Uma ordem de serviço (OS) é um documento criado a fim de registrar diferentes solicitações de atendimento e/ou assistência. Há algum tempo esse documento era impresso e preenchido à mão. Mas com o surgimento de sistemas de gestão de ordens de serviço, tudo ficou mais fácil.
Sem dúvidas a adesão de um sistema de OS é uma das práticas utilizadas por empresas que priorizam uma gestão ágil e assertiva.
Definindo a ordem de serviço
Como já citado, a ordem de serviço é um documento, ou melhor, é um registro que descreve a solicitação de um atendimento que deve ser realizado a algum colaborador ou cliente/franqueado.
Por exemplo, Márcia é do departamento comercial e precisa atualizar um programa instalado em seu computador. Então, Márcia deverá entrar no sistema de gestão adotado pela empresa e abrir um chamado (ordem de serviço) para que algum colaborador do setor de TI possa resolver.
Por meio do exemplo é possível observar que a OS serve, não só para descrever o que deve ser feito, mas também para direcionar a solicitação para determinado responsável.
Por que a ordem de serviço é importante?
Além de documentar e formalizar uma solicitação de atendimento, a ordem de serviço é muito importante para registrar informações sobre cada assistência, relatando quem abriu o chamado, quem o resolveu, qual era o problema, quanto tempo levou para ser resolvido, qual foi a avaliação do solicitante à pessoa que o atendeu etc.
Tudo isso para viabilizar o entendimento de tudo que acontece no dia a dia empresarial, ajudando o financeiro a compreender os custos, bem como à diretoria a compreender o desempenho do negócio.
Principais objetivos da emissão de OS online:
Entre os principais objetivos da emissão das OS estão:
- Descrever em detalhes a tarefa que deverá ser executada;
- Controlar o tempo de execução das solicitações de serviços;
- Registrar e organizar as atividades das equipes;
- Fazer um controle efetivo da produtividade do time;
- Evidenciar qual tipo de atendimento está sendo mais solicitado.
Com o apoio desses documentos é possível direcionar os times, planejar e acompanhar seus cronogramas de tarefas, bem como ter uma visão mais ampla de toda a operação.
O gerenciamento de ordens de serviço, quando feito de forma desorganizada ou inexistente pode ser um grande problema para todos os processos de uma empresa.
Uma das melhores maneiras de evitar tais ocorrências é implementar um sistema de gestão de chamados forte e eficiente.
Mais alguns benefícios do sistema para gestão de OS
Veja o que pode ser otimizado a partir do uso de OS em um ambiente online:
- Armazenamento em nuvem e a segurança das informações inseridas.
- Personalizam o atendimento ao solicitante;
- Possibilidade de criação da OS a qualquer hora e em qualquer lugar;
- Integração do negócio;
- Organização da agenda;
- Acompanhamento e gerenciamento em tempo real;
- Relacionamento com o colaborador/cliente;
- Redução de erros de interpretação devido ao preenchimento virtual da OS;
- Acesso ao histórico de atendimento;
- Redução do uso de papel;
- Agilidade e mobilidade;
- Controle de tempo.
A escolha pelo sistema de gerenciamento de ordens de serviço
O mercado está cheio de opções quando o assunto é sistema de gestão. Mas é importante destacar que a melhor plataforma será aquela que realmente atende às demandas da sua empresa.
Além disso, ao selecionar o sistema, veja se ele realmente poderá automatizar a criação das ordens de serviço, permitindo a inserção de todas as informações necessárias e o acompanhamento, em tempo real, da resolução de cada solicitação.
Outros aspectos para serem observados: armazenamento em nuvem, personalização da plataforma e atendimento/suporte de qualidade por parte da fornecedora do sistema.
Um sistema que possui todos os pré-requisitos citados acima é o SULTS. Para a criação e a gestão de OS, o SULTS possui o módulo de Chamados. E não para por aí – o SULTS tem mais de 20 módulos para atender todas as demandas do negócio. Confira:
Você já conhece o SULTS?
SULTS é o software de gestão mais completo do mercado que atende muito bem às necessidades de gerenciamento de redes de franquias, de filiais, de associações, de redes de licenciamento e de diversos outros segmentos, como alimentação, indústria, drogaria, educação, entre outros.
Com mais de 20 módulos integrados, o SULTS tem tudo o que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia a dia no ambiente de trabalho.
Com o SULTS você se conecta com os seus colaboradores de uma maneira totalmente inovadora: construindo relacionamentos mais significativos e duradouros, conhecendo melhor suas necessidades, identificando novas oportunidades e resolvendo os problemas de comunicação da sua rede de franquias de forma mais ágil.
Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados.
Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.
Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais.
Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.
Conheça 7 dos principais módulos do SULTS:
Módulo Checklist: O checklist é um dos módulos mais utilizados pelos usuários SULTS, porque ele é adaptável, dinâmico e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. “Mas eu consigo criar um checklist específico para cada situação, definindo os tipos de resposta, por exemplo?” Sim! Sabemos que cada rede de franquias é única e que cada unidade também possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo a gosto, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.
Módulo Chamados: Você saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns minutos.
Módulo Expansão: Expandir a rede de franquias é o objetivo de todo e qualquer empreendedor e nós da SULTS sabemos que, para dar certo, é preciso muita organização. Então, eis o módulo de expansão! Nesse módulo, diversas etapas do funil de vendas são automatizadas, o que permite a você mais tempo para garantir a qualidade dos processos em execução e, consequentemente, o aumento do faturamento. Se você pensou em CRM, é isso aí! O SULTS também é um CRM de vendas que proporciona as ferramentas necessárias para o seu time: canais de vendas, gerenciamento de pipelines, automação e suporte para vendas recorrentes.
Módulo Implantação de Unidades: Negociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.
Módulo Universidade Corporativa: De fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.
Módulo Disco Virtual: “Mas cadê aquele arquivo que estava aqui?” – provavelmente deve estar em algum e-mail por aí! Quem nunca acumulou trabalho pela falta de um documento específico que atire a primeira pedra. Sabemos muito bem que a centralização de documentos importantes e de fácil acesso à rede e demais franquias/filiais é fundamental para o bom andamento dos processos. Por isso, criamos o módulo disco virtual. Nele é possível atribuir permissões de visualização aos usuários (disco público, disco da rede, disco das unidades), controlando o acesso aos arquivos e garantindo a segurança da operação.
Módulo Comunicados: Já pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu recado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o aviso e ele será disparado automaticamente pelo SULTS!
Assista aos nossos cases de sucesso e solicite uma demonstração gratuita da nossa ferramenta.
