Melhoria de processos é uma pauta fundamental quando tratamos da gestão de uma empresa. Isso porque a boa execução das atividades garante a devida entrega do produto ou serviço que está sendo oferecido. Nesse artigo, você vai entender o que é a melhoria de processos, seus objetivos e benefícios e outros pontos interessantes.
O que é melhoria de processos ou BPI?
A melhoria de processos, também conhecida como Business Process Improvement (BPI), visa verificar como estão ocorrendo os processos dentro da empresa e se eles estão alcançando as metas e expectativas não só do empreendimento, mas sobretudo dos clientes, sendo capaz de gerar bons resultados.
É importante ressaltar que todas as atividades encontram-se conectadas de alguma forma dentro do negócio e, por isso, a execução negativa de um pode gerar problemas em outros setores, refletindo no produto final.
O que a melhoria de processos analisa?
A melhoria de processos observa como estão sendo realizadas as operações e em quais pontos elas carecem de melhorias. Feito isso, implementa-se formas de aperfeiçoar o desempenho dessas atividades, criando um método estratégico e organizado de execução.
Tudo isso é feito para que se possa agregar valor em cada etapa, podendo entregar algo que atenda às expectativas do cliente e que ainda seja capaz de aumentar a lucratividade da empresa.
Melhoria de processos & Automatização de processos
Há diversas maneiras de fazer melhorias, você deve escolher a abordagem que melhor se encaixa no que está buscando, pensando quais são as melhores ferramentas para isso.
O interessante é que você busque automatizar sempre avaliando quais melhorias isso vai gerar nos processos executados dentro da sua empresa. O que não pode ocorrer é uma automação que não gera melhorias. Além disso, também é possível otimizar os processos sem necessariamente automatizá-los.
Quais são os benefícios da melhoria de processos?
1. Verifica problemas e lacunas nos processos
O BPI consegue avaliar os pontos que precisam ser modificados, tornando as atividades mais eficientes e rentáveis.
2. Otimiza tempo
A melhoria de processos gera quick-wins, mudanças que são aparentemente pequenas, mas que são capazes de retirar processos desnecessários, além de propor formas mais efetivas de realização de outros. Isso tudo promove uma otimização do tempo, o que permite que a empresa possa produzir mais ou até mesmo se concentrar em outras áreas.
3. Reduz gastos
Uma das coisas que um negócio busca é reduzir gastos. Pensando nisso, quando é possível otimizar processos e executá-los de forma mais simples e organizada, a chance de conseguir eliminar gastos desnecessários é quase de 100%. Essa redução é percebida quase instantaneamente, o que permite que a empresa redirecione o capital, investindo em outros setores.
Quando se visa melhorar processos e começa uma análise de tudo que ocorre dentro do empreendimento, é possível mapear quais atividades estão sendo capazes de gerar lucros e quais estão sendo empecilhos por não possuírem grande impacto quando se trata de agregar valor ao produto ou serviço oferecido.
4. Melhora os resultados da empresa
Com todos os pontos mencionados acima fica perceptível que os resultados alcançados pela empresa melhorarão a partir do momento que a melhoria de processos for uma prática contínua na empresa. Ou seja, no momento em que o BPI for colocado em prática, será possível aumentar a produção, reduzir o tempo de execução das atividades (e ainda economizar) e as vendas também alcançarão índices maiores, gerando maior lucratividade. Aposte na melhoria de processos!
Veja como o SULTS pode contribuir para a melhoria de processos da sua empresa
SULTS é o software de gestão mais completo do mercado que atende muito bem às necessidades de gerenciamento de redes de franquias, de filiais, de associações, de redes de licenciamento e de diversos outros segmentos, como alimentação, indústria, drogaria, educação, entre outros.
Com mais de 20 módulos integrados, o SULTS tem tudo o que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia a dia no ambiente de trabalho.
Com o SULTS você se conecta com os seus colaboradores de uma maneira totalmente inovadora: construindo relacionamentos mais significativos e duradouros, conhecendo melhor suas necessidades, identificando novas oportunidades e resolvendo os problemas de comunicação da sua rede de franquias de forma mais ágil.
Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados.
Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.
Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais.
Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.
Conheça 7 dos principais módulos do SULTS:
Módulo Checklist: O checklist é um dos módulos mais utilizados pelos usuários SULTS, porque ele é adaptável, dinâmico e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. “Mas eu consigo criar um checklist específico para cada situação, definindo os tipos de resposta, por exemplo?” Sim! Sabemos que cada rede de franquias é única e que cada unidade também possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo a gosto, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.
Módulo Chamados: Você saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns minutos.
Módulo Expansão: Expandir a rede de franquias é o objetivo de todo e qualquer empreendedor e nós da SULTS sabemos que, para dar certo, é preciso muita organização. Então, eis o módulo de expansão! Nesse módulo, diversas etapas do funil de vendas são automatizadas, o que permite a você mais tempo para garantir a qualidade dos processos em execução e, consequentemente, o aumento do faturamento. Se você pensou em CRM, é isso aí! O SULTS também é um CRM de vendas que proporciona as ferramentas necessárias para o seu time: canais de vendas, gerenciamento de pipelines, automação e suporte para vendas recorrentes.
Módulo Implantação de Unidades: Negociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.
Módulo Universidade Corporativa: De fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.
Módulo Disco Virtual: “Mas cadê aquele arquivo que estava aqui?” – provavelmente deve estar em algum e-mail por aí! Quem nunca acumulou trabalho pela falta de um documento específico que atire a primeira pedra. Sabemos muito bem que a centralização de documentos importantes e de fácil acesso à rede e demais franquias/filiais é fundamental para o bom andamento dos processos. Por isso, criamos o módulo disco virtual. Nele é possível atribuir permissões de visualização aos usuários (disco público, disco da rede, disco das unidades), controlando o acesso aos arquivos e garantindo a segurança da operação.
Módulo Comunicados: Já pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu recado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o aviso e ele será disparado automaticamente pelo SULTS!
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