Uma gestão eficiente de compras é essencial para o sucesso das franquias. A aquisição de produtos e serviços de qualidade pelo menor custo possível é um desafio constante para os franqueadores.
No cenário dinâmico das franquias, a otimização da gestão de compras se tornou uma peça fundamental para o sucesso operacional e financeiro.
A combinação de práticas sustentáveis, negociações estratégicas e monitoramento eficaz de estoques e demanda já demonstrou seu potencial.
E, quando essa abordagem é alinhada a uma mentalidade voltada para a tecnologia, os resultados podem ser verdadeiramente extraordinários, como exemplificado pela Nubelle Franchising no Brasil.
A Nubelle Franchising, uma referência no mercado de franquias no Brasil, abraçou a fusão entre tecnologia e empreendedorismo.
A empresa compreendeu que a automação e a digitalização não são apenas tendências, mas ferramentas poderosas para otimizar suas operações.
Veja o que o CEO da empresa, Micael Ferrone, disse a revista IstoÉ:
“Todo o investimento da franqueadora é direcionado para a prestação de serviços tecnológicos aos seus franqueados, garantindo seu sucesso na venda de procedimentos estéticos. Desde a escolha do ponto de venda até a gestão do negócio, a tecnologia está presente em todos os processos, permitindo um maior controle e eficácia”,
Neste artigo vamos trazer práticas para otimizar sua gestão de compras aliada à tecnologia. Acompanhe!
- Compreendendo a importância da gestão eficiente de compras em franquia
- 5 excelentes práticas para sua gestão de compras
- Tecnologia como aliada para implementar um sistema de gestão eficaz
Compreendendo a importância da gestão eficiente de compras em franquia
A gestão de compras é uma parte crucial das operações de uma franquia, pois é por meio dela que garante-se que os produtos estejam disponíveis no momento certo.
Que estejam, também, em conformidade com os preços competitivos, o que é fundamental para atender às demandas dos clientes e maximizar os lucros.
Uma gestão de compras eficiente também ajuda a reduzir os custos e minimizar o desperdício, sendo especialmente importante em um mercado altamente competitivo.
Sabemos que os franqueadores já precisam lidar com uma ampla variedade de fornecedores. Além de negociar preços, acompanhar estoques e gerenciar pagamentos.
Essas tarefas podem consumir muito tempo e recursos, além de serem passíveis de equívocos.
Por outro lado, os franqueados têm a responsabilidade de garantir que os produtos sejam entregues no prazo.
Essas tarefas exigem comunicação clara, transparência nos processos de compra e a prevenção de perda de oportunidades para economizar dinheiro.
5 excelentes práticas para sua gestão de compras
Além de identificar critérios para a escolha de fornecedores confiáveis, é necessário negociar contratos vantajosos e estabelecer parcerias de longo prazo.
Isso significa buscar condições favoráveis de preço, prazo, forma de pagamento, entrega e garantia. Além de, também, alinhar expectativas, objetivos e valores com os fornecedores.
As parcerias de longo prazo geram benefícios mútuos, como a fidelização, a confiança, a inovação e a melhoria contínua, além de:
- Redução de custos operacionais e aumento da lucratividade;
- Melhoria da qualidade e da padronização dos produtos e serviços oferecidos aos clientes;
- Maior competitividade no mercado e fidelização dos consumidores;
- Maior eficiência e produtividade nos processos internos.
Porém, para alcançar esses resultados, é preciso seguir algumas práticas na gestão de compras em franquias
1. Defina uma política de compras clara e transparente
A primeira prática para uma gestão de compras assertiva é definir uma política que estabeleça as regras. Também, os critérios e os procedimentos para a realização das compras na rede de franquias.
Essa política deve ser clara, transparente e comunicada a todos os envolvidos, desde os fornecedores até os franqueados.
A política de compras deve abordar aspectos como:
- Os produtos e serviços que devem ser adquiridos pelos franqueados;
- Quais são os fornecedores homologados pela franqueadora;
- As condições de pagamento, prazo de entrega, garantia e assistência técnica;
- As responsabilidades e os direitos dos franqueadores e dos franqueados nas compras;
- De que maneira é feito o controle e o acompanhamento das compras;
- Como são resolvidos os conflitos e as reclamações relacionadas às compras.
Ao definir uma política de compras, garante-se que todos os participantes da rede estejam alinhados e comprometidos com as mesmas diretrizes. Evitando divergências, desperdícios e prejuízos.
2. Negocie com os fornecedores em conjunto
Uma das vantagens de ter uma rede de franquias é poder negociar com os fornecedores em conjunto, aproveitando a escala de compras.
Ao fazer isso, é possível obter melhores preços, condições e benefícios para toda a rede, aumentando a margem de lucro e a competitividade da marca.
Para negociar com os fornecedores em conjunto, é importante ter um planejamento prévio das necessidades e demandas da rede. Bem como um cadastro atualizado dos fornecedores homologados.
Além disso, é preciso ter comunicação clara com os franqueados. Pois assim, eles podem fazer seus pedidos com antecedência e evitar faltas ou excessos de estoque.
3. Capacite os franqueados sobre a gestão de compras
A gestão de compras não é uma responsabilidade exclusiva da franqueadora. Os franqueados também devem estar capacitados para realizar as compras de forma eficiente, seguindo as orientações da política de compras e do sistema integrado.
Por isso, é importante que seja ofereça treinamentos e suporte aos franqueados sobre a gestão de compras, abordando temas como:
- A maneira correta de fazer o planejamento das compras;
- Como escolher os melhores fornecedores;
- De que forma negociar com os fornecedores;
- Maneiras de resolver impedimentos nas compras;
Ao capacitar os franqueados, você garante que eles tenham mais autonomia, confiança e segurança para realizar as compras, contribuindo para o sucesso da rede.
4. Avalie constantemente a gestão de compras
Outra prática fundamental para uma excelente gestão de compras é avaliar constantemente os resultados e os processos da gestão de compras, buscando identificar pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças.
Para isso, é preciso definir e acompanhar indicadores de desempenho que reflitam os objetivos e as metas da gestão de compras, tais como:
- Economia nas compras;
- Satisfação dos franqueados;
- Satisfação dos clientes;
- Qualidade dos produtos e serviços;
- Qualidade dos fornecedores;
- Nível de serviço.
Ao avaliar a gestão de compras, é possível tomar decisões mais assertivas e estratégicas, visando a melhoria contínua da rede de franquias.
A gestão de compras é uma atividade que exige planejamento, organização e controle por parte dos franqueadores e dos franqueados.
5. Utilize um sistema integrado de gestão de compras
Por fim, uma prática essencial para uma excelente gestão de compras é utilizar um sistema integrado que permita automatizar, centralizar e padronizar as operações de compras na rede de franquias.
Um sistema integrado facilita o controle e o acompanhamento das compras, reduzindo desvios, fraudes e retrabalhos.
Com um sistema integrado, você pode:
- Cadastrar os produtos, serviços e fornecedores da rede;
- Emitir pedidos, notas fiscais e boletos;
- Acompanhar as entregas, as devoluções e as trocas;
- Analisar o desempenho das compras e dos fornecedores;
- Gerar relatórios e indicadores de gestão.
Um sistema integrado também permite uma visão global das compras da rede, identificando oportunidades de melhoria, redução de custos e aumento da satisfação dos clientes.
Tecnologia como aliada para implementar um sistema de gestão eficaz
Uma das formas de aumentar a eficiência do sistema de compras nas franquias é centralizar as compras em um único canal ou plataforma. Isso facilita o controle, a padronização e a negociação com os fornecedores.
Além disso, como já dito, evita a duplicidade de pedidos, imprecisões no registro e até mesmo fraudes.
Também existem ferramentas que podem oferecer um suporte valioso para aprimorar ainda mais esse processo. Algumas dessas ferramentas incluem
- Código de barras ou o QR code, que facilitam a identificação, a contagem e o controle dos produtos no estoque;
- EDI (Electronic Data Interchange), que permite a troca eletrônica de dados entre a franquia e os fornecedores, agilizando o envio e o recebimento dos pedidos;
- RFID (Radio Frequency Identification), que utiliza etiquetas eletrônicas para rastrear os produtos desde a origem até o destino, garantindo a qualidade e a segurança das entregas
A centralização das compras, como já dito, pode ser feita por meio de um software que integre as informações das diferentes unidades da franquia, que também permita o acompanhamento em tempo real das demandas de pedidos.
Dessa forma, é possível planejar melhor as compras, evitar rupturas ou excessos de estoque e aproveitar as oportunidades de descontos ou condições especiais.
É nesse contexto que o SULTS mostra suas soluções inteligentes para simplificar e otimizar a gestão de compras de franquias.
O módulo de Compras SULTS integra o processo de compras em franquias, simplificando todas as etapas, desde a solicitação até o pagamento.
Ele centraliza informações e oferece um catálogo virtual para produtos, permitindo comparação de preços e pedidos ágeis.
A funcionalidade de controle de estoque em tempo real evita desperdícios e garante disponibilidade dos produtos.
Sua integração com sistemas de gestão existentes evita retrabalhos e mantém os dados atualizados.
Para contar com um sistema integrado que facilite a sua gestão de compras, conheça o SULTS e faça o teste grátis por 14 dias.
