Se você tem um negócio, precisa ter rotinas administrativas para que os processos sejam otimizados, seus funcionários mais independentes e o tempo seja melhor aproveitado em outras etapas que exigem uma maior atenção. Entenda como funciona.
O que são rotinas administrativas?
Rotinas administrativas são tarefas que precisam ser realizadas com frequência e que permitem que outros setores da empresa possam funcionar. Como são comumente feitas da mesma forma, nada mais útil que criar uma rotina, que pode ser executada facilmente seguindo o passo a passo já implementado.
Inclusive, elas são fundamentais na organização dos processos que serão responsáveis pela produção, auxiliam para que os prazos sejam devidamente cumpridos e as metas sejam alcançadas. Dito isso, acho que já percebeu que elas estão presentes em todos os processos.
Como funcionam as rotinas administrativas?
Imagine se todos os dias os seus funcionários precisassem te perguntar como executarão a mesma tarefa, como: de que modo os documentos serão arquivados e como será feito o controle bancário da empresa ou de que forma acontecerá o pagamento das contas. Pense se cada funcionário fizesse isso de forma diferente, seria uma verdadeira bagunça.
Assim, as rotinas administrativas funcionam determinando as etapas que determinadas tarefas devem seguir, de forma sistematizada e organizada, contribuindo para que sejam bem executadas e o funcionário não perca tempo pensando em como fazer ou tendo que perguntar frequentemente para seus superiores.
Por que ter rotinas administrativas é fundamental?
E é por isso que as rotinas administrativas são essenciais. Uma série de tarefas passa a ser sistematizada, ou seja, seguem um roteiro previamente estabelecido, fazendo com que todas as engrenagens da empresa possam girar, sem que atividades do dia a dia impeçam.
Isso garante a dinamicidade da empresa, que possui organização suficiente para não perder tempo com questões burocráticas, por exemplo, pois já sabem exatamente como prosseguir. Isso também contribui na formação de um corpo de funcionários mais independente e bem estruturado, capaz de solucionar problemas que podem aparecer.
Em quais setores da empresa posso empregar as rotinas administrativas?
Um grande exemplo de setor que emprega rotina administrativa é o de atendimento ao cliente. Os funcionários são altamente capacitados para saberem como prosseguir diante de cada possível situação. Assim, podem, mais rapidamente, atender o cliente e sua demanda.
Além disso, na área de controle financeiro, que precisa ser muito bem organizada, algumas rotinas administrativas podem ser empregadas ao efetuar vendas, no controle do fluxo de caixa, entre outras demandas.
Enfim, em diversos momentos essas rotinas podem ser implementadas. A contratação e demissão de funcionários, a elaboração de campanhas de Marketing, o arquivo de documentos, ou seja, tudo que pode seguir um padrão de execução.
Como criar rotinas administrativas?
- Tenha uma equipe preparada: A sua equipe precisa saber como funcionam esses processos dentro da empresa e todos os funcionários precisam ser capazes de executar bem cada uma dessas rotinas.
- Simplifique ao máximo: Evite que essas rotinas sejam extensas e trabalhosas. Busque sempre formas de simplificar aquele trabalho com uma rotina básica, mas que seja capaz de atender muito bem ao que está sendo proposto.
- Seja organizado: Todos precisam ter bastante organização para que essas rotinas sejam implementadas com eficiência e todas as etapas sejam cumpridas.
- Busque otimizar tempo: Simplificando o processo, consequentemente você otimiza seu tempo e lucra indiretamente. Com isso, seus funcionários terão mais tempo para executar outras tarefas
- Tenha bons recursos: Atente-se para as ferramentas, especialmente softwares, capazes de facilitar esses processos, modernizando seu negócio também.
Mantenha-se sempre bem informado para que estabeleça medidas eficientes no seu negócio. O SULTS, inclusive, é uma ferramenta completa que te ajuda na gestão do seu empreendimento.
Conheça o melhor sistema de gestão para otimizar a rotina administrativa da sua empresa: SULTS
SULTS é o software de gestão mais completo do mercado que atende muito bem às necessidades de gerenciamento de redes de franquias, de filiais, de associações, de redes de licenciamento e de diversos outros segmentos, como alimentação, indústria, drogaria, educação, entre outros.
Com mais de 20 módulos integrados, o SULTS tem tudo o que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia a dia no ambiente de trabalho.
Com o SULTS você se conecta com os seus colaboradores de uma maneira totalmente inovadora: construindo relacionamentos mais significativos e duradouros, conhecendo melhor suas necessidades, identificando novas oportunidades e resolvendo os problemas de comunicação da sua rede de franquias de forma mais ágil.
Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados.
Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.
Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais.
Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.
Conheça 7 dos principais módulos do SULTS:
Módulo Checklist: O checklist é um dos módulos mais utilizados pelos usuários SULTS, porque ele é adaptável, dinâmico e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. “Mas eu consigo criar um checklist específico para cada situação, definindo os tipos de resposta, por exemplo?” Sim! Sabemos que cada rede de franquias é única e que cada unidade também possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo a gosto, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.
Módulo Chamados: Você saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns minutos.
Módulo Expansão: Expandir a rede de franquias é o objetivo de todo e qualquer empreendedor e nós da SULTS sabemos que, para dar certo, é preciso muita organização. Então, eis o módulo de expansão! Nesse módulo, diversas etapas do funil de vendas são automatizadas, o que permite a você mais tempo para garantir a qualidade dos processos em execução e, consequentemente, o aumento do faturamento. Se você pensou em CRM, é isso aí! O SULTS também é um CRM de vendas que proporciona as ferramentas necessárias para o seu time: canais de vendas, gerenciamento de pipelines, automação e suporte para vendas recorrentes.
Módulo Implantação de Unidades: Negociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.
Módulo Universidade Corporativa: De fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.
Módulo Disco Virtual: “Mas cadê aquele arquivo que estava aqui?” – provavelmente deve estar em algum e-mail por aí! Quem nunca acumulou trabalho pela falta de um documento específico que atire a primeira pedra. Sabemos muito bem que a centralização de documentos importantes e de fácil acesso à rede e demais franquias/filiais é fundamental para o bom andamento dos processos. Por isso, criamos o módulo disco virtual. Nele é possível atribuir permissões de visualização aos usuários (disco público, disco da rede, disco das unidades), controlando o acesso aos arquivos e garantindo a segurança da operação.
Módulo Comunicados: Já pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu recado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o aviso e ele será disparado automaticamente pelo SULTS!
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