Somente com um fluxo de trabalho será possível atender cada demanda de uma sequência e garantir a execução e a qualidade!

Nesse sentido, o workflow consiste em um método que organiza o fluxo de trabalho em uma empresa, definindo a sequência lógica e eficiente das atividades que devem ser realizadas.

Neste artigo, você irá encontrar um guia completo sobre tudo o que você precisa entender sobre workflow para finalmente aplicá-lo. Veja!

Conceito de Workflow

Workflow, em tradução livre, também chamado de “fluxo de trabalho“, é a forma como as tarefas são organizadas e executadas em uma empresa. Ele consiste em um conjunto de regras e procedimentos que determinam quem faz o quê, quando, como e por quê.

Dessa forma, o objetivo do workflow é otimizar os processos do negócio, eliminando desperdícios, retrabalhos, atrasos e erros. Para isso, ele utiliza a tecnologia para automatizar as atividades que podem ser feitas por máquinas e facilitar a comunicação e a colaboração entre as pessoas.

Um exemplo simples de work flow é o processo de aprovação de um documento. Em vez de enviar o documento por e-mail para várias pessoas e esperar que elas respondam com suas opiniões e sugestões, você pode usar um software de workflow que envia o documento automaticamente para os responsáveis pela aprovação, seguindo uma ordem pré-definida.

Assim, você economiza tempo e garante que o documento seja aprovado com mais rapidez e qualidade, por exemplo.

Workflow como método essencial para a gestão empresarial

Uma gestão empresarial eficiente começa quando é possível acompanhar cada fase de um processo, a fim de garantir que tudo esteja sendo feito com qualidade.

Pensando nisso, o workflow é importante para a gestão empresarial porque ele ajuda a organizar e padronizar os processos do negócio, tornando-os mais claros, eficientes e transparentes. Com o work flow, é possível :

  • Melhorar o desempenho das equipes, pois elas sabem exatamente o que devem fazer, como e quando;
  • Aumentar a satisfação dos clientes, já que eles recebem produtos e serviços de maior qualidade e no prazo;
  • Reduzir custos operacionais, eliminando atividades desnecessárias ou repetitivas;
  • Ampliar a competitividade da empresa, dado que é possível entregar mais valor aos seus clientes com menos recursos;
  • Facilitar a inovação e a melhoria contínua, pois consegue-se monitorar e avaliar os processos com mais facilidade e identificar oportunidades de aprimoramento.

Benefícios do Workflow

Dessa forma, entende-se que o workflow não deve ser confundido com uma tarefa ou com várias tarefas juntas, pois isso seria um projeto, mas sim como uma cadeia de tarefas que acontecem em uma sequência, além de ser algo que se faz regularmente.

Por esse motivo, enquanto a cadeia de tarefas em sequência está ativa, ela garante que haja agilidade, qualidade, produtividade, rastreabilidade, segurança e integração. Veja como o Workflow se aplica:

  1. Agilidade: acelera os processos do negócio, pois reduz as burocracias, os gargalos e as dependências entre as atividades.
  2. Qualidade: melhora a qualidade dos produtos e serviços entregues, pois diminui as chances de erros humanos ou falhas técnicas.
  3. Produtividade: aumenta a produtividade das equipes, pois elas conseguem realizar mais tarefas em menos tempo e com menos esforço.
  4. Rastreabilidade: permite rastrear todo o histórico dos processos do negócio, pois registra todas as informações relevantes sobre as atividades realizadas.
  5. Segurança: protege os dados e documentos da empresa, pois controla os acessos e permissões dos usuários envolvidos nos processos.
  6. Integração: integra as diferentes áreas da empresa, pois facilita a troca de informações e a colaboração entre elas.

Processo e Workflow: qual a diferença?

Ambos conceitos são muito usados no mundo dos negócios e a eficiência de cada um está na aplicação adequada na situação certa.

Quando o assunto é processo, entende-se que é uma sequência de atividades que tem um objetivo definido e que envolve pessoas, recursos e regras.

Nesse sentido, um processo pode ser simples ou complexo, dependendo do grau de padronização, formalização e automação que ele possui.

Por exemplo, um processo simples pode ser o de fazer um pedido em uma lanchonete, enquanto um processo complexo pode ser o de desenvolver um software.

Workflow é uma forma de representar graficamente um processo, mostrando as etapas, os responsáveis, os fluxos de informação e as decisões que devem ser tomadas.

Logo, ele pode ser usado para documentar, analisar, melhorar e automatizar um processo, facilitando a comunicação e a gestão do trabalho.

Um exemplo de workflow pode ser mostrar como um pedido é recebido, processado, entregue e pago em uma lanchonete.

Então, a diferença entre processo e workflow é que o primeiro é o conceito abstrato que define o que deve ser feito, enquanto o segundo é a forma concreta de visualizar e executar o processo.

Resumidamente, um mesmo processo pode ter diferentes workflows, dependendo da forma como ele é modelado e implementado.

Por outro lado, um mesmo workflow pode representar diferentes processos, dependendo do contexto e do objetivo em que ele é aplicado.

Portanto, pode-se concluir que processo e workflow são conceitos complementares e que ambos são importantes para o sucesso de qualquer organização.

Um processo eficiente é aquele que atende às necessidades dos clientes e dos stakeholders, otimizando o uso dos recursos e gerando valor. Um workflow inteligente é aquele que facilita a execução do processo, reduzindo erros, retrabalhos e desperdícios.

Mas, afinal, como desenvolver um fluxo de trabalho?

Já que o método de workflow é benéfico na gestão das empresas, o que deve ser definido para desenvolver um fluxo de trabalho inteligente?

Antes de tudo, é importante entender que os workflows criados precisam ser claros e intuitivos, uma vez que, entendendo que outros colaboradores também terão acesso e fará parte de processos ou represente processos, o desenvolvimento eficiente desse método é essencial.

Confira alguns passos:

  1. Definir o objetivo do workflow, ou seja, estabelecer o que você quer alcançar com ele, qual é o problema que ele vai resolver ou a oportunidade que ele vai aproveitar.
  2. Mapear o processo atual, considerando como o trabalho é feito hoje e estipular quais são as atividades envolvidas, quem são os responsáveis, quais são os recursos necessários e quais são os resultados esperados, definindo se é preciso manter ou haver mudanças.
  3. Identificar os pontos de melhoria, mapeando quais são as dificuldades, os desperdícios, os riscos e as insatisfações que existem no processo atual.
  4. Desenhar o novo workflow, observando como o trabalho será feito após a implementação do workflow. Para isso, será preciso definir quais serão as novas atividades, quem serão os novos responsáveis, quais serão os novos recursos, quais serão os novos resultados.
  5. Escolher um software de workflow é essencial para escolher a ferramenta que vai automatizar e gerenciar todo o fluxo, avaliando quais são as funcionalidades e os benefícios que ela oferece e como ela se integra com outros sistemas da empresa.
  6. Implementar o workflow e ver como será colocado em prática, quais são as etapas e os prazos para a implantação, como será a comunicação e o treinamento das equipes envolvidas.
  7. Monitorar e avaliar o workflow, acompanhando e medindo quais são os indicadores de desempenho e de qualidade que serão utilizados, como será o feedback e a correção de eventuais problemas.

Exemplos de fluxo de trabalho em setores

Para ilustrar melhor como funciona um workflow na prática, vamos ver alguns exemplos de aplicação em diferentes setores e situações. Confira!

Workflow de marketing

O fluxo de trabalho de marketing organiza as atividades relacionadas à estratégia de marketing da empresa. Ele pode envolver desde a criação de conteúdo até a análise de resultados, passando por etapas como planejamento, produção, revisão, aprovação, publicação e divulgação.

Confira um exemplo de workflow de marketing:

  • Como primeiro passo, o gestor de marketing define o tema e o formato do conteúdo a ser criado (por exemplo, um artigo para o blog);
  • Em seguida, o redator recebe a pauta e produz o texto seguindo as orientações do gestor;
  • Do redator, o texto pronto é enviado ao revisor e ele verifica se ele está adequado às normas gramaticais e ao estilo da empresa;
  • O designer recebe o texto revisado e cria as imagens e os elementos gráficos que vão compor o conteúdo;
  • Como devolutiva, o gestor de marketing recebe o conteúdo finalizado e aprova ou solicita ajustes;
  • Para dar andamento nas configurações, o analista de SEO recebe o conteúdo aprovado e otimiza-o para os mecanismos de busca;
  • O programador recebe o conteúdo otimizado e publica-o no blog da empresa;
  • Em seguida, analista de mídias sociais recebe o link do conteúdo publicado e divulga-o nas redes sociais da empresa;
  • E, por fim, analista de web analytics recebe os dados de acesso e engajamento do conteúdo e gera relatórios com insights para futuras ações.

Workflow de vendas

O workflow de vendas é o fluxo de trabalho que organiza as atividades relacionadas ao processo de vendas da empresa. Ele pode representar desde a prospecção até o pós-venda, passando por etapas como qualificação, apresentação, negociação, fechamento e fidelização.

Veja como seria um workflow completo para o setor de vendas:

  • O vendedor recebe um lead (potencial cliente) gerado pelo marketing ou por outra fonte;
  • O mesmo colaborador entra em contato com o lead por telefone ou e-mail e verifica se ele tem interesse e condições de comprar o produto ou serviço da empresa;
  • É agendado uma reunião presencial ou online com o lead para apresentar a proposta comercial;
  • Após isso, é enviada a proposta por escrito para o lead e aguarda sua resposta;
  • O vendedor negocia com o lead as condições de pagamento, entrega a garantia;
  • A venda é fechada com o lead e emite a nota fiscal e o contrato;
  • Em seguida, é encaminhada para a área responsável pela entrega do produto ou serviço ao cliente;
  • Por último, o vendedor faz um acompanhamento pós-venda com o cliente para verificar sua satisfação e oferecer suporte ou novas soluções.

Com cadeias estipuladas como essas e que também se aplicam em outros setores, todos da equipe tem acesso a uma representação padrão de como as tarefas são dadas em sequência.

Projeto SULTS como software para Workflows

Como já visto, basicamente, o workflow pode ser visto como um trabalho fluindo de um estágio para o outro, seja por meio de uma ferramenta, seja por outro processo.

Dessa forma, a escolha da ferramenta, que contenha os recursos adequados em dispor da melhor visualização, organização, estipulação de responsáveis e outros, é a peça-chave para atingir os melhores resultados.

O software de gerenciamento de Projetos do SULTS é a maneira mais rápida de monitorar, gerenciar e aperfeiçoar os projetos da sua empresa, já que nele é possível criar projetos, organizar e atribuir tarefas com mais eficiência.

Um dos recursos que melhor pode contribuir com o desenvolvimento de workflows é a possibilidade, dentro do projeto, estipular as fases por ordem de preferência e dentro delas as tarefas que devem ser realizadas.

Para garantir que todas foram executadas, é possível também definir as predecessoras, dentro de determinados prazos e feitos por responsáveis estipulados.

Com esses e outros recursos, o workflow mais completo e efetivo que o seu negócio precisa está centralizado em um único lugar!

Para saber mais, continue navegando em nosso blog e conheça mais sobre o SULTS.

Indústria