Gestão de tarefas: entenda o conceito e conheça suas vantagens

A gestão de tarefas é amplamente utilizada no mundo corporativo, pois oferece benefícios capazes de aumentar a produtividade dos colaboradores, otimizar todos os processos e reduzir custos empresariais.

A gestão de tarefas tem se tornado fator imprescindível para o crescimento almejado por qualquer corporação, já que vivemos na era da agilidade e do imediatismo, cercados pelas constantes inovações tecnológicas que preocupam-se com a otimização e desenvolvimento eficiente de inúmeras atividades.

O universo corporativo possui seus desafios, e o gerenciamento inadequado de quaisquer demandas faz parte das dificuldades capazes de prejudicar o funcionamento saudável da empresa.

Apostar em uma solução tecnológica que administre e direcione todas as tarefas é fundamental para a potencialização de seu empreendimento e consequente aprimoramento da comunicação entre colaboradores.

De acordo com a pesquisa da IDG Research Service, empresas que utilizam softwares de gestão de tarefas, crescem rapidamente e possuem maior taxa de produtividade.

Logo, o artigo de hoje tem o intuito de apresentar todos os detalhes sobre o gerenciamento de tarefas, suas vantagens e a ferramenta ideal para criação e controle de atividades.

Continue a leitura e descubra como alavancar seu negócio!

Afinal, o que é uma tarefa? 

Podemos definir “tarefa” como uma atividade realizada por meio de procedimentos, contando com prazos e objetivos bem definidos, onde o intuito é concluir, de modo eficiente e eficaz, determinado projeto.

Cada tarefa é desempenhada por colaboradores distintos e, portanto, é essencial que todos os processos que compõem o planejamento estejam devidamente alinhados entre toda a equipe. 

Mas você sabia que existem diferentes tipos de tarefas?

Pois é, a divisão de categorias ocorre devido aos distintos níveis de urgência existentes para a conclusão de determinada atividade. 

Confira cada uma delas a seguir!

Quais são os 4 principais tipos de tarefas?

Cada tarefa diferencia-se de acordo com objetivos e prioridades específicas, portanto, podemos classificá-las em diferentes tipos.

Conheça os principais:

Tarefas emergenciais 

As tarefas emergenciais podem ser consideradas como as mais importantes, pois requerem rápida ação e precisam ser concluídas e entregues de forma imediata, já que possuem alto nível de prioridade. 

Tarefas urgentes

Diferente da tarefa emergencial, as urgentes possuem um prazo bem apertado para a realização da entrega.

Geralmente são tarefas que já estavam inclusas no planejamento, mas que por determinados motivos, bem como atrasos, acabaram alinhando-se a esta categoria.

Tarefas com prazo

As tarefas de prazo seguem o cronograma adequadamente devido ao tempo hábil que têm para serem realizadas da melhor maneira possível, sempre focando em bons resultados.

Tarefas planejadas

Tarefas planejadas são as mais desejadas pelos gestores, já que possuem um cronograma bem definido e capaz de contar com imprevisibilidades: desvios e atrasos.

Nesta categoria os resultados tendem a superar as expectativas, porque tudo é pensado e executado detalhadamente.

Quais são as vantagens da gestão de tarefas?

A gestão de tarefas é capaz de promover diversos benefícios ao mundo corporativo, pois permite que as demandas sejam realizadas de forma otimizada e com alta taxa de desempenho. 

Dentre as principais vantagens desta gestão, vale a pena citarmos:

Integração dos setores

Quando um software de gerenciamento de tarefas faz parte do contexto da gestão, é possível realizar a devida integração entre os setores, já que a solução tecnológica facilita a comunicação entre cada equipe, contribuindo com o alinhamento de todos os processos.  

Redução de tarefas repetidas

Já que a gestão de tarefas permite que tudo seja monitorado e controlado devidamente, é incomum que tarefas repetidas surjam e diminuam a produtividade da equipe.

Redução de custos

Com a economia gerada a partir do aumento da produtividade, da diminuição de tarefas repetitivas e da integração de informações entre equipes, a redução de custos torna-se uma realidade.

Qual ferramenta utilizar para o gerenciamento de tarefas? 

Como bem vimos, é fundamental que o gerenciamento de tarefas seja realizado através de um software ideal, capaz de organizar e controlar todas as atividades a serem cumpridas pelos colaboradores.

É por isso que a SULTS oferece ao mercado o melhor sistema de gestão de tarefas, capaz de contribuir com a organização, a produtividade e o sucesso de toda a sua empresa.

O Sistema de Gestão de Tarefas online é ideal para:

  • Gerenciar e organizar tarefas;
  • Emitir notificações com lembretes acerca de atividades incompletas ou não realizadas;
  • Destacar as tarefas mais importantes;
  • Criar e controlar todas as atividades a serem realizadas;
  • Definir prazos específicos para cada tarefa;
  • Atribuir permissões aos colaboradores para que possam visualizar suas demandas.

Aproveitamos a oportunidade para falar um pouquinho mais do nosso sistema que é bem robusto e que pode otimizar os projetos e os processos da sua empresa. Veja:

Conheça melhor o SULTS!

Plataforma de gestão SULTS - Universidade corporativa

SULTS  é o software de gestão mais completo do mercado que atende muito bem às necessidades de gerenciamento de redes de franquias, de filiais, de associações, de redes de licenciamento e de diversos outros segmentos, como alimentação, indústria, drogaria, educação, entre outros.

Com mais de 20 módulos integrados, o SULTS  tem tudo o que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia a dia no ambiente de trabalho.

Com o SULTS  você se conecta com os seus colaboradores de uma maneira totalmente inovadora: construindo relacionamentos mais significativos e duradouros, conhecendo melhor suas necessidades, identificando novas oportunidades e resolvendo os problemas de comunicação da sua rede de franquias de forma mais ágil.

Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados.

Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.

Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais.

Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.

Conheça 7 dos principais módulos do SULTS:

Módulo ChecklistO checklist é um dos módulos mais utilizados pelos usuários SULTS, porque ele é adaptável, dinâmico e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. “Mas eu consigo criar um checklist específico para cada situação, definindo os tipos de resposta, por exemplo?” Sim! Sabemos que cada rede de franquias é única e que cada unidade também possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo a gosto, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.

Módulo ChamadosVocê saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns minutos.

Módulo ExpansãoExpandir a rede de franquias é o objetivo de todo e qualquer empreendedor e nós da SULTS sabemos que, para dar certo, é preciso muita organização. Então, eis o módulo de expansão! Nesse módulo, diversas etapas do funil de vendas são automatizadas, o que permite a você mais tempo para garantir a qualidade dos processos em execução e, consequentemente, o aumento do faturamento. Se você pensou em CRM, é isso aí! O SULTS também é um CRM de vendas que proporciona as ferramentas necessárias para o seu time: canais de vendas, gerenciamento de pipelines, automação e suporte para vendas recorrentes.

Módulo Implantação de UnidadesNegociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.

Módulo Universidade CorporativaDe fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.

Módulo Disco Virtual“Mas cadê aquele arquivo que estava aqui?” – provavelmente deve estar em algum e-mail por aí! Quem nunca acumulou trabalho pela falta de um documento específico que atire a primeira pedra. Sabemos muito bem que a centralização de documentos importantes e de fácil acesso à rede e demais franquias/filiais é fundamental para o bom andamento dos processos. Por isso, criamos o módulo disco virtual. Nele é possível atribuir permissões de visualização aos usuários (disco público, disco da rede, disco das unidades), controlando o acesso aos arquivos e garantindo a segurança da operação.

Módulo ComunicadosJá pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu recado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o aviso e ele será disparado automaticamente pelo SULTS!

Assista aos nossos cases de sucesso e solicite uma demonstração gratuita da nossa ferramenta.

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