No artigo anterior a respeito de Matriz de Eisenhower falamos um pouco sobre a finalidade dessa ferramenta e os 7 hábitos para se tornar mais eficaz/produtivo. Aqui, vamos detalhar os benefícios e como aplicar de forma prática a Matriz.
Caso você ainda não tenha lido a parte 01, a Matriz de Eisenhower é um sistema de priorização de tarefas. Assim, determina-se quais são as atividades que carecem de certa urgência e quais podem esperar para serem feitas. Dessa forma, você não perde tempo adiando o que seria inadiável e fazendo aquilo que poderia esperar.
Quais são os benefícios da Matriz de Eisenhower?
Além de possuir uma forma de utilização muito simples, gera resultados muito satisfatórios com uma melhor organização do tempo de trabalho e, consequentemente, otimizando os processos.
Outro benefício é que, quando possuímos uma ordem para realizar nossas tarefas, sabendo que o que é prioridade será feito, podemos voltar nossa atenção e focar em cada ação individualmente, sem a sobrecarga de pensar que há uma lista de afazeres que precisam ser cumpridos. Por isso, o estresse é reduzido e o foco, a concentração, aumenta.
Um bom meio também de realizar uma atividade dentro da empresa que demanda um tempo maior é dividindo ela em metas menores de acordo com o tempo disponível para a realização. Essa é uma boa forma de evitar a procrastinação das atividades consideradas urgentes.
Como fazer a Matriz de Eisenhower?
A partir da imagem já é possível ter uma noção de como preencher a Matriz de Eisenhower. Ela leva em consideração dois parâmetros fundamentais: IMPORTÂNCIA e URGÊNCIA. Nem sempre o que é importante é urgente e vice-versa.
Como pode ser visto, são 4 quadrantes formados, o eixo vertical determina o grau de importância e o eixo horizontal o grau de urgência. Aqui, distribuiremos as tarefas do seguinte modo:
FAÇA AGORA: Essas são as atividades urgentes e importantes e que, portanto, precisam ser feitas de imediato.
PROGRAME: Essas são as atividades importantes, mas que não possuem um alto grau de urgência, logo podem ser programadas para serem realizadas posteriormente.
DELEGUE: Tarefas que possuem um alto grau de urgência, mas não são importantes devem ser delegadas, não perca seu tempo fazendo-as.
ELIMINE: Se não possuem urgência e nem importância, podem ser bastante adiadas ou nem precisam ser feitas, então não precisam ser uma preocupação.
Lembre-se: A medida que atividades forem cumpridas novas podem fazer parte do sistema e aquelas que antes não possuíam urgência podem passar a ter. Essa é uma ferramenta para de fato ser utilizada e moldada conforme os interesses do colaborador e da empresa.
Outro ponto é quando as tarefas estão sendo realizadas em equipe e essa matriz pode auxiliar muito tornando visíveis os próximos passos. Um modo de torná-la mais atrativa e dinâmica é utilizando muitos recursos visuais.
Quais outras formas de ser produtivo?
A Matriz de Eisenhower vai te ajudar a ter metas e prazos, além de conseguir controlar seu tempo. Mas, além dela, também há outros modos de torná-la ainda melhor, como eliminar distrações e entender bem quais são os seus gatilhos que te levam a procrastinar e em quais horários você consegue ser mais produtivo.
Organizar bem seu ambiente de trabalho também faz grande diferença para ter um dia mais produtivo.
Deu para perceber o quanto essa ferramenta simples e fácil de ser implementada pode trazer bons frutos para o seu negócio. Por isso, não deixe de colocá-la em prática. Além disso, mantenha-se informado por meio dos artigos que são frequentemente postados aqui no nosso blog e que estão sempre visando apresentar novidades, mas, sobretudo, o que é de fato útil para seus negócios.
Você já conhece o SULTS?
SULTS é o software de gestão mais completo do mercado que atende muito bem às necessidades de gerenciamento de redes de franquias, de filiais, de associações, de redes de licenciamento e de diversos outros segmentos, como alimentação, indústria, drogaria, educação, entre outros.
Com mais de 20 módulos integrados, o SULTS tem tudo o que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia a dia no ambiente de trabalho.
Com o SULTS você se conecta com os seus colaboradores de uma maneira totalmente inovadora: construindo relacionamentos mais significativos e duradouros, conhecendo melhor suas necessidades, identificando novas oportunidades e resolvendo os problemas de comunicação da sua rede de franquias de forma mais ágil.
Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados.
Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.
Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais.
Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.
Conheça 7 dos principais módulos do SULTS:
Módulo Checklist: O checklist é um dos módulos mais utilizados pelos usuários SULTS, porque ele é adaptável, dinâmico e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. “Mas eu consigo criar um checklist específico para cada situação, definindo os tipos de resposta, por exemplo?” Sim! Sabemos que cada rede de franquias é única e que cada unidade também possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo a gosto, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.
Módulo Chamados: Você saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns minutos.
Módulo Expansão: Expandir a rede de franquias é o objetivo de todo e qualquer empreendedor e nós da SULTS sabemos que, para dar certo, é preciso muita organização. Então, eis o módulo de expansão! Nesse módulo, diversas etapas do funil de vendas são automatizadas, o que permite a você mais tempo para garantir a qualidade dos processos em execução e, consequentemente, o aumento do faturamento. Se você pensou em CRM, é isso aí! O SULTS também é um CRM de vendas que proporciona as ferramentas necessárias para o seu time: canais de vendas, gerenciamento de pipelines, automação e suporte para vendas recorrentes.
Módulo Implantação de Unidades: Negociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.
Módulo Universidade Corporativa: De fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.
Módulo Disco Virtual: “Mas cadê aquele arquivo que estava aqui?” – provavelmente deve estar em algum e-mail por aí! Quem nunca acumulou trabalho pela falta de um documento específico que atire a primeira pedra. Sabemos muito bem que a centralização de documentos importantes e de fácil acesso à rede e demais franquias/filiais é fundamental para o bom andamento dos processos. Por isso, criamos o módulo disco virtual. Nele é possível atribuir permissões de visualização aos usuários (disco público, disco da rede, disco das unidades), controlando o acesso aos arquivos e garantindo a segurança da operação.
Módulo Comunicados: Já pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu recado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o aviso e ele será disparado automaticamente pelo SULTS!
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