Para que aconteça a replicação assertiva dos padrões estabelecidos pela franquia, é preciso que os processos sejam bem definidos e gerenciados.
Mas, como garantir a qualidade e a uniformidade dos processos, visto que eles asseguram, de forma central, que os produtos e serviços oferecidos aos clientes mantenham a qualidade da rede?
A resposta está no aperfeiçoamento da gestão de processos e entendendo como ela é a base fundamental para o sucesso e a uniformidade em toda a sua rede.
Leia neste artigo como assegurar, por meio dessa gestão assertiva, que os padrões estabelecidos sejam seguidos de maneira consistente e rigorosa!
- Importância da gestão de processos nas redes
- Práticas para uma gestão de processos assertiva na franquia
- Automação dos processos para fortalecimento da estrutura da franquia a longo prazo
Relembrando o que são processos em franquias
Os processos são as atividades que os colaboradores de uma franquia realizam de maneira contínua, contribuindo para o funcionamento da organização como um todo. Mas, em um dia-a-dia tão atarefado, como garantir que essas atividades estejam sendo executadas corretamente?
A resposta está no gerenciamento de processos, que trata-se de uma forma de administração essencial para tornar a rede mais organizada e eficiente em suas operações.
Essa prática consiste na análise, da documentação, da otimização e do controle dos processos que envolvem a operação dessa organização.
Para otimizar os processos internos da rede, é preciso seguir os seguintes passos:
- Mapear os processos existentes: identifique quais são os processos que compõem o seu negócio, quem são os responsáveis por cada etapa, quais são os recursos necessários, quais são as entradas e as saídas de cada processo e quais são os clientes internos e externos.
- Analisar os processos atuais: avalie o desempenho dos processos, verificando se eles estão alinhados aos objetivos estratégicos da empresa, se eles atendem às expectativas dos clientes, se eles apresentam problemas ou oportunidades de melhoria.
- Redesenhar os processos: proponha melhorias nos processos, eliminando atividades desnecessárias ou redundantes, simplificando ou automatizando tarefas, integrando ou segregando funções, redefinindo papéis e responsabilidades.
- Implementar as mudanças: execute as alterações propostas nos processos, comunicando-as aos envolvidos, treinando-os para as novas formas de trabalho, disponibilizando os recursos adequados.
- Monitorar e avalie os resultados: acompanhe o desempenho dos processos após as mudanças, comparando-os com os indicadores anteriores, verificando se houve melhoria na eficiência, na qualidade, na satisfação dos clientes.
- Repetir o ciclo: realize periodicamente novas análises e melhorias nos processos, buscando sempre aperfeiçoá-los e adaptá-los às mudanças do mercado.
Importância da gestão de processos nas redes
Como foi dito na seção anterior, a gestão de processos é crucial para organizar as atividades da rede de forma lógica e sequencial. Isso leva a uma maior eficiência operacional, reduzindo desperdícios e melhorando a produtividade da equipe.
Especificadamente para franquias, o gerenciamento de processos garante que eles sejam executados de acordo com normas, regulamentos e padrões predefinidos.
Isso é essencial para manter a qualidade dos produtos ou serviços e evitar quebra na padronização, característica principal das redes de franquias.
Considerando diferentes segmentos de redes existentes, veja a seguir como a gestão de processos impacta na eficiência operacional, no controle de qualidade e na melhoria contínua!
1. Eficiência operacional
A otimização dos processos reduz custos operacionais, melhora a produtividade e aumenta a lucratividade.
Considere, por exemplo, uma rede de lojas de varejo que utiliza um sistema de gestão de estoque automatizado.
Esse sistema permite rastrear o nível de estoque em tempo real, garantindo que os colaboradores responsáveis reabasteçam o estoque com os produtos quando necessário, além de gerar de relatórios de vendas.
Como resultado, a empresa consegue reduzir custos operacionais, evitar a falta de produtos nas prateleiras e mantêm um alto nível de produtividade entre os colaboradores.
2. Controle de qualidade
Uma gestão de processos eficaz permite o monitoramento constante da qualidade dos produtos ou serviços, garantindo que os padrões da franquia sejam mantidos.
Suponhamos que em uma franquia de lavanderia, há um processo de verificação de qualidade rigoroso para cada peça de roupa que é limpa, cada item é inspecionado visualmente e verificado se está adequado ao padrão de qualidade antes de ser devolvido ao cliente.
Seguir esse processo de maneira rigorosa garante que todas as roupas estejam impecáveis, sem manchas ou danos, mantendo os altos padrões da rede.
3. Melhoria contínua
A gestão de processos não se limita somente à manutenção do estado atual. Ela também envolve a identificação de áreas de melhoria e a implementação de mudanças para aprimorar constantemente os processos e os resultados.
Um exemplo que podemos citar é a criação do menu sazonal de primavera da Starbucks, onde a rede incluiu opções de bebidas mais leves e que, também, tinham bastante procura.
Neste caso, a rede conseguiu perceber uma demanda por bebidas refrescantes, devido as altas temperaturas e incluiu em sua operação a produção dessas bebidas.
Essa capacidade de melhoria contína faz com que a franquia permaneça relevante e continue atraindo clientes.
Esses exemplos ilustram como a gestão de processos assertiva pode ser aplicada em diferentes tipos de franquias para alcançar seus objetivos.
Práticas para uma gestão de processos assertiva em franquias
Ao implementar determinadas práticas, as franquias podem estabelecer uma gestão de processos eficaz que promova a consistência, a qualidade e o sucesso em toda a rede.
A colaboração entre a franqueadora e os franqueados é essencial, garantindo a aderência aos processos e a busca contínua pela excelência operacional.
Pensando nisso, vamos explorar algumas dessas práticas importantes para que as franquias adotem:
1. Padronização e documentação
A primeira etapa é documentar todos os processos operacionais da franquia, desde a produção até o atendimento ao cliente.
Isso inclui procedimentos, políticas e padrões de qualidade, garanta também que todos os funcionários tenham acesso fácil a essa documentação e a compreendam bem.
2. Treinamento e educação contínua
Outra prática importante é oferecer treinamento abrangente para todos os funcionários, desde a equipe de gerenciamento até os membros da equipe da linha de frente.
O treinamento deve incluir a compreensão dos processos, os padrões de qualidade e as melhores práticas.
Além disso, mantenha um programa de educação continuada para que todos estejam atualizados sobre as mudanças nos processos.
3. Monitoramento e avaliação
Faça também a implementação de sistemas de monitoramento para acompanhar a execução dos processos em todas as unidades da franquia.
Isso pode incluir auditorias regulares, inspeções e feedback dos clientes. Use métricas e KPIs para avaliar o desempenho e identificar áreas que precisam de melhorias.
4. Comunicação eficiente
A comunicação é vital em redes com muitas unidades, então estabeleça canais de comunicação eficazes entre a sede da franquia e as unidades individuais.
A comunicação regular é fundamental para garantir que todas as atualizações, mudanças nos processos e informações importantes sejam compartilhadas de maneira oportuna.
Automação dos processos para fortalecimento da estrutura da franquia a longo prazo
Neste artigo, buscamos esclarecer como a eficiência operacional é fundamental para as redes, com múltiplas unidades, a padronização e a otimização se torna essencial para garantir que todas as operações estejam alinhadas.
A automação traz essa eficiência, facilitando o cumprimento dos processos, reduzindo tarefas manuais demoradas e propensas a inconformidades e permitindo que as equipes se concentrem em atividades mais estratégicas.
Algumas das metodologias e ferramentas que podem ser adotadas são:
Fluxograma
Trata-se de um diagrama que representa graficamente o fluxo das atividades de um processo, mostrando as etapas, os responsáveis, as decisões, as entradas e as saídas.
Alguns aplicativos que podem ser utilizados são:
- Microsoft Visio: o Microsoft Visio é uma das ferramentas mais conhecidas para a criação de diagramas, incluindo fluxogramas. Ele oferece uma ampla gama de modelos e recursos de formatação para criar fluxogramas detalhados.
- Lucidchart: o Lucidchart é uma ferramenta de diagramação online que permite criar fluxogramas, diagramas de processos e muitos outros tipos de diagramas de forma colaborativa. É conhecido por sua facilidade de uso e integração com outras ferramentas, como o Google Workspace e o Microsoft Office.
- Draw.io: draw.io é uma ferramenta gratuita de diagramação online que suporta a criação de fluxogramas. É uma escolha popular para colaboração em tempo real e é compatível com várias plataformas de armazenamento em nuvem.
SIPOC
Essa sigla significa Suppliers (fornecedores), Inputs (entradas), Process (processo), Outputs (saídas) e Customers (clientes).
O SIPOC é uma ferramenta utilizada para mapear o processo de um sistema, identificar as entradas e saídas, além dos principais processos envolvidos.
Seu objetivo é fornecer uma visão geral do processo e auxiliar a identificar oportunidades de melhoria. Algumas ferramentas encontradas são:
- SmartDraw: O SmartDraw é uma ferramenta de diagramação que oferece modelos de SIPOC e ajuda na criação de diagramas profissionais com facilidade. Ele oferece integração com outras ferramentas de produtividade.
- Gliffy: O Gliffy é uma ferramenta de diagramação que pode ser usada para criar SIPOCs. Ele oferece modelos e recursos de formatação para criar diagramas visualmente atraentes.
- Google Docs/Sheets/Slides: Para compartilhar documentos, planilhas e apresentações que podem ser colaborativamente editados e atualizados.
PDCA
Trata-se de uma ferramenta que consiste em um ciclo de quatro etapas para planejar, executar, monitorar e melhorar um processo. Sua sigla significa Plan (planejar), Do (fazer), Check (verificar) e Act (agir).
Alguns exemplos de ferramentas que podem ser utilizadas são:
- Trello: ferramenta de gerenciamento de projetos que permite criar quadros, listas e cartões para organizar as etapas do plano de ação.
- Microsoft Teams ou Slack: essas ferramentas são de comunicação e colaboração para coordenar as atividades e manter a equipe informada sobre as tarefas a serem executadas.
Lean
Trata-se de uma metodologia de gestão que elimina os desperdícios e maximiza o valor dos processos, baseada nos princípios de valor, fluxo, puxada, perfeição e respeito pelas pessoas.
Se você ficou com dúvidas em onde colocar todas essas dicas em prática, temos a recomendação de um sistema que garantirá todos os benefícios mencionados em um só lugar.
Para implementar essa metodologia em sua rede é necessário um sistema de gerenciamento robusto e o SULTS é esse sistema, pois consiste em um conjunto de ferramentas para administrar todos os processos de forma assertiva.
Como vimos,
a gestão de processos, é crucial em franquias, sendo uma vantagem competitiva quando bem desempenhada, para isso, é necessário que as redes se atentem as tendências tecnológicas e adotem ferramentas que otimizem esses processos!
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