Nos últimos anos, muitas empresas têm investido na criação de um fluxo de trabalho sistematizado para promover equipes cada vez mais ágeis e produtivas.
Essa estratégia aplicada no dia a dia do negócio é essencial para processos organizados e, como consequência, o cliente recebe um produto/serviço de qualidade e a empresa tem grandes chances de atingir (e até mesmo superar) os resultados almejados.
Embora o fluxo de trabalho seja uma metodologia, existem diversas ferramentas tecnológicas disponíveis no mercado capazes de facilitar o gerenciamento das atividades propostas.
Neste artigo, confira um pouco mais sobre a definição de fluxo de trabalho, quais as vantagens desse método, como implementá-lo e quais os sistemas mais promissores. Boa leitura!
O que é fluxo de trabalho?
Fluxo de trabalho, também conhecido como workflow, é um método de organização de uma sequência de atividades que devem ser realizadas pela equipe a fim de atingir determinado objetivo estratégico.
O objetivo desse fluxo é o sequenciamento lógico do trabalho, buscando a interatividade entre cada etapa e o engajamento de todo o time através de uma comunicação clara e sem ruídos.
Essa sequência de tarefas a serem realizadas pelos colaboradores não só potencializa a produtividade na empresa, como também é essencial para a automatização e para a padronização dos processos corporativos.
Embora seja indicado para todos os tipos de negócio, o fluxo de trabalho pode ser um grande diferencial na eficiência operacional de franquias, pontos de venda, filiais e grandes organizações.
Isso porque é esta gestão de tarefas que permite à empresa monitorar, preservar e replicar processos de forma ágil e assertiva.
O fluxo de trabalho é útil em quais circunstâncias?
A criação de fluxos de trabalho são úteis em diversas situações em que equipes e departamentos precisam trabalhar juntos para atingir determinado objetivo.
Quando usados corretamente, eles fornecem a clareza necessária para que o trabalho seja dinâmico e para que as metas sejam atingidas com mais eficiência.
É possível criar um fluxo de trabalho eficaz para uma iniciativa com cronograma definido, como no caso de uma campanha de marketing, abertura de novas unidades, programas de integração de novos funcionários e aquisições, bem como para processos recorrentes e trabalhos perenes, como calendários de conteúdo, solicitações de TI e monitoramento de bugs.
A importância dos fluxos de trabalho no ambiente corporativo
Mesmo que cada fluxo de trabalho seja diferente, todos eles são construídos a partir de componentes básicos, que são flexíveis o suficiente para suprir as necessidades de qualquer equipe ou organização.
O mais importante é identificar quais são os processos de cada contexto empresarial para que a estrutura do fluxo de trabalho seja transparente e corresponda às expectativas.
Assim, ninguém fica perdido em relação ao próximo passo ou a quem é responsável por cada parte do projeto.
Esse nível de estrutura pode trazer benefícios como:
- Otimizar a gestão dos membros da equipe do projeto;
- Impulsionar os ganhos de produtividade;
- Melhorar a alocação de recursos;
- Aumentar a visibilidade do projeto;
- Ajudar os líderes a tomarem decisões mais inteligentes, pois todas as informações estão centralizadas em um só lugar;
- Reduzir processos manuais e o retrabalho;
- Proporcionar transparência aos membros da equipe sobre o que precisa ser feito e qual objetivo precisa ser atingido, entre outras vantagens que vamos conferir no próximo tópico.
3 principais vantagens de um fluxo de trabalho bem definido
Workflows bem definidos são um dos principais impulsionadores do crescimento de um negócio. A partir desses fluxos é possível diminuir frustrações com atividades incompletas, aumentar o engajamento e motivar os colaboradores.
Para complementar os benefícios citados anteriormente, confira 3 vantagens principais dessa estratégia:
Visibilidade de dados
Um fluxo de trabalho eficaz conecta as pessoas certas às informações necessárias no momento adequado.
Esse nível de conexão aumenta a visibilidade dentro de um projeto e entre projetos, para que todos os membros da equipe saibam exatamente o que está sendo feito por quem e até quando.
Mais especificamente, esse nível de visibilidade ajuda a:
- Obter insights úteis em tempo real para aumentar a eficiência da equipe;
- Planejar, alocar recursos e redimensionar o trabalho com precisão conforme necessário;
- Manter os participantes do projeto por dentro do que está acontecendo;
- Reduzir os atrasos e produzir entregáveis mais qualificados;
- Obter uma visão geral do processo do seu projeto para entender, detectar e diagnosticar problemas.
Alinhamento entre diversos setores
Fluxos de trabalho organizados proporcionam uma comunicação assertiva entre os diversos setores envolvidos no projeto.
Uma boa ferramenta de gestão do trabalho permite a definição e o compartilhamento de fluxos de trabalho, independentemente de qual sejam os colaboradores convocados para realizar as tarefas.
Isso gera um ponto central de referência para todas as informações relacionadas ao trabalho, possibilitando a integração das equipes.
Maior eficiência operacional
Os fluxos de trabalho organizam processos por meio do recebimento de chamados/ordens de serviço, automatização de processos corporativos e projetos estruturados.
Quando as pessoas certas são conectadas automaticamente aos dados necessários, a eficiência e a produtividade aumentam.
Além disso, aumentar a transparência das tarefas através de um sistema robusto e com os recursos necessários para um trabalho de excelência, reduz os ruídos na comunicação e as falhas em processos.
O papel das ferramentas digitais no gerenciamento de um fluxo de trabalho
Uma ferramenta de fluxo de trabalho faz com que os processos fluam de maneira automatizada, passando as atividades de uma pessoa para a outra, da forma com a qual o fluxo processo foi desenhado.
Isso significa a padronização e a automatização dos processos, fazendo com que sejam executados sequencialmente, de acordo com o combinado.
Outro ponto importante para destacar é que, hoje em dia, já existem algumas ferramentas que não necessitam de grandes conhecimentos em linguagem de programação.
Elas são conhecidas como ferramentas low-code e no-code. Em outras palavras, isso faz com que você tenha autonomia para estruturar todo seu fluxo de trabalho com muito mais eficiência e acessibilidade.
As ferramentas digitais aplicadas no contexto de gerenciamento de atividades de um projeto proporcionam:
- Maior controle sobre as tarefas designadas;
- Aumento de produtividade da equipe;
- Visibilidade de todo o processo;
- Maior senso de responsabilidade por parte dos colaboradores;
- Redução no número de e-mails e mensagens dispersas;
- Mais velocidade na conclusão do projeto;
- Mais ganhos em escala.
Conheça agora 9 ferramentas para um fluxo de trabalho infalível
Agora que você entendeu a definição, os benefícios e as vantagens do fluxo de trabalho, não perca as 9 principais ferramentas de automatização de workflows que existem no mercado! Veja só:
1. Zeev
Com o produto Zeev, você desenha os seus fluxos de trabalho e os automatiza, passando a ter mais autonomia e velocidade na criação das suas soluções. E tudo isso sem precisar fazer programação de códigos, ou seja, de forma independente da área de TI.
Além disso, você pode utilizar a camada de serviços e criar um workflow em 5 minutos, via preenchimento de formulário. Os planos da Zeev são aderentes a qualquer negócio, de startups a grandes organizações.
2. Pipefy
É uma plataforma de gerenciamento de processos de trabalho, que permite que as equipes tenham mais controle de suas operações, conectando departamentos e contribuindo para a melhor visualização dos processos.
3. Tallyfy
A Tallyfy é uma empresa americana, fundada em 2015 e o seu lema é livrar você do trabalho pesado, eliminando o caos das suas tarefas diárias, aprovações e processos de negócio. Os workflows automatizados deles prometem ao usuário que os seus processos podem ser entendidos em 60 segundos.
4. Kissflow
A Kissflow é uma empresa indiana fundada em 2012. Ela entrega plataformas de workflows automatizados e tem como lema tornar a sua jornada de transformação digital inteligente e de forma simples.
5. Protarefa
A Protarefa é uma empresa brasileira, fundada em 2017. A solução promete organizar e favorecer a otimização de processos por meio de criações e automatizações de fluxos de trabalho. Além disso, esta plataforma ajuda a resolver problemas de gestão, através de padronização de processos e relatórios de acompanhamento.
6. Zendesk
A Zendesk ajuda as empresas a capacitar seus agentes de atendimento ao cliente e equipes de vendas com as ferramentas necessárias para fazer o fluxo de trabalho corretamente.
Sua ferramenta busca organizar tudo o que uma empresa precisa no que diz respeito às tarefas necessárias para atendimento ao cliente, como interação em diversos canais de atendimentos, automação com bots e IA, entre outros recursos.
7. Trello
O Trello é um famoso organizador de projetos e tarefas. Ele possui versão gratuita bem robusta e ajuda muito na organização de equipes de trabalho.
Sua interface é intuitiva e você consegue organizar tudo bem facilmente simplesmente editando e arrastando cards.
8. Slack
A comunicação interna de uma empresa pode ser um grande fator de atraso nos processos. Para diminuir problemas de comunicação e ajudar no workflow de sua empresa, o Slack é uma ótima opção.
Além da comunicação escrita você ainda pode se comunicar com voz, vídeo, compartilhar arquivos e muito mais.
9. SULTS
O SULTS é um sistema de gestão completo e pronto para atender às necessidades de empresas de pequeno, médio e grande porte.
São mais de 20 ferramentas integradas para garantir que todos os fluxos de trabalho definidos pelas equipes sejam realizados da melhor maneira possível, priorizando sempre uma entrega de excelência aos clientes.
Entenda mais sobre como o SULTS pode otimizar a rotina de trabalho de uma empresa através dos nossos cases de sucesso. Experimente a nossa solução!
