O gerenciamento de tarefas tem sido uma das principais ações para que as empresas consigam operar com eficiência e organização, a fim de manter o nível de qualidade das entregas.
Em uma pesquisa Global Project Management de PMI de 2017, 37% dos líderes executivos disseram que:
A principal causa de falha dos projetos era uma falta de objetivos e etapas claramente definidas para medir o progresso […] e uma falta de disciplina ao implementar estratégias.
A gestão de tarefas, aliada à tecnologia e aos sistemas de gerenciamento, vem justamente para solucionar esse tipo de gargalo nos negócios.
Ou seja, com ela, não só objetivos e etapas são bem estruturados e transparentes, como toda a equipe é convidada a seguir o planejamento com muito foco e disciplina.
Pensando na importância desse tema, criamos este artigo para que você compreenda melhor sobre:
- O que é gerenciamento de tarefas?
- A importância do gerenciamento de tarefas para um workflow eficiente
- Dicas para aperfeiçoar o gereciamento de tarefas na sua empresa
- 10 melhores ferramentas para gerenciamento de tarefas
- O que não pode faltar em um sistema de gerenciamento de tarefas?
O que é gerenciamento de tarefas?
Gerenciamento de tarefas é a prática de organizar todas as demandas da rotina empresarial, a fim de que a equipe trabalhe com fluidez.
Quando esse tipo de gestão é bem feito, cada responsável recebe as orientações necessárias e compreensíveis para realizar sua função da melhor maneira possível, contribuindo para as demandas de outros colegas.
Nesse sentido, a gestão de tarefas também promove a melhoria contínua na comunicação interna, evita o retrabalho e ajuda na identificação de tarefas sem responsáveis ou com possíveis atrasos.
A gestão de tarefas também pode ser classificada como um guia para o fluxo de trabalho, já que define o tempo que será preciso para realizar as demandas e quais serão os recursos alocados em cada projeto.
O líder é essencial no gerenciamento de tarefas
De fato, para que o gerenciamento de tarefas agregue vantagens para o trabalho em equipe, a figura do líder é essencial, pois é dele a responsabilidade de delegar as atividades planejadas conforme as competências e a capacidade de cada membro do time.
Assim, ele realiza a distribuição proporcional do que precisa ser feito e impede que os profissionais fiquem sobrecarregados de tanto trabalho.
Hoje, é cada vez mais comuns que, para ajudar na gestão de demandas, os líderes contam com ferramentas e metodologias para acompanharem as rotinas das equipes e entenderem suas necessidades.
Um exemplo disso é o scrum, pelo seu formato em ciclos de duração determinada (sprints) e o software gerenciador de tarefas, como o SULTS, que conheceremos mais adiante.
Com a aplicação dessa prática, a tendência é que haja um aumento da produtividade, já que os profissionais estarão focados e dedicados aos processos que realmente importam para a empresa.
A importância do gerenciamento de tarefas para um workflow eficiente
Todo negócio tem um fluxo de trabalho, comumente chamado de workflow, que pode ser entendido como uma série de atividades que, quando finalizadas, resultam em produtos, serviços, processos etc.
De maneira mais simples, o fluxo contém todas as informações que integram os departamentos e que mostram o que deve ser feito para que o objetivo final seja alcançado.
Sem dúvidas, é uma estrutura necessária para aumentar a produtividade e fazer com que os resultados sejam entregues com agilidade.
Com a automatização promovida pelos sistemas de gestão, o fluxo de trabalho se tornou ainda mais dinâmico.
Mas, para que esses sistemas operem em sua total capacidade, é preciso que o fluxo de trabalho esteja alinhado ao gerenciamento das tarefas.
Por isso, essa atividade deve ser realizada com todo o cuidado, descrevendo cada atividade prevista por fase do projeto, organizando o cronograma de acordo com os prazos definidos e verificando se não existe nenhum desafio que pode interromper o progresso das ações.
Dicas para aperfeiçoar o gereciamento de tarefas na sua empresa
Agora, confira algumas dicas de ouro que preparamos neste tópico para que você consiga otimizar o gerenciamento de tarefas na sua rotina empresarial:
Estabeleça prioridades
É indispensável organizar as tarefas por categorias que indicam quais são as mais urgentes e importantes. Assim, a equipe irá dedicar o tempo para realizar as demandas prioritárias o quanto antes.
Defina as pausas para descanso
As pausas para descanso também devem ser consideradas, pois trabalhar de forma contínua diminui o nível de produtividade, estimula o estresse e diminui a capacidade de concentração.
Segundo estudo de Alejando Lleras, professor de Psicologia na Universidade de Illinois, essas pausas estimulam a criatividade, a memória e a concentração.
Delegue tarefas
Como vimos anteriormente, o líder deve delegar tarefas aos colaboradores de sua equipe, a fim de dividir todo o trabalho a ser feito.
Essa divisão deve ser feita considerando tanto as especialidades de cada um, quanto a disponibilidade para que ninguém fique sobrecarregado.
Dessa maneira, o objetivo será cumprido em menos tempo e com mais assertividade.
Meça o tempo gasto em cada tarefa
Medir o tempo gasto em cada tarefa é essencial para identificar quantas atividades poderão ser totalmente concluídas por cada colaborador em determinado período.
Esse acompanhamento também permite uma visão ampliada dos processos, na tentativa de identificar o que causa os atrasos e, principalmente, o que pode ser feito para agilizar as tarefas mais demoradas.
Segmente tarefas complexas
Uma excelente dica para lidar (e cumprir) com as tarefas complexas é segmentá-las em pequenas atividades.
Assim, essa tarefa não parecerá tão assustadora e, ao cumprir todas as atividades segmentadas, aos poucos ela será concluída com sucesso.
Escolha um sistema de gerenciamento de tarefas
Um sistema de gerenciamento de tarefas será útil tanto para líderes, que poderão acompanhar as tarefas da equipe simultaneamente, quanto para os colaboradores que conseguirão se autogerenciar.
Com esse recurso, saber o que, como e em quanto tempo deve ser feito fica muito mais fácil. Além disso, no final do mês, é possível gerar dashboards e analisar a situação do fluxo de tarefas.
10 melhores ferramentas para gerenciamento de tarefas
Como uma das nossas dicas para otimizar a gestão de tarefas na empresa foi apostar em um sistema de gerenciamento, nada mais justo do que indicarmos as melhores opções do mercado. Veja:
1. SULTS
O SULTS é considerado o maior software de gestão da América Latina, pois é um sistema totalmente integrado com mais de 20 funcionalidades específicas para redes de negócio.
Entre esses recursos de ponta, está o gerenciador de tarefas. Ele tem tudo aquilo que os gestores precisam para acompanhar o fluxo de trabalho de perto e na palma das mãos.
2. Trello
O Trello é uma das principais ferramentas de gerenciamento de tarefas, muito flexível e fácil de usar. Nele possível criar quadros, listas e cartões divididos por temas, projetos etc.
Tem uma interface intuitiva e dinâmica, e permite que se anexe arquivos e imagens, se fazer comentários e mencionar outros membros em cada tarefa, auxiliando no melhor gerenciamento de tarefas do time.
3. Evernote
Uma das características que chama a atenção no Evernote é a possibilidade de anexar uma imagem nas suas tarefas, para que facilite a visualização das informações ou ilustrar melhor uma ideia.
Também é possível digitalizar documentos e salvar páginas ou endereços de internet que possam ser importantes para a tarefa.
4. Microsoft OneNote
Por ser uma ferramenta da Microsoft, o OneNote tem uma ótima integração com as outras ferramentas da empresa.
Com ele é possível organizar as tarefas em blocos de modo a ter um maior controle e organização sobre o andamento da equipe na tarefa. Também é possível se destacar as tarefas que deverão ser priorizadas pela equipe.
5. Wunderlist
O Wunderlist tem como uma de suas funções alertar constantemente sobre tarefas que ainda não foram concluídas.
As tarefas são organizadas em ordem de prioridades e é possível se adicionar uma nota para a tarefa que irá indicar o grau de importância.
6. Todoist
Com uma interface intuitiva e atraente, o Todoist é uma ferramenta que permite a gestão colaborativa de atividades, sendo possível sincronizar as listas entre os diversos dispositivos e suas atividades poderão ser organizadas pelo tipo do projeto ou pela data de entrega.
Por ter uma interface simples e intuitiva, as atividades são facilmente acessadas e em tempo real e facilmente monitoradas por meio de guias de acesso.
7. Operand
Mais um software de gestão de tarefas, o Operand tem uma forma simples e eficiente de gerenciamento de tarefas, pessoas e demandas.
Tendo toda essa gestão integrada e organizada em um só lugar, é possível emitir propostas comerciais, gerenciar diversos setores e acompanhar seu desempenho da empresa por meio de relatórios.
8. Jira
O Jira apresenta uma interface parecida com o Trello. Nele é possível gerenciar tarefas de forma simples, onde serão adicionadas no software, assim como os usuários, problemas e distribuir as tarefas.
9. Swipes
O Swipes integra de forma inteligente o Gmail e do Evernote, vindo com recursos suficientes para ser um ótimo gerenciador de listas de tarefas. Sendo possível tornar emails em tarefas.
Assim como notas no Evernote também pode se tornar em tarefas no Swipe, isso irá manter as tarefas mais organizadas e mais facilmente eficiente.
10. Bitrix24
O Bitrix24 fornece o acesso a diversas funções avançadas para auxiliar a gestão da performance da empresa.
Essa ferramenta conta com diversas funções além do gerenciamento de tarefas, tendo chat e videoconferência, compartilhamento de documentos, CRM, calendários, etc.
O que não pode faltar em um sistema de gerenciamento de tarefas?
Dentre tantas ótimas opções no mercado, a escolha pelo sistema de gerenciamento de tarefas que mais corresponde às necessidades do seu negócio pode parecer um desafio.
A verdade é que existem algumas funcionalidades fundamentais que não podem faltar em um recurso tecnológico que promete auxiliar na gestão do workflow.
O sistema deve permitir a visualização da lista de tarefas por etapa do processo de entrega, possibilitando aos colaboradores identificar o que precisam realizar, bem como o que os colegas envolvidos no projeto também estão executando.
Também é importante que haja um calendário no qual cada colaborador pode se organizar e acompanhar a disponibilidade dos demais integrantes da equipe.
A plataforma também deve ser responsiva para que os usuários consigam manejá-la tanto na web, quanto nos dispositivos móveis.
Sem contar que a provedora do sistema deve oferecer um suporte de excelência para que todas as dúvidas possam ser rapidamente solucionadas, melhorando a utilização do software cada vez mais.
Essas são apenas algumas das características que devem pesar na hora de escolher a melhor solução para a sua empresa.
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