Os sistemas de gestão de solicitações desempenham um papel fundamental no funcionamento eficiente de uma franquia. 

Estes softwares, possibilitam que a franqueadora gerencie e acompanhe todas as solicitações recebidas, como os pedidos de suporte e assistência das unidades franqueadas já em operação, e também o franqueado com as demandas internas de cada setor na unidade. 

Desta maneira, com a crescente demanda por serviços de qualidade e atendimento personalizado, é preciso adotar estratégias inteligentes para otimizar estes processos, como para pedir novos produtos, reportar impedimentos, solicitar suporte ou enviar feedback.

Por isso, um sistema eficiente e ágil é um recurso indispensável para todas as franquias. Neste artigo, será apresentado de forma mais clara sobre o software de gestão de solicitações. Confira!

Tudo sobre os softwares de gestão para solicitações

Os softwares de gestão para solicitações, além de obter outras utilidades, são plataformas tecnológicas desenvolvidas para centralizar e automatizar o processo de registro, acompanhamento e resolução de solicitações recebidas por uma empresa. 

Estas solicitações podem variar desde pedidos de suporte técnico, requisições de informações, até solicitações de clientes e colaboradores.

Outra função, é a de que estes pedidos são coletados em um único lugar, eliminando a necessidade de diversos canais de comunicação e evitando o risco de informações serem perdidas ou negligenciadas. 

Logo, a partir do momento em que uma solicitação é registrada no software, é encaminhada para uma equipe responsável, que pode acompanhar o status, atribuir tarefas, monitorar prazos e garantir que cada demanda seja atendida de forma ágil e eficiente, por exemplo.

Com ele, tanto as demandas mais simples, quanto as mais complexas se centralizam e fornecem uma gestão de qualidade. Neste caso, também realizam alguns processos que requerem mais tempo em menos. Veja outros exemplos!

Criar e categorizar as solicitações

Um sistema de gerenciamento para solicitações completo permite que a franqueadora crie e registre todas as solicitações recebidas dos franqueados, sejam elas relacionadas a suporte técnico, dúvidas, pedidos de materiais ou outras necessidades do franqueado com as demandas internas. 

Além disso, é possível categorizar essas solicitações de acordo com o tipo de serviço ou produto solicitado, a prioridade, o status – em andamento, concluída, aguardando resposta – e o responsável pela resolução.

Atribuir responsabilidades

O software é capaz de atribuir tarefas aos membros da equipe responsáveis pela sua resolução. 

Esta atribuição pode ser feita com base nas habilidades e expertises de cada membro, garantindo que cada solicitação seja tratada pelo profissional mais adequado.

Além disso, para solicitações que envolvem a cooperação de fornecedores externos, o sistema também permite que as solicitações sejam atribuídas a esses parceiros, facilitando a comunicação e o acompanhamento.

Comunicação eficiente

A comunicação é um elemento vital no atendimento ao cliente em franquias. Com um sistema de gerenciamento para solicitações, a franqueadora pode se comunicar com os franqueados de maneira eficiente e os setores da unidade entre eles, seja por meio de mensagens diretas, anexos ou comentários nas próprias solicitações.

Esta comunicação centralizada e organizada reduz o risco de informações serem perdidas e facilita a troca de informações relevantes para a resolução rápida e eficaz.

Acompanhamento do andamento

Manter o controle sobre o andamento das solicitações garante a eficiência e a qualidade do atendimento ao cliente. Com um sistema de gerenciamento para solicitações, quem enviou o pedido pode acompanhar o status de cada solicitação, desde o momento em que é aberta até o seu fechamento.

Ainda, proporciona monitorar o tempo de resposta para cada solicitação, o que ajuda a identificar áreas que precisam de melhorias e garante que os atendimentos sejam realizados dentro dos prazos acordados.

Geração de relatórios e indicadores

O software de gerenciamento para solicitações abrange também recursos valiosos para a geração de relatórios e indicadores sobre o desempenho do atendimento ao cliente. 

Estes relatórios podem conter informações cruciais, como o número total de solicitações recebidas, o tempo médio de resposta, a taxa de satisfação dos franqueados e outras métricas relevantes.

Quais são os benefícios de um sistema de gestão de solicitações?

Com o aumento das exigências por serviços e o volume crescente de solicitações dos clientes, parceiros comerciais e colaboradores, torna-se imprescindível aderir a soluções tecnológicas que otimizem e aprimorem este processo. 

Nesse contexto, um sistema de gestão de solicitações, como já visto, é uma ferramenta excelente para oferecer diversos benefícios que fortalecem a eficiência operacional e a qualidade do atendimento. 

Veja algumas dessas vantagens!

1. Agilidade

Um sistema de gestão de solicitações permite resolver os pedidos de forma ágil e eficiente, com um fluxo de trabalho bem estruturado, a equipe, também, pode acompanhar e priorizar as solicitações, evitando atrasos e retrabalhos. 

Isso resulta em um suporte mais rápido, garantindo a satisfação dos franqueados e aumentando a produtividade da equipe.

2. Qualidade

A franquia pode estabelecer um padrão de qualidade na assistência, através deste software, seguindo as melhores práticas e normas internas da rede. 

Seguir um tipo de padrão garante consistência nas respostas e na solução de problemas, fortalecendo a imagem da empresa e mantendo a excelência em todos os pontos de contato com os franqueados.

3. Transparência

A transparência é essencial em qualquer negócio e com um sistema de gestão de solicitações tanto a franquia pode manter os franqueados informados sobre o status de seus chamados em tempo real quanto o franqueado manter seus colaboradores atualizados.

Além de aumentar a confiança dos franqueados na rede, fortalecer o relacionamento e contribuir para a fidelização dos parceiros comerciais.

4. Produtividade

Outra vantagem é a otimização do tempo e dos recursos para a franquia, pois evita desperdícios e duplicidades. 

Um fluxo de trabalho automatizado direciona a equipe para tarefas mais estratégicas, impulsionando a produtividade e melhorando o desempenho geral da franquia.

Como escolher o melhor sistema de gestão para solicitações em franquia?

A adoção de um software de gestão de solicitações tem se mostrado uma estratégia eficaz para muitas franquias, pois impulsiona a eficiência operacional e melhora o atendimento aos franqueados. 

O Boticário, por exemplo, possui uma ampla linha de produtos – cosméticos – com lançamentos frequentes, e é fundamental que as equipes estejam bem preparadas para atender os clientes e promover as vendas. 

Com um software de gestão de solicitações, esta franquia inscreve suas equipes em treinamentos específicos, facilitando o acesso a informações relevantes e garantindo a padronização do atendimento em toda a rede.

Para que isso funcione, é necessário analisar quais são as melhores opções de sistemas, entretanto, é preciso considerar alguns aspectos importantes, tais como:

Avaliar as necessidades da franquia

O primeiro passo para escolher um sistema de gestão de solicitações é avaliar as necessidades específicas da franquia. Pois, cada uma possui particularidades e requisitos de gerenciamento de solicitações. 

Portanto, é importante identificar quais são as principais exigências, tal qual o volume estimado de solicitações, os tipos de solicitações mais comuns e as funcionalidades desejadas no sistema.

Acessibilidade e usabilidade

A acessibilidade e usabilidade também são fatores chaves para escolher a melhor opção. O sistema deve ser intuitivo e fácil de usar, tanto para a equipe da franqueadora quanto para os solicitantes. 

Outro aspecto importante, é que a interface do sistema deve ser intuitiva, permitindo que os usuários naveguem facilmente entre as funcionalidades e acessem as informações necessárias de forma rápida e eficiente.

Segurança e privacidade de dados

A segurança e privacidade de dados são pontos importantes a serem considerados ao selecionar um sistema.

Assim, o software tem que ter como prioridade medidas robustas de segurança para proteger as informações dos solicitantes, garantindo que os dados confidenciais sejam armazenados de forma segura e que sejam acessados somente por pessoas autorizadas.

Como no módulo de Chamados do SULTS, cada membro pode ter acesso apenas aos chamados relacionados ao seu departamento ou área de atuação, garantindo a privacidade e a confidencialidade. 

Dessa forma, a segurança das informações é preservada e cada colaborador pode focar nas tarefas específicas sem se preocupar com questões alheias à sua responsabilidade.

Personalização e flexibilidade

Cada franquia possui próprias políticas, fluxos de trabalho e processos. Portanto, é primordial escolher um sistema de gestão de solicitações que seja personalizável e flexível, para que a franqueadora adapte o sistema às suas necessidades específicas. 

Isso inclui a possibilidade de criar campos personalizados, adicionar etapas no fluxo de aprovação e personalizar a comunicação com os solicitantes.

Relatórios e análises

A capacidade de gerar relatórios e análises é fundamental para acompanhar o desempenho do software e tomar decisões informadas. 

Por isso, o sistema deve oferecer recursos de geração de relatórios e análises avançados, permitindo que a franqueadora acompanhe o volume de solicitações recebidas, o tempo de resposta, a taxa de conversão de candidatos e outras métricas importantes.

Suporte e treinamento

Um excelente suporte técnico e um treinamento adequado são ferramentas que certificam êxito da implementação desse sistema.

Então, deve-se escolher um fornecedor que ofereça suporte técnico ágil e eficiente, bem como treinamento detalhado para a equipe que irá utilizar o sistema.

Custo benefício

Em relação ao custo benefício, ele também deve ser considerado na escolha do sistema de gestão de solicitações. É importante avaliar o custo do sistema em relação aos benefícios e funcionalidades oferecidas. 

O investimento no sistema deve trazer melhorias significativas no processo de solicitações, aumentando a eficiência e a qualidade das interações com os solicitantes.

Após analisar todos esses requisitos para escolher um robusto software de gestão de solicitações, é possível entender que a tecnologia tem o poder de potencializar a excelência em cada ponto de contato com os clientes,

Esses sistemas são uma ferramenta indispensável nesse processo, permitindo que as franquias se destaquem em um mercado cada vez mais competitivo e exigente.

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