Para o Project Management Institute (PMI), a mentalidade de gestão de projetos é a chave para a resiliência empresarial.
Ou seja, saber transformar ideias em realidade, diante de qualquer cenário, é habilidade fundamental para líderes.
Em seu depoimento para o Valor Econômico, Ricardo Triana, diretor-geral do PMI, diz que há a necessidade de ter pessoas que realmente saibam sobre gerenciamento de projetos.
Para Triana, todos os profissionais devem ter esse conhecimento, essa mentalidade, mesmo que não sejam gerentes de projetos.
Diante de tamanha importância deste tema, criamos este artigo para que você entenda melhor o que é e porque a gestão de projetos é essencial, principalmente, no cenário corporativo. Boa leitura!
O que é e para que serve um projeto?
O Guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ajuda a responder esse questionamento, já que foi construído pela Project Management Institute (PMI).
O manual registra que o significado do termo está relacionado aos esforços temporários que são empreendidos para a criação de resultados exclusivos.
Um projeto é temporário, tem início, meio e fim e, dessa forma, pode servir para construir diferentes soluções, serviços ou produtos únicos.
Seus principais aspectos são:
- Limitação de recursos;
- Envolvimento de uma equipe;
- Elaboração de etapas com evolução planejada;
- Planejamento;
- Execução;
- Controle por profissional especializado;
- Definição de prazos.
O ciclo de vida de um projeto
Os projetos precisam ser controlados, planejados e executados por pessoas que tenham conhecimento na área (geralmente, o gestor de projetos).
Eles têm ciclos de vida, que correspondem às fases indispensáveis para a conclusão de todas as atividades envolvidas. Veja quais são elas:
Início
Nesta fase, os líderes e suas equipes devem coletar todos os dados indispensáveis, como custos, tempo, qualidade e restrições que podem interferir na conclusão das demais etapas.
Aqui, é necessária a compreensão macro de modo que o gerente conheça todas as possíveis interferências e influências que poderão surgir e impedir que o projeto seja bem-sucedido.
Planejamento
Nessa etapa, será necessário fazer um detalhamento a partir da visão geral que foi elaborada na fase de iniciação.
Chegou a hora de pensar nos detalhes para a estruturação do plano, de maneira que ele se torne consistente.
O gestor deve usar alguns documentos que estão incluídos na Estrutura Analítica de Projeto (EAP), como plano de gerenciamento de riscos, cronograma da proposta, planejamento das comunicações, estratégias de qualidade, entre outros.
Execução
As atividades deverão ser executadas com agilidade, segurança e efetividade, conforme as estimativas lançadas no cronograma durante a fase de planejamento.
Entretanto, poderão ocorrer mudanças e pedidos de alterações feitos pelos clientes ou chefias.
Embora alterações possam ser necessárias, nessa fase, o foco do gestor será atender aos padrões pré estabelecidos e promover melhorias contínuas.
Controle
O controle do que está sendo realizado é a maneira mais segura do gestor ter a garantia de que as atividades são executadas conforme o planejamento inicial.
Nessa fase, os avanços são validados de acordo com o progresso dos serviços e os desvios podem sofrer intervenções. Além disso, o gestor também estará monitorando o desempenho dos colaboradores.
Encerramento
Essa é a fase de finalização do projeto e o gestor ainda deve realizar algumas tarefas importantes, como: registro do aprendizado, por meio de documentações que expõem a experiência dos colaboradores e gerentes, e a assinatura do termo de aceite — que encerra a proposta e isenta os empresários de futuras responsabilidades.
O conceito de gestão de projetos
Depois de entender melhor a definição de projeto e as fases que o compõem, fica mais fácil compreender que a gestão de projetos é um conjunto de práticas e técnicas utilizadas para planejar, executar, monitorar e controlar os projetos de uma organização.
Isso inclui algumas ações, como:
- Elaboração e detalhamento do escopo;
- Organização dos recursos humanos, financeiros e materiais;
- Montagem do cronograma e registro dos custos;
- Monitoramento dos riscos associados ao projeto.
Essas ações visam entregar resultados de excelência às necessidades e desejos dos clientes do projeto.
Também asseguram que o projeto seja conduzido da melhor forma possível, sem falhas ou desvios — ou com o menor número possível deles.
Ela também possibilita que cada decisão seja embasada em estratégias e técnicas eficientes. Portanto, a gestão de projetos existe para que o projeto seja executado e concluído com sucesso.
Principais metodologias na gestão de projetos
Na gestão de projetos, existem as metodologias ágeis e as metodologias clássicas. Confira um pouco mais sobre cada uma delas:
Metodologias clássicas
As metodologias clássicas de gestão de projetos são aquelas que trabalham com o ciclo de vida preditivo, ou seja, buscam antecipar o trabalho do projeto, fazendo um planejamento detalhado das atividades.
Essas metodologias são mais indicadas para projetos em que se conhece bem o escopo do projeto e o escopo do produto. Ou seja, sabe-se o que fazer e como fazer. Portanto, a restrição primária da gestão de projetos tradicional é o escopo.
Metodologias ágeis
As metodologias ágeis são aquelas que trabalham com o ciclo de vida adaptativo. Isso significa que o escopo é detalhado progressivamente, à medida que são obtidas mais informações sobre o projeto.
Sendo assim, as metodologias ágeis são mais indicadas quando o projeto está inserido em um ambiente que muda com frequência. Portanto, a restrição primária da gestão de projetos ágil é o tempo.
Um exemplo de metodologia ágil é o Scrum, no qual o projeto é dividido em ciclos chamados de sprints, que geralmente têm a duração de duas a seis semanas.
5 benefícios de aderir à gestão de projetos na empresa
Uma gestão de projetos de excelência é capaz de transformar uma empresa e promover resultados fora da curva. Veja agora quais são os maiores benefícios desse gerenciamento:
1. Controle de processos
Um dos impactos principais é que o gerenciamento permite aumentar o controle sobre os projetos e os processos executados.
É possível saber o que tem sido feito, quais foram os resultados consolidados e o que ainda precisa ser alterado.
Dessa maneira, fica mais fácil reconhecer os pontos de atenção e saber como agir para melhorar a performance, por meio de planos de ação.
2. Cronograma em dia
Inclusive, o aumento do controle se reflete na pontualidade para cumprir as tarefas. Com um gerenciamento efetivo, dá para garantir que todos os resultados serão entregues dentro dos prazos.
3. Riscos menores
A execução de uma mudança, implementação, melhoria ou novidade sempre traz riscos. Se tudo é feito de maneira aleatória, sem um bom acompanhamento, eles se tornam ainda mais intensos.
Por isso, um dos benefícios da gestão de projetos é a capacidade de reduzir os riscos e aumentar a segurança por meio da previsibilidade.
4. Equipes engajadas
Cada colaborador envolvido no projeto entende seu papel e a importância da própria atuação, há um aumento no engajamento. Isso melhora os resultados, assim como garante níveis maiores de participação e produtividade.
5. Tomada de decisão mais inteligente
Como o gerenciamento é essencial para o controle, é responsável por levantar e fornecer informações. Assim, os gestores e líderes conseguem tomar decisões baseadas em dados reais, diminuindo, significativamente, as chances de escolhas equivocadas.
12 termos-chave que não podem faltar em uma gestão de projetos de excelência
Existem diversos tipos de gestão de projetos e cada um tem os seus próprios componentes, processos e formatos.
Mas qualquer metodologia escolhida inclui os termos-chave abaixo:
Metas inteligentes
Todos os projetos devem ter uma meta ou objetivo definidos. Ao elaborar as metas de um projeto, use a estrutura de metas SMART para assegurar-se de que hajam métricas e critérios claros para mensurar com precisão o êxito do projeto.
Planejamento de projeto
Um planejamento de projeto funciona como um roteiro dos elementos que a equipe precisa executar para ter êxito na realização das metas do projeto.
Orçamento
A maioria dos projetos dispõe de um orçamento que restringirá e definirá o que se pode realizar durante o projeto.
Riscos do projeto
Os riscos do projeto são todas as coisas que podem dar errado, como, por exemplo, ultrapassar o orçamento ou perder a data de conclusão.
Fazer a gestão do risco do projeto é a prática de identificar os riscos antes de começar um projeto, para que se possa preveni-los.
Escopo do projeto
Durante a fase de planejamento, também se deve definir o escopo do projeto, ou seja, o seu tamanho, limitações, orçamento e metas.
Plano de gestão de recursos
Um plano de gestão de recursos tem como objetivo definir a alocação dos recursos da equipe em termos de disponibilidade dos funcionários, ferramentas técnicas e orçamento.
Participantes
Os participantes do projeto são todos os que estão envolvidos nele, como uma equipe multidisciplinar e uma liderança executiva.
Cronograma
A maioria dos projetos tem um cronograma: uma data de início, quando o trabalho se inicia, e uma data final, quando o trabalho deve estar pronto.
Entregáveis
Os entregáveis são os ativos, arquivos ou produtos prontos ao fim do cronograma do projeto, como anúncios para uma campanha de marca ou recursos novos para um lançamento de produto.
Marcos
Marcos são etapas sinalizadoras que representam a conclusão de um grupo de trabalhos e o início um novo ciclo de trabalhos.
Ao contrário dos entregáveis, que representam um produto ou resultado, um marco é um momento no tempo.
Dependências
Um projeto pode também incluir dependências, que ocorrem quando uma tarefa não pode começar antes que outra tenha sido concluída.
Se o projeto tiver muitas dependências, pode ser vantajoso recorrer à visualização no estilo de gráfico de Gantt para ver os trabalhos representados num cronograma.
Progresso e atualizações de status
Ao gerir um projeto, é muitas vezes necessário enviar aos participantes do projeto relatórios de progresso e atualizações de status.
Gerar relatórios de qualidade pode aumentar a visibilidade e colaboração nas equipes interdisciplinares.
As ferramentas de gestão de projetos aumentam a eficiência das ações do time
Para colocar tudo o que falamos até aqui em prática, é uma decisão assertiva considerar o uso de uma ferramenta de gestão de projetos para ajudar a equipe.
Embora haja inúmeras opções de escolha, convém optar pela plataforma mais flexível, completa e fácil de implementar.
Um sistema de gestão de projetos como o SULTS não só otimiza os projetos gerenciados dentro do software, como também contribui para a interação das equipes. Vale a pena assistir aos cases de sucesso e experimentar.
Viu? A gestão de projetos possui uma grande relevância no ambiente corporativo, porque é ela que garante a execução das ações de forma estratégica e que gera resultados.
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