A gestão corporativa de projetos surge a partir da necessidade de atualização da gestão tradicional que ainda não era suficiente para todas as demandas organizacionais.
Com ela, gestores de empresas que executam diversos projetos ao mesmo tempo conseguem supervisionar o fluxo de trabalho para assegurar que as expectativas e metas estão sendo atingidas.
Sob uma perspectiva estratégica, a gestão corporativa de projetos (GCP) é capaz de gerar mais produtividade, melhores práticas de gestão e, consequentemente, mais lucro.
A transição da gestão tradicional para a GCP pode ser um grande empreendimento, principalmente quando um sistema de gestão robusto é adicionado à missão.
Pensando em tudo isso, criamos este artigo para falar desde o conceito de GCP, até os passos para implementá-la no negócio, passando pelos pilares e pelas vantagens da metodologia. Confira!
- O que é gestão corporativa de projetos?
- 7 pilares da gestão corporativa de projetos
- Gestão corporativa de projetos: como implementá-la na organização
- Métodos para a gestão de projetos corporativos
- Diferenciais da gestão corporativa de projetos
O que é gestão corporativa de projetos?
Gestão corporativa de projetos (GCP) é o ato de gerenciar variados projetos essenciais à organização empresarial através do desenvolvimento de procedimentos padrões para aumentar a eficiência operacional.
De modo geral, a GCP tem como propósito conectar as metas e os objetivos da empresa aos projetos em execução, assegurando que os recursos estejam sendo destinados corretamente e no momento certo.
Podemos dizer que essa metodologia também abrange a administração dos elementos interdependentes entre os projetos para que sejam concluídos conforme prazo e orçamento estipulado.
Escritório de gestão corporativa de projetos (EGCP)
A composição das equipes de trabalho envolvidas pode variar, mas a criação desse “escritório de gestão corporativa de projetos” deve estar presente no planejamento estratégico.
Nos projetos, além da presença dos gestores, os colaboradores que compõem o EGCP respondem a líderes como o diretor operacional ou o diretor de projetos.
Mais do que gerenciar o rol de projetos da empresa, o EGCP também pode:
- Proporcionar mentorias presenciais ou online;
- Conferir se os projetos estão alinhados aos objetivos do negócio;
- Supervisionar e coordenar as atividades das equipes;
- Identificar e resolver problemas nos projetos;
- Realizar avaliações periódicas dos projetos;
- Definir as melhores práticas para as equipes de gestão de projetos;
- Melhorar a gestão dos recursos.
Em resumo, o objetivo da GCP é melhorar a qualidade e a eficácia da gestão de projetos em empresas de diferentes setores de atuação, promovendo escalabilidade e geração de valor.
7 pilares da gestão corporativa de projetos
O Project Management Institute (PMI) propõe 7 elementos que são os pilares do modelo GCP. Podemos observar que alguns vieram da gestão de projetos tradicional, mas na GCP são ampliados. Veja:
1. Análise de risco
Essa análise está diretamente relacionada à identificação e à avalição do impacto dos riscos de um projeto, de modo que seja possível realizar planos de ação para contê-los.
A análise de risco é complexa, pois requer experiência e conhecimento profundo do portfólio de projetos e da empresa.
Unindo a GCP à análise de risco, a equipe de gestão tem mais controle sobre todas as ações em andamento na empresa e ainda consegue visualizar qual é o “risco aceitável” diante dos retornos do projeto.
2. Estimativas estruturadas
Este é um dos principais componentes da gestão de projetos, junto à estimativa dos custos, recursos e duração do projeto.
A GCP define os padrões para a estimativa estruturada que devem ser utilizados pelos gestores de projeto. Por exemplo, o EGCP pode definir o ciclo de vida padrão para a conclusão dos projetos e fornecer exemplos de trabalhos passados como referência para os gestores.
3. Avaliações dos projetos
As avaliações se concentram no andamento dos projetos e podem ser realizadas por meio de 4 conceitos: concepção, início, progresso e encerramento.
O propósito dessas avaliações é verificar os padrões, o status e os problemas dos projetos, assim como a eventual necessidade de atualização dos planos de mitigação de riscos.
A avaliação dos projetos pode ser feita a partir da atribuição de cores indicativas do nível de importância (vermelha / amarela / verde) dos diversos aspectos do projeto, como a entrega, o cliente, a equipe e o orçamento.
4. Treinamento em gestão de projetos
É importante que os escritórios de gestão corporativa invistam em treinamentos relacionados à gestão de projetos para que toda a equipe envolvida no trabalho desenvolva habilidades técnicas e gerenciais.
O treinamento pode ser realizado em uma universidade corporativa online que garanta aos colaboradores a flexibilidade necessária para estudarem conforme suas próprias agendas.
5. Gestão da escalada de problemas
Na gestão de projetos, a escalada move os problemas para um nível mais alto de prioridade, como nas situações em que a intervenção da equipe executiva é necessária.
O sistema de gestão de problemas pode ser melhorado com a elaboração de regras e processos comuns para a escalada, aplicáveis a todos os departamentos.
6. Administração do tempo
O tempo pode ser fundamental no ciclo de vida de um projeto. Um sistema sólido de monitoramento do tempo permite a medição precisa de como o tempo está sendo utilizado em um projeto.
O EGCP pode usar dados das planilhas de tempo de cada equipe para desenvolver diretrizes aplicáveis ao planejamento e estimativa dos projetos futuros.
7. Software de gerenciamento
Um software de gestão de projetos corporativos integrado, como o SULTS, pode economizar muito tempo durante o planejamento, a geração de relatórios e o acompanhamento dos projetos.
A partir dessa ferramenta tecnológica fica muito mais fácil proporcionar a toda equipe os recursos necessários para a evolução do projeto.
O sistema também reúne dados de utilização dos módulos e, com eles, gera dashboards de análise que vão contribuir para a tomada de decisão mais inteligente, transparente e assertiva.
Gestão corporativa de projetos: como implementá-la na organização
Implementar a gestão corporativa de projetos é uma das melhores soluções em um cenário onde há dificuldade para acompanhar projetos em andamento e monitorar o progresso e resultados de forma eficaz.
Antes de adotar a GCP, a equipe de gestão deve analisar a estrutura atual da empresa, identificar possíveis barreiras operacionais e decidir se esta é uma estratégia adequada para o longo prazo.
Uma vez que a empresa estiver pronta para implementar a GCP, as etapas a serem executadas são:
1. Estabelecer como a GCP será utilizada
A primeira etapa envolve a determinação de como a GCP será usada, por meio da avaliação dos processos atuais e da identificação de problemas. Algumas perguntas que podem ajudar são:
- Quais são as responsabilidades do EGCP?
- Quais recursos são necessários para realizar este movimento?
- Como a GCP irá contribuir para os objetivos estratégicos da empresa?
- Quem assumirá a(s) nova(s) função(ões)?
2. Alinhamento da equipe
A próxima etapa envolve a comunicação do plano para os principais interessados ou para os membros do conselho. Explique as vantagens da adoção da GCP e como ela será executada.
3. Implementação dos processos
É necessário estruturar as fases do plano de implementação para colocar a GCP em funcionamento.
Nessa estrutura, informações detalhadas das mudanças em relação às equipes, tecnologias e treinamento atuais, são importantes e precisam ser registradas.
4. Acompanhamento
Nesta fase, é essencial acompanhar o progresso da implementação da GCP e realizar avaliações periódicas para saber se tudo está fluindo conforme o planejado.
Vale analisar como está funcionando a nova metodologia, como as equipes estão se adaptando e se os resultados estão apresentando alguma mudança positiva, mesmo que sutil.
Métodos para a gestão de projetos corporativos
A implementação da gestão corporativa de projetos não é única, pois ela depende dos recursos, dos processos e das metas de cada negócio.
Mas existem alguns métodos que contribuem para que a GCP seja efetivada. Confira:
Seleção
Este é o processo de avaliação das ideias de projetos e de priorização daqueles que estejam mais alinhados aos objetivos estratégicos da organização.
Planejamento
É importante elaborar um planejamento de projeto transparente, com a descrição detalhada de suas etapas, antes de colocá-lo em prática.
Isso é essencial para projetos complexos, com cronogramas longos ou que interagem com diversos departamentos.
Conclusão
Os gerentes corporativos de projeto devem ser capazes de reconhecer os projetos com potencial para entregar os retornos prometidos e aqueles de baixo desempenho que devem ser encerrados antecipadamente.
Controle
Os controles de projeto são os processos para a reunião de dados e o monitoramento do progresso dos projetos. As atividades podem incluir o monitoramento dos custos, a criação de uma estrutura analítica do trabalho para a visualização dos entregáveis e a criação de estratégias para a melhoria de desempenho dos projetos.
Diferenciais da gestão corporativa de projetos
Sem dúvidas, o grande diferencial da gestão corporativa de projetos é a melhoria da gestão de projetos que ela proporciona às empresas.
Mas separamos alguns outros diferenciais capazes de trazer mais autoridade às organizações que aderem a GCP:
Alocação assertiva de recursos
Todo o escritório de gestão corporativa de projetos se encarrega da alocação de recursos para que estejam disponíveis para os projetos selecionados.
O EGCP também pode detectar e chamar a atenção para projetos subfinanciados, mas com bom potencial. Por outro lado, pode identificar projetos de baixo desempenho e recomendar as mudanças necessárias para reduzir as perdas.
Trabalho em equipe
O EGCP é um verdadeiro time focado em gestão de projetos. Nesse sentido, os colaboradores podem contar uns com os outros para superar desafios que sozinhos demorariam mais tempo.
Sem contar que, neste caso, existem as monitorias e os treinamentos para apoiar cada membro da equipe no crescimento profissional e no aperfeiçoamento das funções.
Projetos de sucesso
A GCP ajuda a enfrentar os problemas com retrabalho e melhora a eficiência ao analisar os dados de utilização de tempo da equipe e identificar maneiras de agilizar e simplificar o fluxo de trabalho, assegurando uma boa utilização do tempo.
Gestão de projetos otimizada
A GCP envolve o estabelecimento de uma estrutura consistente para os relatórios, processos para a gestão de riscos, e a centralização da gestão dos projetos e tarefas. A partir disso, a empresa passa a ter uma gestão muito mais eficiente e própria para sustentar o crescimento escalável.
Em resumo, a adoção da gestão corporativa de projetos é um grande e necessário passo para uma organização, pois tem o potencial de elevar a qualidade da rotina operacional.
Ao definir novos processos de gestão de projetos, invista também nas ferramentas da GCP, como um software de gestão de projeto, para planejamentos ainda mais assertivos, para geração de relatórios e, claro, para uma comunicação empresarial sem ruídos.
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