O GTD é uma ferramenta muito útil, pois a produtividade é um tema que está sempre em alta, uma vez que ainda é um fator primordial para um desempenho de excelência.
Ter um método de organização é o grande diferencial dos empresários e colaboradores produtivos. Você não consegue cumprir seus prazos e escalar seu negócio sem uma gestão de processos e projetos assertiva.
Em outro artigo falamos sobre a Matriz de Eisenhower, que é uma ótima forma de entender as prioridades, e agora é a vez de detalharmos o GTD. Nesse artigo, você entenderá o que é o GTD, como implementá-lo de forma prática e quais seus principais benefícios.
O que é o GTD?
Quando falamos em produtividade, automaticamente pensamos em alguém que realiza uma série de tarefas no dia, mas esse termo não está necessariamente associado à quantidade.
Ser produtivo significa que você consegue otimizar seu tempo para executar determinadas atividades, ou seja, trata da proporção do esforço/empenho e do tempo destinado para a realização de determinadas ações.
Desenvolvido por David Allen em “A arte de fazer acontecer”, Getting Things Done ou GTD visa uma organização de tarefas com base em alguns pilares que são capazes de melhorar a produtividade, mas sobretudo aliviar o estresse.
Quando se busca o equilíbrio entre vida profissional e pessoal, é possível pensar em melhores formas de agir, sendo inclusive mais flexível. Isso porque altos níveis de estresse e sobrecarga podem impedir o bom rendimento.
É primordial que a empresa pense no bem estar dos seus colaboradores, introduzindo métodos de otimização, a fim de melhorar o desempenho. O GTD tem justamente esse objetivo.
Por que precisamos pensar nisso?
Atualmente, uma síndrome que tem se tornado muito comum, algo preocupante, é a de Burnout, que acontece quando o profissional acumula tanto estresse que atinge um esgotamento, sendo incapaz de prosseguir trabalhando. Essa doença que apresenta sintomas como distúrbios alimentares e do sono, já atinge cerca de 30% dos brasileiros, um índice alarmante.
Por isso, essas ferramentas, que são fáceis de serem implementadas, possuem uma grande utilidade e promovem um ambiente de trabalho mais saudável e produtivo.
Passo a passo do GTD:
Primeiramente, é necessário elaborar um checklist com todas as tarefas que você precisa realizar, para que assim possa esvaziar sua mente.
1. Coletar
Após esvaziar sua mente com a lista de tarefas, pense em ordená-las, pensando em seus prazos. Com isso, sua carga mental será menor e nada deixará de ser feito.
2. Processar
Pense em quais são as tarefas que possuem maior prioridade, por serem mais urgentes. Uma boa forma de fazer isso é a partir da Matriz de Eisenhower, que já falamos anteriormente.
O método GTD aposta na utilização de um fluxo de trabalho para estabelecer a ordem de realização das atividades.
3. Organizar
Crie categorias para as atividades, especificando cada uma. Dentro da sua empresa, pense em separar as tarefas conforme o papel de cada setor.
Isso pode te auxiliar, inclusive, a pensar nas formas de resolução, podendo cumprir com mais de um trabalho ao mesmo tempo, sendo mais rápido e efetivo.
4. Revisar
Revise tudo que foi feito até o momento. Lembrando que essa revisão deve ser periódica, conforme novas demandas forem aparecendo.
5. Fazer
Comece a realizar as tarefas na ordem de prioridade que foi estabelecida. O método GTD garante mais produtividade e eficiência e prioriza o que é realmente importante.
Vimos que o método GTD é um caminho muito promissor para promover maior produtividade e engajamento da equipe de trabalho. Se você gostou deste artigo, leia também:
Seja mais produtivo com a Matriz de Eisenhower (Parte 1)
Seja mais produtivo com a Matriz de Eisenhower (Parte 2)
Você já conhece o SULTS?
SULTS é o software de gestão mais completo do mercado que atende muito bem às necessidades de gerenciamento de redes de franquias, de filiais, de associações, de redes de licenciamento e de diversos outros segmentos, como alimentação, indústria, drogaria, educação, entre outros.
Com mais de 20 módulos integrados, o SULTS tem tudo o que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia a dia no ambiente de trabalho.
Com o SULTS você se conecta com os seus colaboradores de uma maneira totalmente inovadora: construindo relacionamentos mais significativos e duradouros, conhecendo melhor suas necessidades, identificando novas oportunidades e resolvendo os problemas de comunicação da sua rede de franquias de forma mais ágil.
Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados.
Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.
Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais.
Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.
Conheça 7 dos principais módulos do SULTS:
Módulo Checklist: O checklist é um dos módulos mais utilizados pelos usuários SULTS, porque ele é adaptável, dinâmico e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. “Mas eu consigo criar um checklist específico para cada situação, definindo os tipos de resposta, por exemplo?” Sim! Sabemos que cada rede de franquias é única e que cada unidade também possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo a gosto, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.
Módulo Chamados: Você saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns minutos.
Módulo Expansão: Expandir a rede de franquias é o objetivo de todo e qualquer empreendedor e nós da SULTS sabemos que, para dar certo, é preciso muita organização. Então, eis o módulo de expansão! Nesse módulo, diversas etapas do funil de vendas são automatizadas, o que permite a você mais tempo para garantir a qualidade dos processos em execução e, consequentemente, o aumento do faturamento. Se você pensou em CRM, é isso aí! O SULTS também é um CRM de vendas que proporciona as ferramentas necessárias para o seu time: canais de vendas, gerenciamento de pipelines, automação e suporte para vendas recorrentes.
Módulo Implantação de Unidades: Negociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.
Módulo Universidade Corporativa: De fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.
Módulo Disco Virtual: “Mas cadê aquele arquivo que estava aqui?” – provavelmente deve estar em algum e-mail por aí! Quem nunca acumulou trabalho pela falta de um documento específico que atire a primeira pedra. Sabemos muito bem que a centralização de documentos importantes e de fácil acesso à rede e demais franquias/filiais é fundamental para o bom andamento dos processos. Por isso, criamos o módulo disco virtual. Nele é possível atribuir permissões de visualização aos usuários (disco público, disco da rede, disco das unidades), controlando o acesso aos arquivos e garantindo a segurança da operação.
Módulo Comunicados: Já pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu recado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o aviso e ele será disparado automaticamente pelo SULTS!
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