As franquias são um modelo de negócio dinâmico, no qual a padronização e a eficiência operacional são pilares fundamentais.
Nesse contexto, o sistema de compras surge como um aliado, capaz de atualizar a maneira como essas redes de empreendimentos lidam com seus estoques e os fornecedores.
Como também, podem oferecer oportunidades significativas para a operação e o crescimento do negócio.
Abaixo, entenda o que é um sistema de compras e como ele otimiza de forma tecnológica a gestão de estoque e dos fornecedores nas franquias. Confira!
- Conceito e vantagens do sistema de compras
- Como escolher um sistema de compras integrado?
- As APIs em um software de compras para gestão de estoque e fornecedores
Conceito e vantagens do sistema de compras
Um sistema de compras é um software que automatiza e gerencia todo o processo de aquisição de produtos e serviços em uma empresa ou organização.
Esse processo vai desde a solicitação, a cotação, a negociação, o pedido, o recebimento, a conferência, o pagamento, até o controle de estoque.
O sistema pode ser acessado por todas as unidades da franquia, assim são capazes de fazer suas solicitações de forma padronizada e centralizada.
Quais são as vantagens de um sistema de compras?
Um sistema de compras integrado pode trazer diversas vantagens para a gestão de estoque e fornecedores nas franquias. Veja!
1. Eficiência
A eficiência é um aspecto crucial em qualquer processo de compra.
Pois, ao adotar um sistema de compras automatizado, as franquias podem otimizar e acelerar o procedimento de aquisição de produtos e serviços.
Com a automação, todo o fluxo de compra é simplificado, desde a solicitação até a aprovação e aquisição dos itens.
Essa agilidade resulta em economia de tempo e recursos, permitindo que os colaboradores se concentrem em outras tarefas estratégicas e produtivas.
2. Controle de estoque
Manter o controle adequado do estoque é preciso para evitar problemas como falta de produtos em momentos críticos ou acúmulo excessivo de itens.
Com um sistema de compras eficiente, é possível ter uma visão detalhada do estoque em tempo real.
Até mesmo incluindo informações sobre os níveis de estoque atualizados, o histórico de movimentação de produtos e a projeção de demanda futura.
Com base nesses dados, a gestão pode tomar decisões assertivas sobre abastecimento, reduzindo os riscos de escassez ou desperdícios.
3. Redução de erros
Sabe-se que os erros humanos são inevitáveis, mas um sistema de compras automatizado pode minimizar consideravelmente a ocorrência de falhas no processo.
Com fluxos de trabalho padronizados e procedimentos claros, há menos chances de ocorrerem pedidos duplicados, incorretos ou com informações incompletas.
Além disso, a automação também elimina problemas causados por escrita ilegível ou erros de digitação.
E, ao reduzir os erros, a empresa economiza recursos, tempo e evita possíveis atritos com fornecedores e clientes.
4. Análise de dados
Informações valiosas podem ser extraídas de um sistema de compras automatizado.
Como oferecer insights que podem ser usados para tomadas de decisões estratégicas.
Os dados coletados incluem detalhes sobre os fornecedores mais confiáveis, produtos mais solicitados e tendências de mercado.
Além das informações sobre o desempenho dos colaboradores envolvidos no processo de compras.
Ao analisar essas informações, as empresas podem ajustar suas estratégias, otimizar custos e aumentar a eficiência de suas operações.
5. Melhoria no relacionamento com fornecedores
A automação dos processos de compra pode fortalecer o relacionamento com os fornecedores.
Com prazos de pagamento definidos, cronogramas de entrega mais precisos e uma comunicação clara e rápida, a relação com os fornecedores é aprimorada.
Além disso, o acesso a dados detalhados sobre o histórico de compras permite uma negociação mais assertiva.
Resultando em acordos mais vantajosos para ambas as partes.
6. Controle de gastos
Com um sistema de compras, é possível estabelecer orçamentos e limites de gastos para cada departamento ou usuário.
Assim, evita-se, principalmente, os gastos excessivos e garante uma distribuição adequada de recursos.
Além disso, o sistema pode fornecer relatórios detalhados sobre os gastos ou custos de um produto.
Logo, a empresa identifica áreas que demandam mais investimento ou que precisam ser otimizadas.
7. Segurança
A segurança dos dados deve ser algo primordial dentro de uma empresa.
Porque, ao implementar um sistema bem protegido, medidas de segurança podem ser incorporadas para proteger informações confidenciais.
A adoção de um disco virtual seguro para compartilhamento de dados, mostra-se essencial quando pensamos em compartilhamento de dados.
Informações como dados de cartão de crédito ou detalhes financeiros dos fornecedores, por exemplo.
A criptografia de dados e a autenticação de usuários, também são algumas das práticas que garantem a confidencialidade das informações.
8. Acesso a uma variedade de fornecedores
Com um sistema de compras, as empresas podem ter acesso a uma ampla variedade de fornecedores e produtos, consequentemente, ampliando mais suas opções.
Isso possibilita uma maior competitividade entre os fornecedores, o que resulta em preços mais competitivos e melhores condições de negociação.
Além disso, a diversidade de fornecedores disponíveis permite que a empresa encontre exatamente o que precisa,
Para, também, atender os diferentes requisitos e necessidades específicas de cada departamento ou projeto.
Como escolher um sistema de compras?
Entendido até aqui que a adoção de um sistema de compras é um passo importante para garantir a eficiência e o sucesso operacional de uma franquia.
Observa-se uma variedade de opções disponíveis no mercado, isso pode tornar a escolha uma tarefa desafiadora.
Para assegurar que o sistema escolhido atenda às demandas específicas da rede, é fundamental analisar alguns aspectos essenciais, tais como:
Funcionalidades
Analisar as funcionalidades de um sistema de compras para uma franquia ajuda a entender quais são as demandas específicas da rede.
Uma integração com outros sistemas, por exemplo, como ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Management), possibilitam que todas as informações estejam centralizadas e atualizadas em tempo real.
Dessa maneira, a gestão tem uma visão completa e integrada das operações, facilitando a tomada de decisões estratégicas.
Outras funcionalidades também podem ser pontos de análise criteriosa quanto à escolha do melhor sistema.
Como, por exemplo, as encontradas no Módulo de compras do SULTS, que são:
- Cadastramento de fornecedores;
- Registro de produtos com descrições detalhadas e personalizáveis, como anexar fotos, quantidade do produto e texto;
- Possibilidade de delimitar quantidade mínima do pedido ou do valor da compra;
- Escolha da forma de pagamento mais adequada para o cliente e para a empresa;
- Definição do meio de entrega;
Usabilidade
A usabilidade sempre deve ser um critério de escolha, principalmente porque ela facilita o dia a dia operacional.
Nesse caso, a interface do sistema deve ser intuitiva e amigável, facilitando o uso por parte dos franqueados e colaboradores das unidades.
Assim, a simplicidade na navegação torna o processo de compras mais eficiente e aumenta a curva de aprendizado para os usuários.
Além disso, o sistema deve ser compatível com diferentes dispositivos, como computadores, tablets e smartphones.
Isso permite que os usuários acessem o sistema de qualquer lugar e a qualquer momento, aumentando a mobilidade e a conveniência no processo de compras.
Suporte
O suporte técnico é um elemento crítico na escolha de um sistema de compras para uma franquia.
É importante que o sistema conte com uma equipe de suporte qualificada e disponível para ajudar em caso de problemas técnicos ou dúvidas dos usuários.
O suporte deve ser ágil e eficaz, respondendo prontamente às demandas dos franqueados e funcionários das unidades.
Uma implantação bem-sucedida é fundamental para o sucesso do sistema, e o suporte técnico é imprescindível. Pois, com ele é possivel garantir uma transição suave e eficiente.
Como também, a manutenção contínua do sistema, que requer suporte competente, como atualizações, correções de bugs, entre outros.
Custo benefício
Através da análise do custo-benefício, o valor da licença ou da mensalidade do sistema deve ser acessível e estar dentro do orçamento planejado.
No entanto, ao avaliá-lo, é importante não se limitar apenas ao custo direto do sistema.
Desse modo, é necessário levar em conta os custos operacionais, como treinamento de equipe, integração com outros sistemas, manutenção e suporte técnico contínuo.
Um sistema de compras que oferece uma combinação adequada de funcionalidades, usabilidade e suporte técnico de qualidade representa um investimento valioso para a franquia.
Otimizando o processo de compras, reduzindo os erros e aumentando a eficiência, o sistema contribui para a melhoria geral das operações.
Resultando, então, em um retorno sobre o investimento nele a longo prazo.
Mas, agora, mesmo conhecendo todos esses aspectos anteriores, é interessante observar os componentes tecnológicos que acompanham esses sistemas.
Pois, a partir deles é que há uma comunicação, entre outros sistemas, mais flexível e automatizada no gerenciamento de compras.
As APIs em um software de compras para gestão de estoque e fornecedores
No contexto de um software de compras, as APIs facilitam a integração com outros sistemas internos da empresa, como ERP e CRM.
Essa integração garante que todas as informações relevantes estejam disponíveis em tempo real, proporcionando uma visão completa e atualizada das operações comerciais.
Dessa maneira, por exemplo, os fornecedores podem ter acesso às exigências das franquias e agilizar o processo de entrega, reduzindo os prazos e os custos logísticos.
Visto isto, o que seria essed componentes APIs? Veja abaixo!
APIs (Interface de Programação de Aplicativos)
As APIs (Interfaces de Programação de Aplicativos) são conjuntos de regras e protocolos que permitem que diferentes sistemas e aplicativos se comuniquem.
Como também, interação de forma contínua, contribuindo para a padronização.
Logo, são essenciais para a integração de sistemas a criação de ecossistemas de aplicativos e a interoperabilidade entre plataformas.
Elas permitem que desenvolvedores utilizem recursos de terceiros sem precisar entender todos os detalhes da implementação interna desses recursos.
Existem vários tipos de APIs, incluindo:
- APIs web (ou APIs RESTful): são as mais comuns atualmente. Utilizam protocolos da web, como HTTP, para permitir a comunicação entre sistemas.
- APIs de serviços web (SOAP): usam o protocolo SOAP (Simple Object Access Protocol) para trocar informações entre sistemas.
- APIs de bibliotecas: apresenta funções e procedimentos disponibilizados para os desenvolvedores para que possam ser utilizados em seus próprios aplicativos.
- Interfaces de programação de aplicativos de sistema operacional: possibilitam que aplicativos acessem recursos do sistema operacional, como câmera e GPS.
Compreendendo então suas funcionalidades, a integração de tecnologias APIs em um software de compras representa um salto significativo.
Por isso,
Uma das principais vantagens é a capacidade de automatizar a troca de dados com os fornecedores.
Por meio dele, é possível estabelecer uma comunicação direta com os sistemas dos fornecedores, agilizando o processo de cotações, pedidos e faturamento.
Isso reduz a necessidade de intervenção manual, minimizando erros e aumentando a velocidade do ciclo de compras.
No caso do estoque, as informações sobre as quantidades disponíveis e os níveis de estoque podem ser atualizadas automaticamente após cada compra ou venda.
Dessa forma, acaba evitando o esgotamento de produtos e reduzindo o excesso de estoque, além de otimizar o gerenciamento de recursos financeiros e físicos.
Ao adotar essa abordagem, as empresas podem aprimorar seus processos de compras e fortalecer o relacionamento com fornecedores.
Lembrando que tudo isso só será possível através de um excelente sistema de compras.
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