É fato que a gestão de uma rede de farmácias envolve processos diversos e uma série de documentos importantes e até mesmo obrigatórios para o funcionamento das unidades, conforme a legislação.
Vimos em outro artigo aqui no blog que o mercado farmacêutico já apresentava números bastante otimistas para aqueles que desejam investir no setor e, segundo o Guia da Farmácia, a projeção de crescimento permanece positiva.
De acordo com o ranking elaborado pela Sociedade Brasileira de Varejo e Consumo (SBVC), entre as 300 empresas que são consideradas as maiores varejistas do Brasil, 23 são do segmento de drogarias e perfumarias.
Juntas, as empresas somaram R$110.413 bilhões em 2021 e correspondem a 12,37% do faturamento de todas as varejistas ranqueadas.
Alguns exemplos das grandes redes farmacêuticas que se destacaram nesta pesquisa da SBVC foram Raia Drogasil, Farmácias Pague Menos e Extrafarma.
Para alcançar destaques tão significativos como esses, o gerenciamento nas redes de farmácias deve ser realizado com excelência.
Mas como será isso na prática? Quais são os processos que mais funcionam e contribuem para a expansão das marcas? Quais as metodologias e procedimentos são mais assertivos?
Embora cada contexto empresarial seja único, o Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento imprescindível e obrigatório em negócios na área da saúde e ele faz parte dessa gestão de excelência que sempre falamos.
Leia até o final deste artigo para saber mais sobre o tema!
O que é o Procedimento Operacional Padrão?
Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento legalmente obrigatório, fiscalizado pela Vigilância Sanitária, que descreve, com detalhes, as práticas e os processos que devem ser realizados em determinada atividade.
O método, chamado de SOP (Standard Operation Procedure) na sigla estrangeira, serve para prever e desenhar os resultados esperados de uma ação e, claro, para garantir a segurança e a qualidade da atividade desempenhada – seja ela qual for.
O POP atinge desde as atividades simples às mais complexas, diminuindo as chances de erros ou desvios e facilitando, inclusive, a obtenção de certificações e acreditações como a ISO.
Segundo o blog Inovafarma, é no POP de farmácias, por exemplo, que são elencados:
- Lista dos equipamentos necessários para um procedimento;
- Materiais e peças que um procedimento precisa;
- Mensuração e estabelecimento de padrões de qualidade (instrumentos de medida);
- Condições de fabricação, armazenagem e manipulação;
- Pontos e condições proibidas de cada procedimento;
- Estabelecimento de métodos de controle para as atividades;
- Listagem de possíveis anomalias que por ventura podem acorrer ao procedimento;
- Passo a passo de inspeções de rotina e produção;
- Responsáveis pelo procedimento.
Mais detalhes da gestão de processos em uma rede de farmácias
Além do POP, uma rede de farmácias precisa de outras metodologias para garantir que a gestão de processos seja realizada de forma assertiva e de acordo com a legislação específica.
Nesse sentido, é importante conhecer os termos MBPF e IT:
Manual de Boas Práticas Farmacêuticas (MBPF)
O MBPF é um documento que visa os detalhes processuais que acontecem no ambiente empresarial.
Assim, acaba sendo muito útil para identificar com mais precisão e agilidade os processos incorretos. O foco é padronizar atividades, promovendo a saúde.
O MBPF detalha informações como a política da farmácia (regras e normas), os objetivos dela (missão, valores, visão), os critérios das atividades realizadas e os procedimentos técnicos-sanitários.
Instrução de Trabalho (IT)
A IT indica o modo correto e detalhado de se executar as tarefas da organização. Ou seja, é focada na aplicação dos conhecimentos, o que garante a manutenção da qualidade de todo o processo – considerando a alternância de execução entre profissionais.
Diferente do POP, a IT é mais prática e mais técnica. Por isso, acaba sendo muito usada na validação de produtos, no armazenamento deles e até mesmo no controle de estoque.
De maneira resumida, quando criados, esses documentos devem detalhar o que (MBPF) o colaborador deve fazer, como (POP) ele deve executar as tarefas, para quem ficará a responsabilidade de cuidar das tarefas e quando (IT) ela será executada.
Rede de farmácias: 9 tipos de POPs aplicáveis à rotina operacional
Hoje temos um diverso leque de opções quando falamos em Procedimentos Operacionais Padrão, a depende do objetivo e da atividade que será executada.
Mas veja quais são os 9 principais POPs:
- Fundamentais (ou modelos): fornecem as diretrizes para elaboração dos POPs;
- Metódicos: descrevem sistemas completos de testes ou métodos de investigação;
- Arquivamento: protocolos para organização e arquivamento de documentos;
- Segurança: procedimentos de segurança e ações emergenciais;
- Produção: práticas necessárias dentro de cada etapa de produção;
- Armazenamento: procedimento para armazenamento de produtos;
- Qualidade: orientações para análise e controle de qualidade;
- Atendimento: orientações para lidar com prestação de serviços;
- Administrativos: esclarecimento das tarefas essenciais de gestão.
Passo a passo para montar um Procedimento Operacional Padrão de farmácia
Após ler e compreender melhor o conceito e a aplicação do POP diante da operação realizada em redes de farmácias, confira quais são os 8 passos necessários para montar o Procedimento Operacional Padrão, conforme dicas valiosas da Inovafarma:
- Escolher o nome do POP de farmácia, exemplo: Rotina para Armazenamento de Medicamentos;
- Definir o objetivo para o POP, exemplo: Condicionar os medicamentos comprados pela farmácia;
- Buscar documentos para referência (resoluções, cartilhas, livros, guias que falem sobre o processo);
- Aplicabilidade (onde vai ser usado na farmácia o POP de farmácia que foi criado?);
- Glossário (mostrar a definição de todas as siglas e termos que aparecem com frequência no POP);
- Detalhamento de cada etapa, como fazer e quem será o responsável por executar a tarefa;
- Se necessário exemplificar as etapas através de um fluxograma (ilustração visual de cada passo);
- Onde o Procedimento Operacional Padrão (POP de farmácia) será guardado e quem será o responsável.
Outros exemplos de POPs situacionais que podem ser utilizados em redes de farmácias e drogarias
- Acidente de trabalho;
- Aferição da pressão arterial;
- Medição da temperatura corporal;
- Compra de produtos;
- Atenção farmacêutica / assistência farmacêutica;
- Coleta de amostras para testes rápidos;
- Consulta farmacêutica;
- Devolução de produtos aos fornecedores e/ou aos clientes;
- Entrega de medicamentos em domicílio;
- Farmacovigilância;
- Intercambialidade de medicamentos;
- Limpeza de todos os ambientes da farmácia;
- Limpeza do ambiente de serviços farmacêuticos;
- Manutenção e calibração dos aparelhos;
- Produtos vencidos;
- Qualificação dos fornecedores;
- Recebimento e conferência de produtos;
- Treinamento de Funcionários etc.
Rede de farmácias: qual a importância de uma gestão baseada na padronização de processos?
Todo e qualquer negócio depende da execução integrada de inúmeros processos que se relacionam de forma direta ou indireta.
Dessa maneira, se padronizamos apenas algumas atividades isoladas e deixamos que algumas funções essenciais ocorram naturalmente, corremos o risco de desestabilizar todo a operação.
No caso das redes de farmácias, por exemplo, existe uma série de exigências que essa marca precisa cumprir, simplesmente, para se manter e se destacar no mercado.
Por exemplo, proporcionar um atendimento de excelência aos clientes, garantir a segurança e a qualidade dos produtos, assim como apresentar as devidas condições sanitárias obrigatórias.
Para que isso seja possível, é necessário um controle rígido da seleção de insumos para produção, captação e tratamento da água utilizada, limpeza adequada das instalações e equipamentos, prevenção de contaminações, empacotamento, armazenamento, logística, além dos cuidados com higiene, saúde e treinamento dos colaboradores.
Bastaria que a execução de apenas uma dessas operações não estivesse alinhada com as demais para que toda a cadeia parasse ou a qualidade do produto final fosse comprometida.
Sendo assim, os Procedimentos Operacionais Padrão também devem prever eventuais problemas, atrasos ou emergências, orientando toda a equipe de trabalho sobre as medidas necessárias em cada um desses cenários.
Isso também se aplica às atividades administrativas, que também precisam obedecer a uma rotina previamente definida.
Em poucas palavras, uma gestão baseada na padronização de processos é uma gestão que preza por processos otimizados em todo o fluxo de trabalho envolvido no funcionamento do negócio.
É uma gestão inteligente e que alcança resultados palpáveis e cada vez melhores.
Tão importante quanto implementar os POPs é escolher a ferramenta ideal para a rede de farmácias
Em nossos artigos, sempre buscamos dizer que não basta investir apenas nas metodologias mais eficazes para a transformação do ambiente de trabalho.
É preciso, também, saber escolher as ferramentas mais adequadas para atingir o objetivo estratégico proposto.
Assim, quando o tema é procedimentos padronizados, as plataformas de gestão estão a todo vapor. Existem diversas opções no mercado e analisar cada uma delas é essencial para a garantia de uma implementação de sucesso.
Como sugestão de ferramenta de gerenciamento completa, indicamos o SULTS. Ele é um software de gestão acessível pela web e pelo aplicativo no smartphone, cujo objetivo é otimizar processos e projetos de redes de farmácias e drogarias pelo Brasil.
Esse objetivo tem sido cumprido com maestria, como diz o depoimento de Stephan Passold, do Grupo StyloFarma.
Experimente agora mesmo e seja mais um case de sucesso!
