A eficiência e a organização da comunicação interna e externa são fundamentais para garantir o sucesso de qualquer empresa. 

Nesse contexto, um sistema de solicitações online revela-se a chave para uma transformação significativa na forma como a equipe visa a produtividade e mantém seus colaboradores operando com máxima eficiência. 

O módulo Chamados do SULTS, está dentro das funcionalidades desse software de gestão, oferecendo diversos benefícios para solucionar as demandas da empresa, como também, otimizar os processos de solicitação de demanda, dando auxílio para agilizar o atendimento e aprimorar a estrutura organizacional da empresa.

Desse modo, essa ferramenta é crucial para o atendimento dos colaboradores, franqueados, licenciados e demais integrantes da equipe de trabalho. Com ele, todas as solicitações de serviço são concentradas, permitindo que gestores administrem os serviços, deleguem responsabilidades e acompanhem a resolução de forma ágil e intuitiva. 

Neste artigo, será explorado todas as funcionalidades desse módulo. Acompanhe!

Módulo Chamados do SULTS: centralização e eficiência na comunicação

O módulo Chamados do SULTS é uma ferramenta que visa otimizar o atendimento online de solicitações dentro da empresa. 

Como já visto, essa plataforma possibilita criar diversos chamados, atribuir responsabilidades para resolvê-los, acompanhar o andamento da solicitação e registrar a satisfação do cliente com o atendimento. 

Tudo isso visa garantir um fluxo eficiente de informações assertivas e possibilitar uma assistência de alta qualidade,

Veja também outros exemplos: 

  • Centralização de demandas: o módulo chamado permite que todas as solicitações de serviço sejam centralizadas em uma única interface. Dessa forma, gestores e responsáveis podem administrar as demandas de forma organizada e acompanhar sua resolução com facilidade;
  • Atribuição de responsabilidades: com o sistema de chamados, é possível atribuir responsabilidades para a resolução de cada solicitação. Isso permite uma distribuição eficiente das tarefas e garante que cada exigência seja tratada pelo profissional que mais se adeque;
  • Acompanhamento do andamento: o módulo também apresenta uma visão abrangente do andamento de cada solicitação, desde o momento em que é aberta até a sua conclusão. Com isso, é possível monitorar prazos, garantir a eficiência na resolução e manter os solicitantes informados sobre o status dos chamados em tempo real;
  • Registro de satisfação do cliente: a satisfação do cliente é fundamental para qualquer empresa. Com o módulo de chamados, é possível registrar a avaliação e o feedback dos clientes em relação ao atendimento recebido. Essas informações são valiosas para a melhoria contínua dos serviços prestados; 
  • Organização por assuntos: com o intuito de facilitar a gestão das demandas, o módulo permite a organização dos chamados por assunto. Isso segmenta e estrutura às necessidades dos solicitantes, agilizando o processo de atendimento e tornando-o mais eficiente;
  • Priorização das etiquetas: o sistema de chamados possibilita a priorização das etiquetas mais urgentes, garantindo que as solicitações mais importantes sejam tratadas com rapidez e agilidade;
  • Histórico detalhado de atendimentos: cada solicitação é registrada em um histórico detalhado, contendo informações relevantes como a descrição da ordem, a urgência, o solicitante, o responsável pela resolução e a qualidade do atendimento. Esses registros são valiosos para avaliar o processo de atendimento e identificar oportunidades de aprimoramento.

Saiba os benefícios do módulo de Chamados

O Módulo Chamados do SULTS oferece diversos benefícios para a empresa, tornando-o uma escolha inteligente para otimizar o atendimento e a comunicação interna e externa. Entenda alguns dos principais benefícios!

1. Criação de departamentos com responsabilidades definidas

A definição de departamentos com responsabilidades claramente estabelecidas é um dos principais pilares para otimizar o atendimento nesse módulo.

Ao segmentar as equipes de acordo com suas especialidades, é possível agilizar o processo de atendimento, direcionando cada chamado para a equipe mais capacitada para resolvê-lo. Isso evita retrabalhos, reduz o tempo de resposta e aumenta a eficiência operacional.

2. Definição de assuntos e formulários inteligentes

Outra funcionalidade presente é a criação de árvores de assuntos e formulários personalizados. Ao segmentar as necessidades do solicitante em categorias específicas, o sistema facilita a identificação da natureza de cada chamado e permite uma estruturação mais clara das demandas. 

Os formulários inteligentes coletam informações relevantes dos solicitantes, garantindo que as equipes tenham todas as informações necessárias para fornecer um atendimento ágil e preciso.

3. Registro de chamados em nome de outros departamentos

A capacidade de registrar chamados em nome de outros departamentos é uma ferramenta excelente para melhorar a comunicação interna.

Quando uma solicitação exige a colaboração de diferentes equipes, essa funcionalidade permite que um departamento registre a solicitação em nome do outro, simplificando a troca de informações e agilizando a resolução conjunta das demandas. 

Isso promove a integração entre as áreas e evita atrasos na resposta ao solicitante.

4. Acompanhamento em tempo real através de relatórios

O Chamados do SULTS fornece recursos de geração de relatórios em tempo real, possibilitando uma análise detalhada do desempenho do atendimento. 

Os relatórios quantitativos apresentam métricas como o tempo médio de resposta, número total de chamados, distribuição por assuntos, entre outros. Já os relatórios qualitativos abordam a satisfação dos clientes com o atendimento recebido. 

Essas informações são valiosas para a tomada de decisões estratégicas e para identificar áreas de melhoria no processo de atendimento.

5. Interface de chat corporativo

Recentemente, além da possibilidade de visualizar as demandas de formas diferentes, seja kanban, lista ou tabela, agora no SULTS também temos a visualização em conversa, possibilitando uma experiência familiarizada ao usuário.

O chat corporativo adota uma abordagem totalmente nova, com familiaridade no acesso à interface e o dinamismo na transição de um chat para o outro. Isso permite a ampliação do engajamento de uso da plataforma, principalmente no formato mobile, aumentando a produtividade e a eficiência dos processos operacionais e administrativos.

Esse formato já está disponível para que todas as redes, que têm acesso ao SULTS, utilizem de maneira interna com os administradores e com as unidades.

Formulários inteligentes e SLAs no chamados do SULTS 

Formulários inteligentes e SLAs (Service Level Agreements), ou seja, acordo de nível de serviço são recursos presentes no módulo Chamados, que elevam a qualidade do atendimento ao próximo nível. 

O artigo Information Technology and the Board of Directors, da revista Harvard Business Review, por exemplo, destaca que um SLA sólido e bem planejado, que detalhe de forma explícita os termos, entregas e responsabilidades, pode ser fundamental para evitar problemas no gerenciamento de projetos. Leia!

As empresas também podem ser apanhadas de surpresa se eles não têm acordos de nível de serviço (SLAs) adequados com fornecedores ou clientes, especialmente quando optam por terceirizar suas atividades de TI. Um SLA sólido e bem pensado que faz termos específicos explícitos, entregas, e as responsabilidades podem ajudar as empresas a evitar problemas de gerenciamento de projetos. O acordo deve garantir que as necessidades de todos os diversos grupos dentro da empresa, tais como marketing, vendas, operações de call center e cobrança de dívidas de cobrança duvidosa sejam cumpridas nos termos do acordo.

Visto isso, é importante compreender que a coleta de informações relevantes é um aspecto fundamental para um atendimento eficiente e personalizado. 

Com formulários inteligentes, é possível personalizar cada etapa da solicitação, solicitando informações específicas dos solicitantes de acordo com o tipo de assunto selecionado. 

Essa abordagem seletiva de dados permite que a equipe de atendimento tenha todas as informações necessárias para analisar e resolver a solicitação de forma mais rápida e eficaz.

Dentro desse contexto,

A importância dos SLAs (Acordos de Nível de Serviço) se destaca. Esses compromissos estabelecidos entre a empresa e os clientes (ou solicitantes internos) em relação ao tempo de resposta e resolução de cada tipo de solicitação oferecem qualidade e rapidez.

Os SLAs estabelecem também prazos claros e objetivos para o cumprimento das demandas, assegurando que o atendimento seja oportuno e dentro das expectativas dos solicitantes.

Pensando então no módulo de chamados, ao criar esses tipos de formulários personalizados para cada assunto, o sistema permite que os solicitantes forneçam informações específicas e relevantes no momento de enviar suas solicitações, otimizando o processo de atendimento e garantindo respostas mais precisas e ágeis.

Essas ferramentas possibilitam que a empresa colete informações relevantes, segmente as demandas de forma eficiente, cumpra prazos e ofereça um atendimento ágil e de alta qualidade. 

Portanto, 

É indiscutível que o módulo Chamados do SULTS seja uma solução valiosa para otimizar o atendimento online, proporcionando uma assistência de alta qualidade, agilidade e eficiência, 

Ao mesmo tempo em que fortalece o relacionamento com os clientes e impulsiona o crescimento do negócio.

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