Anteriormente, apresentamos o Business Process Improvement (BPI) ou Melhoria de Processos. Agora, vamos retomar esse conceito, mas mostrando, de forma prática, como aplicar o BPI no seu negócio e quais ferramentas podem te auxiliar nisso.
O que é Business Process Improvement ou BPI?
O BPI analisa os processos que ocorrem dentro da empresa e verifica se estão sendo produtivos e gerando bons resultados.
É um tópico importante, pois dentro de uma empresa todos os processos se conectam de certo modo e por isso cada um precisa da devida atenção para que o produto entregue atenda as expectativas do cliente e gere lucratividade para a empresa.
Passo a passo para aplicar o BPI na empresa:
Inicialmente, é importante mencionar que há diversas formas de implementar o Business Process Improvement. Aqui, traremos uma delas, que pode se encaixar no seu negócio.
1. Identificar todos os processos
Para buscar melhorar os processos, primeiramente é necessário ter um levantamento de todos os que acontecem dentro do seu empreendimento.
É necessário que haja uma análise crítica de tudo que ocorre, pensando na finalidade de cada procedimento, como estão sendo executados e se estão agregando valor ao produto ou serviço.
2. Selecione quais processos devem ser priorizados
Efetuado o primeiro passo e tendo um levantamento de cada uma das atividades realizadas dentro do negócio, é preciso listar quais são mais importantes, dando a eles prioridade na hora de melhorá-los.
Como já mencionamos anteriormente, os processos estão conectados e por isso, quando um é melhorado, essa mudança reflete nos demais, sendo aconselhável ir mudando aos poucos e entendendo novas formas de reduzir gastos e tempo.
3. Escolha um processo e defina pontos importantes para poder melhorá-lo adiante
Agora o foco está em um processo específico e para conseguir trabalhar bem com ele é preciso definir quem são os responsáveis por essa atividade e quais são os limites dela (onde começa e onde termina).
É fundamental ter uma boa equipe para trabalhar na melhoria, com pessoas criativas e que entendam do que estão tratando. Além disso, é interessante que esse processo seja visto por completo, sob diversos ângulos. O primordial é que se entenda qual o objetivo daquele processo e como ele tem ocorrido.
4. Teste as melhorias propostas
Iniciar as melhorias exige cautela. Por isso, nessa etapa o que se deve fazer é testar determinadas mudanças verificando seus impactos e sem definitivamente implantá-las. Isso tornará possível avaliar o que realmente gerará bons resultados, além de possibilitar uma organização das atividades.
5. Aplique as melhorias validadas
Para que essas mudanças funcionem, é preciso apresentá-las para toda a sua equipe, oferecendo treinamentos para que todos possam se sentir confiantes diante das novidades dentro da empresa e assim consigam executar bem suas funções.
Quais ferramentas ou metodologias posso utilizar no BPI?
Lean: Abordagem da Toyota, tem como objetivo evitar desperdícios ao longo dos processos, produzindo sob demanda e mantendo uma boa relação com os fornecedores. Ela também foca em qualidade e flexibilidade.
TQM: O Total Quality Management busca monitorar as atividades buscando oportunidades de melhorias, realizando-as de forma contínua, sempre valorizando a visão do cliente.
5W2H: Essa ferramenta te permite criar planos de ação a partir de uma série de perguntas básicas, direcionando como devem acontecer as melhorias no seu negócio.
Matriz GUT: Essa outra ferramenta é específica quando o assunto é definir as prioridades de melhorias. Com ela, será possível classificar cada um levando em conta três pontos: gravidade, urgência e tendência.
Há mais uma série de ferramentas e abordagens que podem te auxiliar no processo de melhorias, por exemplo, um sistema de gestão completo como o SULTS. Saiba mais sobre a plataforma!
Saiba como o SULTS pode contribuir para a melhoria dos processos da sua empresa
SULTS é o software de gestão mais completo do mercado que atende muito bem às necessidades de gerenciamento de redes de franquias, de filiais, de associações, de redes de licenciamento e de diversos outros segmentos, como alimentação, indústria, drogaria, educação, entre outros.
Com mais de 20 módulos integrados, o SULTS tem tudo o que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia a dia no ambiente de trabalho.
Com o SULTS você se conecta com os seus colaboradores de uma maneira totalmente inovadora: construindo relacionamentos mais significativos e duradouros, conhecendo melhor suas necessidades, identificando novas oportunidades e resolvendo os problemas de comunicação da sua rede de franquias de forma mais ágil.
Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados.
Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.
Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais.
Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.
Conheça 7 dos principais módulos do SULTS:
Módulo Checklist: O checklist é um dos módulos mais utilizados pelos usuários SULTS, porque ele é adaptável, dinâmico e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. “Mas eu consigo criar um checklist específico para cada situação, definindo os tipos de resposta, por exemplo?” Sim! Sabemos que cada rede de franquias é única e que cada unidade também possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo a gosto, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.
Módulo Chamados: Você saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns minutos.
Módulo Expansão: Expandir a rede de franquias é o objetivo de todo e qualquer empreendedor e nós da SULTS sabemos que, para dar certo, é preciso muita organização. Então, eis o módulo de expansão! Nesse módulo, diversas etapas do funil de vendas são automatizadas, o que permite a você mais tempo para garantir a qualidade dos processos em execução e, consequentemente, o aumento do faturamento. Se você pensou em CRM, é isso aí! O SULTS também é um CRM de vendas que proporciona as ferramentas necessárias para o seu time: canais de vendas, gerenciamento de pipelines, automação e suporte para vendas recorrentes.
Módulo Implantação de Unidades: Negociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.
Módulo Universidade Corporativa: De fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.
Módulo Disco Virtual: “Mas cadê aquele arquivo que estava aqui?” – provavelmente deve estar em algum e-mail por aí! Quem nunca acumulou trabalho pela falta de um documento específico que atire a primeira pedra. Sabemos muito bem que a centralização de documentos importantes e de fácil acesso à rede e demais franquias/filiais é fundamental para o bom andamento dos processos. Por isso, criamos o módulo disco virtual. Nele é possível atribuir permissões de visualização aos usuários (disco público, disco da rede, disco das unidades), controlando o acesso aos arquivos e garantindo a segurança da operação.
Módulo Comunicados: Já pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu recado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o aviso e ele será disparado automaticamente pelo SULTS!
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