A gestão administrativa é um conjunto de atividades que visa planejar, organizar, dirigir e controlar os recursos humanos, materiais, financeiros e informacionais de uma organização, com o objetivo de alcançar os resultados esperados.

Com isso, um dos pilares para o sucesso de qualquer empreendimento é a gestão administrativa, pois ela permite otimizar os processos, reduzir os custos, aumentar a produtividade, melhorar a qualidade e satisfazer os clientes.

Para saber mais sobe esses assuntos, vamos abordar os principais aspectos da gestão administrativa que você precisa dominar até o final deste artigo. Veja o que aprenderá:

Conceito da gestão administrativa e a sua importância

A gestão administrativa pode ser definida como a arte de coordenar as atividades de uma organização, utilizando os recursos disponíveis de forma racional e eficaz, para atingir os objetivos estabelecidos.

Com ela, é desenvolvido tanto o planejamento estratégico, que define a missão, a visão, os valores e as metas da organização, quanto o planejamento operacional, que detalha as ações, os prazos, os responsáveis e os indicadores de desempenho.

A gestão administrativa é importante porque permite:

  • Alinhar as expectativas dos stakeholders (clientes, fornecedores, colaboradores, acionistas, sociedade) com os propósitos da organização;
  • Definir e comunicar claramente as responsabilidades e as atribuições de cada membro da equipe;
  • Estabelecer padrões de qualidade e de excelência para os produtos e serviços oferecidos;
  • Monitorar e avaliar os resultados obtidos e corrigir eventuais desvios ou falhas;
  • Promover a melhoria contínua dos processos e das práticas de gestão;
  • Incentivar a inovação e a criatividade na busca de soluções para os problemas e desafios enfrentados;
  • Reconhecer e valorizar o desempenho e o potencial dos colaboradores;
  • Desenvolver uma cultura organizacional positiva e motivadora.

Funções realizadas pela gestão administrativa

De acordo com o clássico modelo proposto por Henri Fayol, um dos pioneiros da teoria da administração, independente do negócio a ser administrado, existem 4 funções da gestão administrativa. Veja!

Planejar

Este primeiro passo consiste em definir os objetivos a serem alcançados e os meios para isso.

Como mencionado por Fayol, todo projeto, independente do seu tamanho, precisa ter início com um  planejamento inteligente, pois ele dará ao gestor uma visão mais sólida sobre o que precisa ser feito, possíveis desvios e como podem ser corrigidos.

Durante essa etapa, é definido o objetivo principal, os passos para chegar até ele (metas), prazos, técnicas e método de trabalho, além da pessoa ou equipe que ficará responsável por cada fase

Além disso, planejamento envolve a análise do ambiente interno e externo da organização, a identificação das oportunidades e ameaças, a formulação das estratégias e dos planos de ação.

Organizar

Após o planejamento e os objetivos e os meios para concretizá-los definidos, chega o momento de distribuir as tarefas e os recursos entre as unidades e os indivíduos da organização.

Para isso, a organização envolve a definição da estrutura organizacional, dos cargos e funções, das normas e procedimentos, dos sistemas de informação e comunicação.

Um ponto importante nessa etapa é estabelecer tudo com muita clareza para toda a equipe, assim há a garantia de que todos efetuarão as seguintes demandas com excelência.

Dirigir

Dirigir o que foi planejado consiste na orientação e influência no comportamento dos colaboradores na execução das atividades.

Para realizar essa direção, envolve a liderança, a motivação, a comunicação, o feedback, o treinamento e o desenvolvimento dos colaboradores.

Com isso, é possível mostrar as prioridades e a sua ordem de importância para que todos saibam o que deve ser feito.

Controlar

Por último, verificar se as atividades estão sendo realizadas conforme o planejado e se os resultados estão sendo atingidos é primordial para garantir a excelência.

O controle envolve a medição do desempenho, a comparação com os padrões estabelecidos, a identificação das causas das variações e a tomada de medidas corretivas ou preventivas.

Desse modo, tudo é realizado em tempo hábil e com os recursos previstos.

As habilidades de um gestor administrativo de excelência

A gestão administrativa é essencial para o sucesso de qualquer empreendimento, pois permite otimizar os processos, reduzir os custos, aumentar a produtividade, melhorar a qualidade e satisfazer os clientes

Assim, para exercer as funções da gestão administrativa com eficiência e eficácia, um gestor administrativo de excelência precisa desenvolver algumas habilidades, sendo elas:

Habilidade técnica

A primeira habilidade a ser desenvolvida ou requerida de um gestor eficiente é a habilidade técnica referente ao domínio dos conhecimentos específicos da área de atuação.

Para que o setor de atuação do gestor tenham estratégias de sucesso, as atividades sejam bem definidas e o acompanhamento seja realizado, o conhecimento completo, primeiro, precisa vir do gestor.

Assim, ele consegue medir o nível de excelência, os desafios a ser superados e traças novos planos de ação para o aprimoramento técnico da área.

Esse conhecimento, então, perpassa pelos os conceitos, as técnicas e as ferramentas da administração, bem como as características do setor, do mercado e dos clientes.

Habilidade humana

Já a habilidade humana refere-se à capacidade de interagir e se relacionar com as pessoas.

Um gestor administrativo eficiente precisa saber trabalhar em equipe, resolver conflitos, delegar tarefas, ouvir sugestões, elogiar e criticar de forma construtiva, inspirar confiança e respeito.

Ou seja, o equilíbrio entre a gerência das atividades e o relacionamento uns com os outros colabora em um ambiente de trabalho mais agradável.

Para isso, com certeza, a habilidade da comunicação assertiva é embutida na habilidade humana para que não haja ruídos nessa interação.

Habilidade conceitual

Por último, quando falamos de habilidade conceitual, nos referimos à capacidade de pensar de forma abstrata e sistêmica, isto é, estratégica.

A visão estratégica, a analise de cenários, as tomadas de decisões, a solução de problemas, a inovação e a adaptação às mudanças é o conjunto de ações estratégicas quando o gestor contém essa habilidade conceitual.

Essa característica garante que o setor não caminhe apenas com o operacional, mas também sob uma visão estratégica de prospecção do setor.

Quais são os benefícios da gestão administrativa para as organizações?

Percebendo que a gestão administrativa, quando exercida com qualidade, garante a excelência desde o estratégico até o operacional, os benefícios que a organização recebe são inúmeros. Veja alguns deles:

  • Ascensão da competitividade: a gestão administrativa permite que a organização se diferencie dos concorrentes, oferecendo produtos e serviços de qualidade, com custos reduzidos e prazos adequados.
  • Aumento da lucratividade: a gestão administrativa permite que a organização maximize os seus resultados, otimizando o uso dos recursos, eliminando desperdícios e retrabalhos, reduzindo riscos e aumentando a eficiência e a eficácia dos processos.
  • Crescimento da satisfação dos clientes: a gestão administrativa permite que a organização atenda às necessidades e às expectativas dos clientes, entregando valor agregado, superando as suas demandas e fidelizando-os.
  • Maior da satisfação dos colaboradores: a gestão administrativa permite que a organização proporcione um ambiente de trabalho saudável, seguro e estimulante, reconhecendo e recompensando o desempenho e o potencial dos colaboradores, incentivando o seu crescimento profissional e pessoal.

Viu só? Todos os recursos administrativos necessitam de uma gestão inteligente para que o sucesso seja garantido!

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