Realizar uma gestão de frotas eficiente já é uma necessidade para os gestores do setor de transporte e logística.
Segundo dados da Agência Brasil, em 2022, o ramo de transporte terrestre cresceu cerca de 18,4% em relação ao ano anterior.
Diante de tamanho crescimento, é fundamental que os profissionais do setor estejam atentos às melhores práticas de gerenciamento de frotas, a fim de continuar contribuindo para resultados cada vez melhores.
Pensando nisso, criamos este artigo com 7 dicas imperdíveis para esses gestores que estão focados em realizar uma gestão de frotas que realmente funcione. Veja!
O que é gestão de frotas?
A gestão de frotas é um processo que centraliza todas as atividades de controle de veículos de uma empresa.
Esses veículos podem ser motocicletas, vans, caminhões, carros de passeio e demais modelos que dizem respeito ao transporte terrestre.
Já as atividades administradas pelo gestor de frotas abrangem manutenção, abastecimento, reembolso de quilometragem, entre outros que fazem parte da rotina do setor de transporte e logística.
Uma gestão de frotas pode ser dividida em:
- Ativos – que são os veículos da frota;
- Insumos – tudo que a frota precisa para funcionar como por exemplo, combustível;
- Comportamento – que consiste nos dados sobre o comportamento dos motoristas da frota.
Para garantir uma boa gestão de frotas é preciso estar atento a todos esses pontos ao mesmo tempo, pois a soma deles é o que garante o bom funcionamento de toda a frota.
Como funciona a gestão de frotas na prática?
A gestão de frotas pode funcionar de formas diferentes, variando de empresa para empresa. Por muito tempo essa gestão foi feita a partir de planilhas, que eram alimentadas por gestores de frotas.
Hoje em dia esses profissionais permanecem presentes na rotina operacional, mas contam com sistemas inteligentes que monitoram o dia a dia da frota de forma muito mais inteligente e ágil.
Já com o uso de sistemas de gestão de frotas integrados, o trabalho do gestor se torna mais rápido, estratégico e eficiente, dispensando tarefas repetitivas e gastos com outros recursos.
No geral, a gestão de frotas é focada em uma programação para que os veículos estejam sempre em bom estado e seus condutores sempre disponíveis.
Conheça os principais indicadores da gestão de frotas
Para saber se o gerenciamento da frota está indo na direção certa, é necessário ficar de olho em indicadores como:
Manuseio e armazenamento dos materiais
Esse indicador mostra como o manuseio e a armazenagem de veículos e cargas impacta nos gastos da empresa.
É preciso notar os níveis de eficiência e ver onde as falhas estão acontecendo dentro dessa área, incluindo as possíveis avarias causadas pela movimentação errada ou armazenamento ineficaz.
Gerenciamento de estoque
As respostas a esse KPI podem aumentar consideravelmente a produtividade da frota, já que a organização do estoque influencia diretamente no tempo de carga, descarga e procura de determinado item para a condução de uma viagem.
Quanto menor for o tempo gasto em estoque, melhor será o tempo de produção na estrada.
Logística reversa
Esse indicador vai mostrar o ciclo de vida de cada produto de uma empresa de transporte de cargas (incluindo os automóveis) e as possíveis reciclagens que salvarão tempo e dinheiro da empresa.
Capacidade máxima
É necessário tentar sempre preencher o caminhão com o máximo do que ele pode rodar, tanto para evitar que os espaços não sejam aproveitados quanto que uma carga vire um peso extra posteriormente, em outra viagem.
Disponibilidade de veículo
Ter a resposta desse indicador pode auxiliar a negociar melhor os prazos com clientes e, além de obter satisfação de quem contrata o serviço, também conseguir economizar dinheiro.
Satisfação dos clientes
É preciso entender quais são as reclamações, com que frequência ocorrem e como a tomada estratégica de decisões pode diminuir a insatisfação dos clientes.
Dentre os índices que podem ser utilizados para esse KPI estão as avarias e extravios na entrega, os atrasos de prazo e a conduta dos motoristas.
Os 3 maiores benefícios da gestão de frotas
Os benefícios em promover uma gestão de frotas eficiente são inúmeros, mas destacamos o planejamento estratégico, a redução de custos e a segurança. Confira:
Planejamento estratégico
Uma boa gestão de frotas permite criar um planejamento estratégico com maior precisão, isso inclui:
- Plano de manutenções preventivas ou corretivas;
- Plano para revisões nos veículos;
- Planejamento de renovação de frotas.
Além da análise de dados para agir de acordo com as necessidades da frota, podendo verificar os veículos que estão consumindo mais combustível, os motoristas com mais infrações entre diversos outros dados.
Redução de custos
A partir de um controle mais eficiente de percurso, de gastos com combustível e direção dos veículos, a tendência é a redução de custos.
Fora as manutenções preventivas, que acontecem antes do problema aparecer e se tornar mais um gasto para a empresa.
Mais segurança
Por fim, o gerenciamento de frotas também garante mais segurança uma vez que cuida melhor dos veículos, faz um trabalho de prevenção de acidentes, treina os condutores e aposta sempre na análise de dados para entregar o melhor serviço.
Gestão de frotas: 7 dicas imperdíveis para gestores do setor
Agora sim! Confira quais são as principais dicas para uma gestão de frotas que seja realmente eficiente e que contribua para resultados positivos:
1. Planeje com base em conhecimentos de mercado
É essencial conhecer a concorrência externa e acompanhar as principais tendências de mercado. Dessa forma será possível realizar todo o planejamento das ações com base em informações atualizadas.
A partir do planejamento, os gestores conseguem evitar problemas e falhas no processo, além de determinar o caminho pelo qual será possível alcançar as metas estabelecidas.
2. Estabeleça os indicadores de performance
Depois de planejar as ações e de definir quais são os objetivos e metas estratégicos, é importante estabelecer os indicadores de performance (KPI’s).
Esses indicadores são uma excelente ferramenta de gestão para medir e para monitorar o nível de desempenho de uma organização, de um determinado processo ou equipe, por meio de dados quantitativos.
Nesta etapa, vale a pena conhecer melhor e promover a cultura data driven, bem como compreender a necessidade dos dashboards para as análises de desempenho.
3. Aposte na padronização de processos
Padronizar as etapas a serem executadas em determinada tarefa é sempre uma ótima opção para otimizar o tempo, para reduzir as falhas e para garantir a qualidade do produto/serviço.
Essa é uma prática muito utilizada no franchising para assegurar o sucesso das unidades e também se aplica muito bem ao contexto do setor de transporte e logística, uma vez que as frotas precisam estar em conformidade com as legislações internas e externas.
4. Promova a capacitação dos colaboradores
Tanto as metodologias, quanto as ferramentas de ponta que veremos adiante são essenciais para uma empresa de transporte e logística. Mas a capacitação dos colaboradores não pode ficar de fora!
Será por meio de cursos e treinamentos que as equipes saberão como operar os sistemas e, mais do que isso, serão capazes de propor soluções inovadoras para o setor.
Hoje, isso pode ser realizado com mais facilidade devido ao e-learning e as universidades corporativas.
5. Alie-se aos sistemas tecnológicos
Atualmente é possível encontrar diversas opções de sistemas tecnológicos que tornam a gestão da empresa mais inteligente, eficiente e organizada.
Um exemplo disso são os softwares de gestão que estão revolucionando a forma como os gestores acompanham o fluxo de trabalho no dia a dia.
Inclusive, um software de gerenciamento completo, como o SULTS, auxilia em todas as questões apontadas nas dicas anteriores, como planejamento, padronização e capacitação.
É interessante experimentar as opções e escolher aquela que melhor corresponde às demandas da empresa.
6. Atente-se à gestão de riscos e perdas
O gerenciamento de riscos no mercado de transporte e logística faz parte de um conjunto de medidas, que tem como objetivo prever adversidades que possam surgir durante o trajeto (acidentes, problemas mecânicos e roubos de cargas, por exemplo).
Essas medidas devem ser relatadas em um documento, começando pelo armazenamento até chegar na etapa final da entrega.
Esse arquivo contribui para evitar falhas na documentação de mercadorias, ajudar na escolha do veículo adequado, melhorar a qualidade das técnicas, prevenir gastos etc.
7. Peça o feedback dos clientes
Ouvir o feedback dos clientes é fundamental para qualquer empresa, em diferentes setores de atuação. Afinal de contas, grande parte do sucesso do negócio se deve a eles!
No caso do setor de transporte e logística, os clientes podem dar o feedback do prazo de entrega e da qualidade dos produtos entregues, por exemplo.
O fato é que toda operação deve trabalhar com a premissa do sucesso do cliente para obter resultados cada vez melhores.
E aí, o que você achou deste artigo?
Depois de conhecer um pouco mais sobre o conceito de gestão de frotas, vimos algumas dicas que realmente fazem a diferença para um gerenciamento assertivo no setor, principalmente com a ajuda da tecnologia.
Para entender mais sobre outros temas pertinentes, continue em nosso blog e leia mais!
