É fato: a automatização de processos veio para transformar a forma com a qual realizamos nossas tarefas, seja na vida pessoal ou profissional.
De modo geral, automatizar um processo é o mesmo que tornar automático alguma ação que, antes, realizávamos manualmente. E é claro que a tecnologia tem um papel fundamental nessa otimização.
Ao aplicarmos esse tema no contexto da gestão empresarial, muitos são os exemplos de que ele é capaz de gerar competitividade, eficiência e valor a todos os envolvidos – administradores, colaboradores e, até mesmo, clientes.
Neste artigo, vamos entender melhor o funcionamento da automatização, os benefícios para as empresas e como aplicá-la de forma inteligente e produtiva. Não perca!
O que é automatização de processos?
Automatização de processos é tornar automático um processo que antes precisava ser feito de forma manual. Nesse caso, tanto a tecnologia, quanto a integração de sistemas e dados são utilizados para que o objetivo final seja concretizado: a otimização operacional.
Em uma organização, o principal objetivo da automatização de processos é aprimorar o fluxo de trabalho do dia a dia.
Assim, reduzir custos, tempo, desperdícios, aumentar a produtividade, minimizar falhas e controlar tudo o que acontece na rotina empresarial pode ser realizado com muito mais agilidade.
Alguns exemplos de processos automatizados
Segundo pesquisa da Forrester Data, até o final deste ano, a automatização de marketing deve alcançar a marca de US$25 bilhões em investimentos.
Mesmo que esse número seja realmente impressionante, a automatização de processos não se restringe ao marketing de uma empresa.
Ela pode ser promovida de diversas formas e em todos os departamentos, como gestão de estoque, relacionamento e satisfação do cliente, emissão de boletos e notas fiscais, controle de qualidade, acompanhamento de tarefas, entre muitas outras possibilidades.
Existe diferença entre automação e automatização de processos?
De fato, automação e automatização de processos são diferentes.
Automação se refere a mecanismos autorreguláveis, ou seja, são ferramentas que fazem autocorreções sem a necessidade de interferência humana. A automatização, por sua vez, requer que os humanos realizem as correções necessárias.
Para ilustrar esses diferentes tipos de processos, a SML Brasil cita o exemplo do ar-condicionado e do ventilador. O primeiro é um sistema de automação, porque consegue autorregular a temperatura de acordo com os seus sensores. Já o ventilador precisa ser regulado por alguém.
Percebam que, independentemente de ser autorregulador ou não, ambos facilitam as tarefas repetitivas e muitas vezes manuais. Afinal de contas, o ventilador é muito mais prático do que utilizar as nossas próprias mãos para nos abanarmos em dias de calor.
O papel da automatização no aperfeiçoamento do fluxo de trabalho
Ao falarmos em automatização de processos, inevitavelmente também estamos nos referindo ao uso da tecnologia no mercado de trabalho, principalmente.
Graças à transformação digital, muitas empresas estão transformando a forma como gerenciam o fluxo de trabalho de toda a equipe.
Por essa razão, novas habilidades técnicas e interpessoais são requeridas, a fim de que os colaboradores saibam utilizar a tecnologia de modo saudável e realmente produtivo.
Nesse sentido, a Mckinsey estima que até 2030, 375 milhões de trabalhadores em todo o mundo e mais de 30% do total da força de trabalho nos EUA precisarão mudar de emprego ou atualizar suas habilidades de forma significativa.
Quando falamos em automatização do fluxo de trabalho há duas possibilidades: o desenvolvimento de uma plataforma de automatização pela equipe interna de TI ou a escolha de uma solução já existente e comprovada no mercado.
Na primeira possibilidade, muitos riscos estão envolvidos, como possíveis falhas e atrasos, além do alto custo de investimento.
Por outro lado, ao contratar um sistema conhecido no mercado, como o SULTS, os processos se tornam escaláveis e a empresa tem todo o suporte da fornecedora para automatizar as tarefas do fluxo de trabalho com muito mais segurança.
Tudo isso sem falar nos dashboards gerados pela plataforma que possibilitam uma análise bem detalhada de como os processos estão ocorrendo.
7 benefícios imperdíveis da automatização de processos em uma empresa de sucesso
Além de fazer parte do processo de transformação digital pelo qual as empresas estão passando, automatizar processos traz inúmeras vantagens para a rotina operacional de um negócio.
Vamos conhecer agora os principais benefícios:
1. Aumento da produtividade
Com os processos automatizados, o tempo necessário para que uma tarefa seja realizada é reduzido significativamente.
Por exemplo, o envio de ordens de serviço fica muito mais rápido quando todos os dados estão centralizados em um único sistema de chamados.
Um dos maiores benefícios de automatizar os processos é o aumento considerável da produtividade dos colaboradores de cada departamento.
Com a gestão de compras online, por exemplo, é possível acompanhar as solicitações de compra feitas aos fornecedores. Isso significa maior controle de entrada e saída de produtos do estoque.
2. Redução de custos
Com a automatização dos processos, o índice de retrabalho diminui expressivamente, reduzindo os custos financeiros e de tempo.
Outro ponto positivo em relação a tornar as tarefas automáticas, é a liberação dos profissionais das atividades operacionais para atuar com foco no crescimento e maior lucratividade da empresa.
3. Dados mais confiáveis
Quanto mais manual é um processo, maior é a possibilidade de falha humana.
Por outro lado, quando automatizamos processos, temos maior garantia de que os dados serão assertivos. Isso porque os parâmetros dentro do sistema são os mesmos e seguem a lógica configurada.
Além disso, um sistema robusto é capaz de gerar dados de análise baseados em sua utilização em determinado período de tempo. Assim, além de promover a automatização, gestores também têm informações confiáveis para analisar a operação.
4. Padronização de processos
Como comentamos anteriormente, a automatização dos processos tende a diminuir consideravelmente os deslizes e equívocos em relação à operação, de modo geral.
Isso acontece porque, quando automatizamos uma ação, ela se torna padrão. Com isso, os processos são executados da mesma maneira e de forma contínua, colaborando para a melhoria dos resultados esperados.
Sabemos que a padronização de processos é essencial, principalemente em redes de franquias. Nesse sentido, quanto mais tarefas automatizadas, maior garantia de qualidade nas unidades.
5. Informações centralizadas e seguras
O uso de um sistema de automatização de processos é importante para que as informações coletadas permaneçam centralizadas.
Isso permite que gestores acompanhem, em tempo real, a evolução dos processos. Também possibilita a integração com outros setores do negócio.
Além disso, o acesso ao sistema é monitorado e depende da permissão de acesso dos gestores. Assim, os dados estão protegidos e seguros.
6. Promoção da transparência
Ter transparência é agir com clareza e ética em todas as relações da organização, ou seja, com colaboradores, fornecedores e clientes.
A partir da automatização dos processos, os gestores conseguem visualizar de forma ampla o que está sendo realizado no fluxo de trabalho do time.
Além disso, com a integração dos setores, os próprios colaboradores também podem acompanhar o que está sendo feito por determinada equipe na ocasião.
7. Tomada de decisão mais assertiva
A automatização dos processos contribui para tomadas de decisões mais rápidas e assertivas, baseadas em indicadores (KPIs).
Ter uma um sistema tecnológico para automatizar processos permite antever com precisão o momento revisar tarefas ou de criar novas ações, por exemplo.
Quando um gestor toma decisões baseadas em dados e não em suposições, aumenta as chances de encontras ótimas oportunidades no momento certo.
Dicas para promover a automatização e a otimização operacional na empresa
As etapas de implementação da automatização de processos podem variar de acordo com o contexto de cada organização.
Mas algumas fases são comuns. Conheça quais são elas:
Mapeamento e análise dos processos atuais
Para aprimorar o fluxo de trabalho da empresa e impulsionar a otimização operacional, é necessário mapear e analisar o que está sendo feito atualmente.
Algumas práticas recomendadas nesse momento são:
- Observar como são realizados os processos atuais da empresa,
- Conversar com os profissionais envolvidos,
- Verificar indicadores estratégicos;
- Descrever passo a passo do processo atual;
- Anotar quais são as potencialidades e fragilidades.
A partir dessas ações a implementação será iniciada.
Focalização dos processos que apresentam falhas
Tendo em mãos os indicadores e o escopo do que é feito atualmente, é hora de focar nos processos que apresentam mais falhas.
Isso vai ajudar na identificação de prioridades para o projeto de automatização de processos da empresa.
Processos que estão mais lentos ou que estão atrapalhando áreas mais estratégicas da empresa, como vendas e atendimento, podem ser postos como prioridade.
Para ajudar na identificação de prioridades, você pode usar a Matriz de Eisenhower.
Criação de um fluxograma
Depois de definir quais são as prioridades, o próximo passo é criar um fluxograma da automatização que será implementada.
Crie um fluxo de trabalho transparente que identifique a ordem das atividades, o que deve ser realizado, quem é o responsável e o prazo de realização.
Seja o mais específico possível, porque tudo isso é um conjunto de informações importantes para sua equipe e para o software de automatização de processos que será adotado.
Seleção do melhor sistema para a empresa
Nesse momento, é hora de escolher a ferramenta que vai executar os processos de forma automatizada.
Existem soluções próprias para cada setor e conjunto de necessidade. Por exemplo, o SULTS oferece soluções para automatização de processos de gestão de redes de negócio, como aplicação de checklists, envio de chamados, controle de tarefas, promoção de cursos e treinamentos, compartilhamento de arquivos, CRM etc.
A partir da sua necessidade atual, faça uma seleção de opções e escolha uma ferramenta que permite, por exemplo, a integração com outros sistemas usados pela sua empresa. Isso amplia a inteligência de negócio.
Observe também a facilidade para implementação da solução e o suporte oferecido pela ferramenta, após a contratação.
Elaboração de um cronograma de implementação
Para garantir que a implementação será um sucesso, uma das etapas mais importantes é a elaboração de um cronograma bem detalhado.
A partir dele, será mais fácil visualizar como está o andamento das atividades mapeadas no fluxograma, bem como quem está fazendo determinada atividade e a previsão de conclusão da tarefa.
Principalmente dentro das empresas, em que diferentes profissionais estão envolvidos na adoção da tecnologia, o cronograma de implementação se mostra indispensável.
Treinamento e capacitação de equipes
A equipe que irá lidar com um novo processo e com uma nova ferramenta precisa saber como fazer isso. E é por meio do treinamento que esse conhecimento será compartilhado e absorvido.
Em conjunto com capacitações técnicas, que vão ensinar como usar o sistema contratado, é necessário compartilhar com o time os objetivos das mudanças, estimulando a participação deles e o engajamento.
Mostre como a nova solução irá contribuir para o dia a dia e tenha uma equipe motivada ao seu lado. Assim, cada vez mais os colaboradores estarão engajados nas atividades.
Acompanhamento de resultados
Novos processos implementados e em funcionamento não significam que o trabalho e a supervisão terminaram.
Tudo o que é feito hoje na empresa pode (e deve) ser aperfeiçoado, como diz a premissa da melhoria contínua.
Em especial, os processos e ferramentas recém implementadas precisam de um acompanhamento para a verificação dos resultados e eventual necessidade de adaptação.
O uso de KPIs é fundamental para a gestão inteligente do negócio, que oferece mais do que uma visão do que já aconteceu, mas especialmente um direcionamento sobre o que deve ser feito.
Revisões e ajustes
É muito comum que o planejamento inicial exija ajustes. O acompanhamento sobre o qual falamos acima será indispensável para a assertividade na identificação e na execução dessas correções.
Entretanto, também é imprescindível que a equipe responsável pela implementação do sistema de automatização coloque em prática a implementação dessas melhorias, prezando pela agilidade.
Quanto há demora para solucionar uma falha, mais demora a ter os resultados positivos tão esperados.
Como medir o desempenho da empresa após a implementação do sistema de automatização de processos?
A automatização de processos está totalmente atrelada à gestão de desempenho nas empresas. Afinal, para alcançar a alta performance, o uso de tecnologia é indispensável no cenário corporativo.
Ao mesmo tempo, o gerenciamento de indicadores é vital para analisar e indicar falhas e oportunidades.
É por isso que não poderíamos encerrar este artigo, sobre automatização de processos, de outra forma que não fosse falando sobre a importância do acompanhamento dos indicadores estratégicos da empresa.
Para isso, nada mais correto do que a indicação de um sistema que automatiza a coleta, armazenamento e organização de dados empresariais.
O SULTS possui diversos dashboards responsáveis por identificar informações essenciais à análise de gestores e administradores da rede.
É a ferramenta ideal para o acompanhamento de desempenho coletivo e individual dos colaboradores. Só o SULTS reúne em um único lugar todos os KPIs da empresa, gerando informações consolidadas de desempenho para uma tomada de decisão mais assertiva.
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