora, é evidente que os benefícios são inúmeros ao utilizar planos de ação para promover melhorias dentro da empresa. Mas fizemos questão de separar os principais. Confira a seguir:
Prevenção de problemas
Sabemos que o plano de ação é um esforço de planejamento das atividades produtivas. Assim, ele ajuda a desenhar os próximos passos e projetar os resultados possíveis.
Esse trabalho de reflexão possibilitado pelo plano é essencial para que possamos evitar danos à organização. A partir da projeção de resultados, conseguimos visualizar problemas possíveis e agir antecipadamente para evitá-los ou remediar seus efeitos.
Redução de desperdícios
Muitas vezes, recursos são gastos de forma desnecessária, com atividades e ações que não geram valor para o consumidor final.
Um plano de ação estratégico se orienta pelos resultados e, assim, contribui para a eliminação de atividades redundantes ou irrelevantes. Dessa forma, reduzimos os desperdícios.
Controle de qualidade
Um plano de ação é, de fato, uma verdadeira referência para o padrão de qualidade que a empresa traz em sua proposta de valor.
A partir de parâmetros claros, o gestor pode garantir um controle de qualidade que olha para os resultados históricos para entender se as entregas estão dentro ou fora do que se esperava.
Com isso, o padrão de qualidade da marca é aprimorado continuamente, o que é essencial para todos os negócios, especialmente para redes de franquias.
Gestão estratégica
O plano de ação garante mais segurança para a tomada de decisão, porque traz dados que garantem mais assertividade.
Ao mapear as atividades antecipadamente, conseguimos comparar os resultados almejados com aqueles alcançados em situações anteriores.
Assim, criando relações de causa-efeito entre os esforços e o resultado. Uma visão estratégica que contribui para a construção de uma organização mais marca cada vez mais sólida.
Comunicação alinhada
A comunicação também ganha qualidade e eficiência a partir do uso adequado de um plano de ação bem estruturado.
Nele, devem estar descritos também os canais que serão utilizados para troca de informações, como um sistema de chamados, por exemplo.
A partir desse planejamento prévio, fica mais fácil garantir que a comunicação vai fluir de maneira alinhada ao trabalho para melhorar os resultados.
Conquista dos objetivos
Por último, mas, definitivamente não menos importante, temos a conquista de objetivos como uma vantagem de adotar o plano de ação.
Quando olhamos para onde queremos chegar, fica muito mais fácil definir o caminho que deverá ser percorrido. É justamente esse o trunfo do plano de ação.
Desenvolvendo um plano de ação assertivo em 7 passos
Compreendemos o conceito, a importância e os principais benefícios de um plano de ação. Agora vamos conferir 7 passos para criar um plano de atividades que seja realmente eficaz. Acompanhe:
1. Defina bem os objetivos a serem alcançados
Você já ouviu aquele ditado em que “quem não sabe o que quer, aceita o que vier”? Provavelmente, sim, mas sabemos que não é isso que você quer para o seu negócio.
Por isso, é de suma importância que nesse primeiro momento você determine quais são os objetivos que a sua empresa deseja atingir. Essas metas precisam ser claras e alcançáveis.
Isso é crucial, pois deixa evidente para você e seus colaboradores o que desejam e como conseguir realizar.
2. Estabeleça metas que sejam mensuráveis
Definir metas inalcançáveis está fora de cogitação! As metas precisam ser realistas e mensuráveis para que a aplicação do plano de ação seja um sucesso.
Há metodologias que são auxiliadoras nesse caso, como a SMART:
- S: specific (específica)
- M: measurable (mensurável)
- A: attainable (atingível)
- R: relevant (relevante)
- T: time based (temporal)
Se a meta proposta passar por essa análise criteriosa, grandes são as chances dela se concretizar por meio do plano proposto.
3. Faça uma listagem de todas as tarefas
Para chegar à concretização do plano de ação, é necessário passar por todas as etapas e realizar as atividades definidas.
Isto é, é fundamental que você tenha uma boa estruturação das tarefas a serem realizadas. Para esse controle, use um checklist e não deixe nada passar batido.
Nesse sentido, aqui é essencial que haja a distribuição correta e justa de afazeres aos colaboradores, para que ninguém seja sobrecarregado e não efetue a tarefa de forma satisfatória.
É importante, também, reuniões de alinhamento para a troca de informações sobre o andamento das atividades.
4. Estipule prazos a serem cumpridos
Cada tarefa relacionada ao plano de ação precisa ter a data de início e fim descritas. Isso evitará atrasos, adiamentos de projetos ou atividades esquecidas.
No momento da definição de prazos, também, é essencial considerar a demanda de cada colaborador, para que não haja choque de agendas e outros compromissos.
5. Desenvolva uma representação visual do plano de ação eficiente
Tornar o plano de ação visual colabora para a identificação dos objetivos e metas, das tarefas detalhadas, dos prazos a serem cumpridos e de outros aspectos do plano de ação que todos os colaboradores envolvidos precisam saber.
A representação visual do trabalho a ser feito pode ser realizada através de quadros, organogramas, desenhos e em sistemas de gestão de projetos, por exemplo.
Esse último é ainda mais escalável, pois é um recurso tecnológico acessível a qualquer hora e em qualquer lugar com internet.
Sendo assim, os profissionais conseguem acompanhar de perto tudo o que está sendo feito pela sua equipe em tempo real, além de gerenciar suas próprias atividades com agilidade.
6. Crie planos de contingência para as possíveis impedimentos
Um plano de contingência é uma estratégia para que a empresa saiba resolver a situações que saíram do controle e se tornaram um impedimento para a continuidade do plano proposto.
Quando realizado corretamente, pode mitigar os riscos e ajudar a retomar a normalidade nos negócios o mais depressa possível.
7. Monitoramento de todo o processo
Assim como os gestores, cada colaborador envolvido no plano de ação também deve monitorar o fluxo de trabalho para que o objetivo seja concluído em tempo hábil e com qualidade.
Assim, além da representação visual do projeto por meio de um sistema digital, encontros constantes para alinhamentos e feedbacks são fundamentais para garantir que tudo esteja sob controle e, claro, para manter o engajamento do time em prol da meta traçada.
Outros métodos que potencializam o plano de ação
Na hora de organizar o plano de ação, além da metodologia SMART, podemos contar com ferramentas que auxiliam no processo. Conheça outros métodos eficientes:
Análise SWOT
A análise SWOT é uma técnica de planejamento estratégico utilizada para que possamos conhecer a fundo uma organização.
Seu nome é, na verdade, uma sigla para Strenghts, Weaknesses, Oportunities e Threats — em português, Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.
A partir dessa avaliação, conseguimos nos aproximar da essência da empresa e compreender quais são os pontos que merecem cuidado extra no plano de ação.
5W2H
O método 5W2H sugere a aplicação de sete perguntas para que possamos criar um plano de ação de maneira simples e intuitiva.
Seu nome também compõe uma sigla que indica a presença de cinco questões iniciadas com W (What, Why, Where, When e Who) e outras duas com H (How e How Much).
Na tradução, cada uma das sete perguntas é respectivamente: O que, Por que, Onde, Quando, Quem, Como e Quanto.
PDCA
Mais uma sigla, o PDCA é um método interativo organizado em quatro etapas. Ele nos orienta sobre como lidar com questões complexas de maneira estruturada.
Tudo começa pelo planejamento (Plan) e segue para a execução do plano (Do). Em seguida, a ferramenta evidencia a necessidade de acompanhar os resultados (Check) para, por fim, propor soluções duradouras a partir da experiência (Act).
Diagrama de Ishikawa
Também conhecida como Diagrama Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito, essa é uma ferramenta que leva o nome de seu autor, Kaoru Ishikawa.
O objetivo é ajudar o gestor a identificar quais são as causas que levam ao efeito indesejado e/ou defeito na produção.
A partir da análise estratégica, conseguimos organizar o raciocínio para encontrar as causas prioritárias de um problema.
Não se esqueça: use as melhores ferramentas para o seu plano de ação
Além de todo conhecimento técnico sobre as melhores práticas e metodologias para um plano de ação de excelência, saber escolher as ferramentas adequadas é essencial.
Claro, um plano de ação pode ser desenhado com apenas papel e caneta na mão. Mas será que isso é viável? Provavelmente não.
A ideia é sempre optar pela ferramenta mais completa, que tenha recursos suficientes para todo o fluxo de trabalho – desde a identificação dos processos que precisam melhorar, passando pela delegação e acompanhamento de tarefas, até a análise dos resultados por meio dos dashboards.
Nesse sentido, indicamos o SULTS, o sistema de gestão ideal para uma empresa de sucesso e que investe na melhoria contínua.
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