Já não há dúvidas de que o segredo das redes de negócios de mais sucesso no Brasil e no mundo está na padronização de processos.
A padronização é a solução que essas organizações encontram para garantir a assertividade de suas operações e, consequentemente, o crescimento exponencial da marca.
Criar uma visão única do processo por meio da padronização de procedimentos é cada vez mais essencial para alcançar a excelência e a eficiência operacional.
Dentre as redes de negócios que são pautadas em processos padronizados, as redes de franquias se destacam: o mercado registrou um crescimento acelerado no terceiro trimestre de 2022 em comparação ao mesmo período de 2021.
Esse estudo realizado pela Associação Brasileira do Franchising (ABF) também mostrou que o faturamento do setor saltou de R$47,385 bilhões para R$56,256 bilhões no período citado.
Mas, afinal de contas, o que é a padronização? Quais são os principais benefícios, além de contribuir para resultados positivos? Como promovê-la dentro de uma empresa?
Para responder a essas e outras dúvidas sobre o tema, leia este artigo até o final. Saiba tudo sobre a padronização de processos agora mesmo!
O que é padronização de processos?
A padronização de processos é o ato de uniformizar, normatizar e organizar fluxos de trabalho a fim de aumentar a produtividade, garantir a qualidade dos produtos e serviços e efetivar ganhos.
Em outras palavras, a empresa que adota a metodologia da padronização, desenvolve um padrão a ser seguido por todos os colaboradores diante de procedimentos diversos, como atendimento ao cliente, organização de vitrines, confecção de produtos, entre outros.
A padronização de processos responde às perguntas:
- O que é este processo? Qual a sua missão?
- Como começa e como termina o processo?
- Quem faz o que dentro do processo?
- Como é feito o processo? Qual a sequência de atividades?
- Por onde passa o processo? Quais os departamentos envolvidos?
- Por que existe esse processo? Qual a contribuição dele para a organização?
- Qual o resultado esperado do processo?
Com isso, ela descreve os processos detalhadamente, apresenta como devem ser iniciados e finalizados, determina os responsáveis por cada tarefa dentro do processo, especifica cada etapa a ser realizada e deixa evidente quais são os resultados esperados.
Na prática, por que a padronização de processos é importante?
A padronização de processos é muito importante para as empresas porque garante a melhor forma de executar um trabalho.
Então, uniformizar os processos da rotina operacional significa garantir que eles serão realizados da melhor maneira possível todas as vezes, mesmo que operados por diferentes pessoas.
Nesse sentido, padronizar serve para ter a repetibilidade do resultado, com todos fazendo da mesma forma. Assim, é possível gerar produtos ou serviços de alta qualidade gastando menos tempo e dinheiro.
Ao entender o passo a passo dos procedimentos padrões dentro da organização, os colaboradores entendem o impacto de suas tarefas e, com isso, eles se sentem parte importante da empresa e são motivados a fazer acontecer.
Portanto, padronizar processos é importante para:
- Garantir um modelo de trabalho;
- Ter um caminho bem definido para a execução das tarefas;
- Conferir previsibilidade ao processo.
O pioneiro na história da padronização de processos foi Henry Ford, fundador da Ford Motor Company, que deu início à produção de automóveis em larga escala.
Ford acreditava no poder dos padrões para assegurar a qualidade dos produtos e, após anos de validação no mercado, podemos dizer que ele sempre esteve certo.
Principais motivos que justificam a importância da padronização nas empresas de sucesso
> Evitar a variação nos processos
Em organizações em que não existe padronização de processos, cada um faz da forma como entende que é melhor.
Então, não existe uma forma consolidada e recomendada para executar as tarefas, o que pode apresentar riscos, principalmente, à qualidade dos produtos e serviços prestados.
Portanto, se existir mais de uma pessoa envolvida no processo e cada uma fizer do seu jeito, acontecerão inconsistências que podem gerar falhas.
> Atender a diversas regulações
Existem empresas que precisam atender a diversos tipos de regulações, como aquelas exigidas pela Anvisa, Bacen, ISO e ABNT, por exemplo.
Por isso, essas organizações estão sempre à procura de certificações que comprovem que elas estão seguindo as normas prescritas.
Normalmente, para confirmar a aderência a um padrão de mercado é preciso passar por uma auditoria. Nesse sentido, a padronização de processos é crucial para uma verificação assertiva.
> Delegar atividades
Quando os processos são padronizados é possível atribuir os responsáveis por cada etapa do processo.
Dessa forma, haverá mais transparência quanto às responsabilidades de cada colaborador. Além disso, a padronização de processos proporciona uma visão clara do que deve ser cobrado diante das expectativas alinhadas.
> Melhorar os resultados
Existe uma cultura de processos quando o trabalho realizado na organização é baseado em procedimentos claros e estabelecidos.
Dessa forma, fica mais fácil promover o desenvolvimento de funções especializadas com os conhecimentos e competências necessárias para executar as tarefas.
> Conhecer os processos
Essa é uma das preocupações mais comuns dos gestores e diretores, embora nem todos tenham a noção exata dos processos que fazem parte da rotina da empresa.
Além disso, se o processo estiver na cabeça de um único colaborador e ele for desligado da empresa haverá perda de informações muito importantes.
Isso pode causar reflexos na satisfação dos clientes e nos resultados da organização.
Padronização de processos: 11 benefícios que toda organização almeja
Após compreender o que é a padronização e por que ela é tão importante para empresas que se destacam no mercado, veja agora quais são os 11 principais benefícios em padronizar processos:
1. Melhor aproveitamento dos recursos
Os recursos de uma empresa precisam ser bem administrados para garantir a continuidade de negócio.
Nesse sentido, a padronização de processos ajuda a tomar melhores decisões sobre investimentos e ampliação de equipes, porque traz exatamente o trabalho que é feito pela empresa. Então, fica mais fácil encontrar oportunidades de melhorias dos processos e otimizá-los.
2. Mais produtividade
Como vimos até aqui, a padronização de processos prevê a melhor forma de executar uma sequência de atividades.
Logo, a melhor forma é aquela que traz velocidade, qualidade e preço justo. Além disso, possibilita aumento da produtividade dos colaboradores e da organização.
3. Viabiliza cursos e treinamentos
A padronização de processos oferece uma série de materiais para documentar os processos. Entre esses materiais estão procedimentos, diagramas e instruções sobre os processos.
Isso contribui muito na hora de capacitar novos colaboradores, que poderão consultar documentos confiáveis sempre que tiverem dúvidas.
Também dá para estabelecer encontros para ler e revisar o processo. Outra possibilidade é gravar esses encontros e disponibilizá-los em uma plataforma e-learning como a Universidade Corporativa.
4. Impulsiona a operacionalização do processo
Quando delegamos a operacionalização de um processo a uma equipe, ela pode investir tempo e energia no aperfeiçoamento das suas técnicas.
Ou seja, desenvolver as habilidades necessárias para executar as tarefas conforme os padrões.
Esse tipo de ação resulta na manutenção e na melhoria dos resultados. Afinal, a empresa contará com profissionais mais capacitados para trabalhar em setores bem determinados.
5. Experiência mais satisfatória ao cliente
Processos que entregam valor para os clientes são aqueles que mais necessitam de padronização. Isso porque os impactos que eles geram são imediatos.
Portanto, empresas que padronizam processos primários normalmente vivenciam uma melhora na satisfação e fidelização de clientes, o que é muito positivo para todos.
6. Processos mais transparentes
Quando você padroniza processos é preciso identificar os responsáveis pela sua realização. Alguém precisa ser responsável pelo processo, que é também responsável pelos resultados.
Com a padronização há mais clareza sobre as fronteiras dessa responsabilidade e quem está envolvido nela.
Muitas vezes, também será necessário envolver outros colaboradores como apoio para concretizar o processo.
7. Redução de custos
Este benefício pode ser considerado consequência de outros benefícios citados anteriormente. Pois, se a padronização de processos ajuda a aumentar a produtividade e fazer melhor uso dos recursos, isso resultará em redução de custos.
Então, com o orçamento maior e o entendimento das necessidades da empresa, os recursos passam a ser investidos nas áreas realmente prioritárias.
8. Produtos cada vez melhores
Com a padronização de processos e etapas de produção bem definidas, é mais fácil acompanhar e melhorar a qualidade dos serviços oferecidos ao mercado. Favorecendo, cada vez mais, a satisfação do cliente e a autoridade da marca.
9. Equipes mais motivadas
Os colaboradores também se beneficiam da padronização de processos. Dessa forma, eles sabem exatamente o que deve ser feito, como deve ser feito, por que e por quem deve ser feito.
Nesse sentido, o entendimento do motivo pelo qual um processo existe é essencial na motivação dos colaboradores. Por isso, quando as pessoas percebem sentido no que estão fazendo elas se empenham mais no resultado.
10. Menos retrabalho
Quando o processo não é bem conhecido por todos, é comum que aconteçam atividades redundantes e esforço duplicado. Isso gera retrabalho que poderia ter sido evitado com a padronização de processos.
11. Impulsiona a transformação digital
Os avanços tecnológicos mudaram a maneira como as empresas se relacionam com clientes, funcionários e concorrentes.
Desse modo, é preciso acompanhar as tendências do mercado, como as ferramentas que otimizam a gestão de uma empresa.
Um sistema de checklist eletrônico, por exemplo, permite a compilação de dados em tempo real e extingue o papel e as planilhas do negócio.
Com isso, é possível ter mais produtividade e mobilidade na rotina de trabalho, além de incentivar a transformação digital em todas as pontas do negócio.
Como promover a padronização de processos? Dicas imperdíveis a partir de agora!
Confira as dicas da empresa de consultoria Euax para que seja possível promover a padronização de processos de forma eficiente no seu negócio:
Definição de objetivos
Você deseja padronizar os processos de um departamento ou de toda a empresa? Se você não entende o porquê deseja padronizar o processo, talvez deva repensar essa ação.
É muito comum querer padronizar e otimizar todos os processos da empresa, mas nem sempre vale a pena gastar toda a energia da sua empresa nisso. É necessário refletir com calma e definir o objetivo estratégico da ação.
Levantamento das tarefas envolvidas no processo
Essa etapa é crucial na padronização de processos e nenhuma atividade pode ser esquecida.
É comum que os gestores se deparem com a seguinte situação: muitas versões de um mesmo processo contadas por diferentes colaboradores.
O que fazer nessas horas? Tente entender por que existem várias versões do processo e mobilize o time para chegarem a um consenso juntos.
União dos times em prol do mapeamento de processos
Faça uma dinâmica colaborativa, que proporcione a troca de experiências.
Tenha em mente que o compartilhamento de informações ajuda no engajamento e na motivação dos colaboradores. Quanto mais gente envolvida, maior a diversidade de ideias e opiniões.
Simplifique a documentação dos processos
A documentação dos processos deve ser simples e facilmente entendida por qualquer um que precise consulta-la. U
ma boa forma de fazer isso é trazer imagens para melhorar a visibilidade do processo. Fuja da linguagem rebuscada e padronize as formatações dos processos.
Para isso, utilize notações conhecidas, como BPMN. Dessa forma, vai ficar mais fácil identificar as atividades e seus responsáveis.
Aposte na capacitação dos colaboradores
Busque formas inteligentes de passar as informações aos participantes do processo. Reúna todos em uma sala e explique o conteúdo de forma didática.
Se você notar uma certa resistência nos colaboradores quanto à mudança, pode ser muito interessante contratar um consultor externo, que poderá apoiar na gestão da mudança, fazendo ações para preparar a organização e minimizar riscos e impactos.
Esse profissional poderá ajudar os colaboradores a se adaptarem ao processo padronizado da melhor forma possível.
Revisões e atualizações periódicas da documentação
Sempre é possível melhorar e otimizar os processos. Faça desse exercício uma prática constante e conte com a ajuda da tecnologia e da automatização de processos.
O importante é sempre buscar a melhoria contínua. Não é porque você padronizou seus processos uma vez que nunca mais será necessário fazer isso. Portanto, monitore o processo e quando for o momento certo faça uma revisão criteriosa!
A tecnologia é sempre uma ajuda valiosa na hora da padronização de processos
Ao longo deste conteúdo, falamos sobre o que é a padronização de processos e sua importância para as organizações.
Também trouxemos dicas para ajudar na implementação dessa prática no dia a dia, destacando a atuação de um software de gestão como aliado.
Nesse sentido, vale a pena conhecer o SULTS e todas as suas funcionalidades capazes de aprimorar o workflow de empresas de diferentes portes e de diversos setores.
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