Você já olhou para atividades cotidianas na empresa e não sabia por onde começar ou qual tarefa deveria priorizar? Provavelmente o que estava faltando em seu planejamento para que essa situação não aconteça mais é um fluxograma de processos.
Esse fluxograma é uma ferramenta promissora para todo e qualquer ambiente empresarial, porque tende a diminuir significativamente o acúmulo de atividades e, consequentemente, aumentar a produtividade dos times.
Estruturar o fluxo de processos a serem realizados do início ao fim, permite a organização das rotinas de trabalho, pois os próximos passos são sempre calculados. Mesmo que haja algum desvio no caminho, é muito mais fácil a criação de um plano de ação.
Dessa forma, adotar uma estratégia que garante excelência na execução de cada passo, clareza aos colaboradores envolvidos e previsibilidade ao processo é o que a sua organização precisa.
Veja o que falaremos até o final deste artigo:
- Por que é importante estruturar um fluxo de processos?
- Como funciona a aplicação do fluxograma de processos?
- Exemplos de aplicação do fluxograma de processos eficiente
Por que é importante estruturar um fluxo de processos?
A princípio, é importante entender claramente no que consiste o fluxograma de processos, aquele que garanta a previsibilidade, a organização e execução com eficiência.
Esse modelo de fluxograma teve início no século XX, quando o engenheiro mecânico Frank Gilberth, da Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos, usou um modelo para registrar e apresentar os processos de uma indústria.
Para ele, desde processos mais simples até os mais complexos, seria possível criar o passo a passo de cada ação que deveria ser realizada para atingir o objetivo.
Dito isso, o fluxograma de processos consiste na representação gráfica de atividades a serem executadas em determinado período de tempo. Podemos estruturar esse fluxo em todas as áreas das nossas vidas, mas no caso da empresa, ele é bastante útil desde o abastecimento de estoque até a gestão de pessoas.
A partir dessa organização, erros são minimizados e, se houver necessidade, remanejar as tarefas de um colaborador para outro se torna muito mais fácil, pois há transparência nos processos em execução e naqueles que ainda precisam ser iniciados.
Como funciona a aplicação do fluxograma de processos?
A aplicação está na representação gráfica (desenho) com símbolos e setas que indicam status a cada atividade a ser realizada.
Por exemplo, é possível representar o início e fim, a decisão a ser tomada, o processo e o subprocesso em que ele se encontra, as operações manuais, operações automatizadas, os tipos de conectores de uma função para outra até simples setas para indicarem o fluxo de processos.
Isto é, o funcionamento do fluxograma é para garantia de que cada passo esteja claro a todos os envolvidos em cada atividade mapeada. Por isso é tão importante criar essa estrutura com atenção, visando sempre a organização daquilo que deve ser colocado em prática.
Exemplo de aplicação do fluxograma de processos eficiente
A partir de um conteúdo divulgado pela HEFLO, vamos agora a um exemplo de aplicação de um fluxograma para a solicitação de compras em determinada empresa:
Passo 1: Solicitação do material
Nesta etapa, o solicitante preenche um formulário de solicitação e envia para o almoxarifado. Ele deve relacionar todos os itens da demanda, informando quantidades, o descritivo e a data de entrega.
Passo 2: Verificação do estoque
Quando recebe a solicitação, o almoxarifado deve verificar a disponibilidade dos itens solicitados. Caso não seja possível fornecer ao solicitante, ou se o nível do estoque tenha atingido o limite mínimo, um aviso de falta de material deve ser enviado ao solicitante.
Passo 3: Subprocesso de entrega do material ou aviso de falta de material
Como dissemos acima, na fase anterior do processo surge um Gateway. Os procedimentos a tomar são dois: avisar o solicitante que não há o item disponível, ou iniciar o subprocesso de entrega do item ao solicitante.
Passo 4: Solicitação de compra
Caso receba a notificação de que o item que pediu está em falta, o solicitante deve fazer um pedido de compra a outro departamento, o de compras.
É importante ficar claro que esta responsabilidade é do solicitante, e não do almoxarifado. Dessa forma, fica documentado quem pediu o material e terá que responder por sua aquisição.
Passo 5: Confirmação do recebimento
Ao final do processo de solicitação de materiais, independentemente dele ter sido entregue diretamente pelo almoxarifado, ou adquirido pelo departamento de compras para que o almoxarifado o entregasse ao solicitante, é importante que duas tarefas sejam executadas:
A comunicação de envio do material, por parte do almoxarifado, e a confirmação do recebimento, por parte do solicitante, para que os eventos finais ocorram de forma documentada.
Enfim! Não há mais dúvidas de que o planejamento é primordial para o sucesso de uma ou mais ações, principalmente no âmbito empresarial. E o fluxograma de processos é um dos caminhos mais indicados para isso.
Além disso, estamos sempre falando aqui no blog que outra ferramenta ideal para otimizar processos e permitir o acompanhamento de todas as tarefas do dia a dia é o sistema de gestão. Caso queira entender melhor sobre esse recurso, conheça o SULTS!
