A gestão de tarefas conta com metodologias capazes de aprimorar todo o processo envolvendo o planejamento e execução de atividades.
Uma boa gestão de tarefas conta com metodologias aliadas às suas práticas.
Com o intuito de definir o início e o fim das atividades, tais recursos configuram-se como sistemas prontos que são amplamente utilizados no universo corporativo.
A implementação dessas metodologias permitem que o gestor de tarefas e toda a sua equipe consigam analisar de maneira completa – “the big picture” – o funcionamento de qualquer processo a ser trabalhado, a fim de garantir uma gestão mais assertiva.
No artigo de hoje, apresentaremos as 4 principais metodologias, capazes de otimizar a gestão de tarefas do seu negócio.
Vamos lá?
Gestão de tarefas: 4 metodologias importantes
Lean
O Lean baseia-se no controle de despesas e na cultura de racionamento em todas as etapas do trabalho a ser desenvolvido.
Dessa forma, esta metodologia visa o desperdício de recursos e redução de custos empresariais.
Kanban
O Kanban é um fluxograma criado para facilitar a divisão de tarefas a partir de cartões coloridos que indicam em qual parte do ciclo de desenvolvimento a equipe se encontra.
Cartões rosas, azuis e amarelos, por exemplo, representam as atividades já concluídas.
Os cartões azuis também podem ser utilizados para indicar as tarefas em andamento e os amarelos para para indicar atividades urgentes ou em atraso.
Scrum
As jornadas no Scrum são divididas em Sprints, ciclos mensais que marcam o tempo em que um conjunto de tarefas devem ser concluídas.
Neste período, reuniões matinais diárias — Daily Scrum — devem acontecer para que os colaboradores possam discutir acerca das atividades concluídas ou executadas no dia anterior.
Dessa forma, toda equipe se atualiza quanto às possíveis alterações e melhorias relacionadas às tarefas vigentes.
GTD
O método GTD ou “Getting Things Done” — ter as coisas feitas —, possui o intuito de focar na conclusão da etapa de tarefas atual antes mesmo de dar prosseguimento a qualquer fase futura do processo.
O funcionamento desta metodologia baseia-se em 5 etapas, sendo elas:
- Coletar: coleta inicial de todos os pensamentos e ideias acerca das tarefas a serem desenvolvidas.
- Processar: análise de todas as anotações realizadas na primeira etapa com o intuito de concluir se há ou não necessidade de intervenção.
- Organizar: organização das demandas criadas para toda a equipe.
- Revisar: revisão e atualização de tudo que foi feito e planejado até o momento.
- Fazer: fase destinada à execução de todas as tarefas de acordo com seus níveis de urgência.
Gestão de tarefas: como fazer?
Para além das metodologias abordadas neste artigo, uma boa gestão de tarefas também depende de um bom software capaz de organizar e controlar todas as atividades a serem cumpridas.
É por isso que a SULTS oferece ao mercado o melhor sistema de gestão de tarefas, responsável pela organização, produtividade e o sucesso de toda a sua empresa.
O Sistema de Gestão de Tarefas online é ideal para:
- Gerenciar e organizar tarefas;
- Emitir notificações com lembretes acerca de atividades incompletas ou não realizadas;
- Destacar as tarefas mais importantes;
- Criar e controlar todas as atividades a serem realizadas;
- Definir prazos específicos para cada tarefa;
- Atribuir permissões aos colaboradores para que possam visualizar suas demandas.
Experimente nosso sistema gratuitamente por 14 dias e faça parte da lista de clientes que utilizam nossas soluções para garantir o sucesso de seus negócios.
Conheça o SULTS!
SULTS é o software de gestão mais completo do mercado que atende muito bem às necessidades de gerenciamento de redes de franquias, de filiais, de associações, de redes de licenciamento e de diversos outros segmentos, como alimentação, indústria, drogaria, educação, entre outros.
Com mais de 20 módulos integrados, o SULTS tem tudo o que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia a dia no ambiente de trabalho.
Com o SULTS você se conecta com os seus colaboradores de uma maneira totalmente inovadora: construindo relacionamentos mais significativos e duradouros, conhecendo melhor suas necessidades, identificando novas oportunidades e resolvendo os problemas de comunicação da sua rede de franquias de forma mais ágil.
Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados.
Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.
Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais.
Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.
Conheça 7 dos principais módulos do SULTS:
Módulo Checklist: O checklist é um dos módulos mais utilizados pelos usuários SULTS, porque ele é adaptável, dinâmico e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. “Mas eu consigo criar um checklist específico para cada situação, definindo os tipos de resposta, por exemplo?” Sim! Sabemos que cada rede de franquias é única e que cada unidade também possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo a gosto, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.
Módulo Chamados: Você saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns minutos.
Módulo Expansão: Expandir a rede de franquias é o objetivo de todo e qualquer empreendedor e nós da SULTS sabemos que, para dar certo, é preciso muita organização. Então, eis o módulo de expansão! Nesse módulo, diversas etapas do funil de vendas são automatizadas, o que permite a você mais tempo para garantir a qualidade dos processos em execução e, consequentemente, o aumento do faturamento. Se você pensou em CRM, é isso aí! O SULTS também é um CRM de vendas que proporciona as ferramentas necessárias para o seu time: canais de vendas, gerenciamento de pipelines, automação e suporte para vendas recorrentes.
Módulo Implantação de Unidades: Negociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.
Módulo Universidade Corporativa: De fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.
Módulo Disco Virtual: “Mas cadê aquele arquivo que estava aqui?” – provavelmente deve estar em algum e-mail por aí! Quem nunca acumulou trabalho pela falta de um documento específico que atire a primeira pedra. Sabemos muito bem que a centralização de documentos importantes e de fácil acesso à rede e demais franquias/filiais é fundamental para o bom andamento dos processos. Por isso, criamos o módulo disco virtual. Nele é possível atribuir permissões de visualização aos usuários (disco público, disco da rede, disco das unidades), controlando o acesso aos arquivos e garantindo a segurança da operação.
Módulo Comunicados: Já pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu recado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o aviso e ele será disparado automaticamente pelo SULTS!
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