O que é workflow e por que ele é tão importante para a sua empresa?

Tome nota: workflow = fluxo de trabalho.

Quem dera se somente essas 3 palavras fossem suficientes para descrever uma prática tão importante, pessoal!

Antes de continuarmos a conversa é importante compreender que o fluxo de trabalho abrange todos tipo de processo que faz parte da rotina corporativa – desde a rotina administrativa até o acompanhamento do cliente, designado a um analista de sucesso. E para garantir o andamento desses processos da melhor maneira possível é essencial mapeá-los.

No mundo em que vivemos, cercados de tanta competitividade empresarial, a necessidade de automatização e otimização dos processos é real e urgente. E é justamente com o uso de ferramentas de workflow que conseguimos garantir essa exigência do mercado atual. Com elas, as empresas podem atingir a máxima eficiência operacional e garantir não apenas a qualidade, mas também sua sobrevivência.

“Mas o que são essas ferramentas de workflow?”

Pois bem. As ferramentas de workflow representam um conjunto de tecnologias que permitem o fluxo de documentos, tarefas, comunicados e demais informações dentro de uma empresa. Com isso, os gestores possuem melhor visualização de todos os projetos e processos que estão em tramitação em cada departamento, aumentando a eficiência organizacional.

Você sabe dizer por que o workflow é tão importante?

A estratégia de workflow foi elaborada a fim de minimizar os problemas no gerenciamento de projetos e processos no ambiente corporativo. É uma forma eficiente de solucionar as principais questões relacionadas às tarefas essenciais do negócio.

Atualmente, muitos gestores encontram dificuldades em obter clareza na gestão de tantos processos simultâneos. Por isso, utilizar um software de gerenciamentode workflow é uma “mão na roda” para garantir o acompanhamento das tarefas. Com esse sistema é possível documentar informações, monitorar status de andamento de cada tarefa atribuída, gerar relatórios de análise, emitir comunicadospara todos os departamentos e muito mais.

Workflow - blogpost SULTS Tecnologia

Conheça algumas das principais vantagens do workflow para a sua empresa:

Hoje trouxemos 6 vantagens da automação de workflow que foram listadas no conteúdo da Foxfly it & marketing. Veja:

  1. Facilita o processo de comunicação

Um dos principais motivos para o mal desempenho de uma empresa é a falta de comunicação entre seus funcionários e até mesmo entre os gestores. A automação dos fluxos de trabalho evitará que seja necessário ficar lembrando as pessoas o que precisa ser feito. A utilização de formulários, ou mesmo o “boca a boca”, não serão mais precisos, pois o sistema mostra automaticamente o status, ou seja, o andamento do trabalho, de forma que cada um saberá que aquela parte do processo pertence a ele. Essa automatização da comunicação também reduzirá drasticamente a morosidade com que muitas tarefas são realizadas.

  1. Reduz custos

A automatização workflow é a melhor alternativa para redução de custos dentro de uma empresa. Ela servirá para acelerar e otimizar todo o processo, poupando tempo e dinheiro, uma vez que menos colaboradores e menos materiais serão necessários para fazer com que o fluxo ocorra de maneira eficiente.

  1. Melhora da escalabilidade

A escalabilidade é algo fundamental dentro do sistema de workflow, pois a automatização da gestão dos processos de trabalho possibilitará o crescimento do negócio, fazendo com que a empresa aumente sua eficiência para atender melhor as demandas do mercado.

  1. Melhoria no desempenho dos colaboradores

Com o processo de trabalho todo automatizado, sobrará mais tempo para que os colaboradores cuidem de outras tarefas mais importantes dentro da empresa de maneira mais eficiente, uma vez que terão todo o suporte automatizado, facilitando as atividades do dia-a-dia. Essa melhora será percebida não só no próprio desempenho do trabalho, mas até mesmo na interação e satisfação entre as pessoas, que poderão ter mais tempo para interagir e discutir assuntos mais importantes para o desenvolvimento da empresa.

  1. Evita etapas desnecessárias

O workflow é um processo que ajudará a identificar e eliminar etapas desnecessárias, podendo ser utilizado para modificar a ordem com que as tarefas estão sendo realizadas.

Com a automatização, as tarefas dos colaboradores também podem ser realinhadas, sendo feita a readaptação das pessoas de acordo com suas habilidades.

  1. Maior segurança para o negócio

Com a automação de workflow será possível obter maior segurança para sua empresa, pois ele também poderá monitorar quem fez a tarefa, o que foi feito e quais ações foram realizadas. Em suma, o processo de workflow ajudará que todas as atividades sejam organizadas de forma a garantir que as informações cheguem com segurança até as pessoas certas e no momento certo.

Bacana, não é?

No post de hoje entendemos melhor a conceituação de workflow e conhecemos 6 dos principais benefícios de sua utilização dentro de uma empresa. Por hoje é só, mas aproveite que está aqui conosco e dê uma olhada na leitura sugerida a seguir > Gestão de tarefas: definição, vantagens e como colocá-la em prática.

Até logo!

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