O Business Process Management ou BPM visa melhorar processos dentro da empresa e assim gerar mais valor para ela, uma vez que terá uma maior eficiência.
Dito isso, nesse artigo falaremos sobre o conceito, finalidades e benefícios, além de demonstrar uma série de termos que estão associados ao BPM.
O mau funcionamento de um processo dentro do empreendimento gera consequências em todos os outros setores. Isso ocorre uma vez que tudo se conecta e trabalha para garantir lucro à empresa. Por isso é necessário muita organização para que não seja preciso uma manutenção constante das atividades.
O que é Business Process Management (BPM)?
O BPM engloba todas as práticas que visam melhorias constantes para todas as áreas do negócio.
Essas ações são adaptadas para atender a demanda dos clientes, que leva em consideração suas necessidades e também expectativas.
Gerindo bem cada processo, o controle sobre eles é facilitado, podendo analisar e definir melhores opções e com isso obter mais vantagem diante da concorrência.
Resumindo, Business Process Management são práticas de gestão agregadas aos diversos setores de um empreendimento.
Quais são os conceitos relacionados ao BPM?
Mapeamento dos processos
Entender a funcionalidade de cada etapa e ter uma organização detalhada das análises de cada uma delas, entendendo as métricas e sabendo a fundo cada processo, auxilia a pensar em formas de solucionar problemas, além de avaliar os gastos e buscar o aprimoramento.
Padronização
Quando um padrão para o desenvolvimento do processo é estabelecido, executando-o na sua melhor performance, não se perde tempo com atividades desnecessárias, que podem causar gastos sem utilidade e que demandam mais tempo e esforços. Assim, é preciso estabelecer um padrão e deixá-lo bem claro para todos os colaboradores, delimitando bem suas funções.
Com processos padronizados, é possível ter bem definido como serão feitas as ações, construindo uma visão bem detalhada de cada etapa, além de poder delegar funções, ter mais facilidade para solucionar problemas e melhorar os resultados.
Otimizando processos
Para que sua empresa, de modo geral, tenha destaque e melhore seu desempenho, todos os processos envolvidos precisam ser otimizados. Na maior parte das vezes é possível pensar em formas ainda melhores de agir e conseguir alcançar resultados até melhores. Isso torna cada etapa ainda mais eficiente.
BPI ou Business Process Improvement
O BPI faz uma análise de como cada ação está sendo executada no período atual, a fim de buscar formas para melhorá-las. Em seguida, cria-se um fluxo de trabalho voltado para gerar valor para o cliente. É uma ferramenta muito benéfica e que gera melhores resultados, a partir da economia de tempo e recursos.
Para implementar o BPI, há um passo a passo que será melhor detalhado em artigos futuros. Esse processo leva em consideração:
1- Identificar os processos
2- Estabelecer quais são as prioridades
3- Preparar para iniciar a melhoria
4- Restabelecer os processos
5- Implementar as melhorias
O BPI é um tema tão importante que necessita de um artigo próprio para que possa ser bem trabalhado e apresentado. Leia mais sobre o assunto >>> Aprenda como implementar o BPI na sua empresa.
Você já conhece o SULTS?
SULTS é o software de gestão mais completo do mercado que atende muito bem às necessidades de gerenciamento de redes de franquias, de filiais, de associações, de redes de licenciamento e de diversos outros segmentos, como alimentação, indústria, drogaria, educação, entre outros.
Com mais de 20 módulos integrados, o SULTS tem tudo o que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia a dia no ambiente de trabalho.
Com o SULTS você se conecta com os seus colaboradores de uma maneira totalmente inovadora: construindo relacionamentos mais significativos e duradouros, conhecendo melhor suas necessidades, identificando novas oportunidades e resolvendo os problemas de comunicação da sua rede de franquias de forma mais ágil.
Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados.
Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.
Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais.
Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.
Conheça 7 dos principais módulos do SULTS:
Módulo Checklist: O checklist é um dos módulos mais utilizados pelos usuários SULTS, porque ele é adaptável, dinâmico e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. “Mas eu consigo criar um checklist específico para cada situação, definindo os tipos de resposta, por exemplo?” Sim! Sabemos que cada rede de franquias é única e que cada unidade também possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo a gosto, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.
Módulo Chamados: Você saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns minutos.
Módulo Expansão: Expandir a rede de franquias é o objetivo de todo e qualquer empreendedor e nós da SULTS sabemos que, para dar certo, é preciso muita organização. Então, eis o módulo de expansão! Nesse módulo, diversas etapas do funil de vendas são automatizadas, o que permite a você mais tempo para garantir a qualidade dos processos em execução e, consequentemente, o aumento do faturamento. Se você pensou em CRM, é isso aí! O SULTS também é um CRM de vendas que proporciona as ferramentas necessárias para o seu time: canais de vendas, gerenciamento de pipelines, automação e suporte para vendas recorrentes.
Módulo Implantação de Unidades: Negociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.
Módulo Universidade Corporativa: De fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.
Módulo Disco Virtual: “Mas cadê aquele arquivo que estava aqui?” – provavelmente deve estar em algum e-mail por aí! Quem nunca acumulou trabalho pela falta de um documento específico que atire a primeira pedra. Sabemos muito bem que a centralização de documentos importantes e de fácil acesso à rede e demais franquias/filiais é fundamental para o bom andamento dos processos. Por isso, criamos o módulo disco virtual. Nele é possível atribuir permissões de visualização aos usuários (disco público, disco da rede, disco das unidades), controlando o acesso aos arquivos e garantindo a segurança da operação.
Módulo Comunicados: Já pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu recado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o aviso e ele será disparado automaticamente pelo SULTS!
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