A auditoria é um procedimento de grande importância que garante que os processos internos de uma empresa sejam realizados com total transparência.
Entre os benefícios desse tipo de serviço, podemos citar a segurança para a empresa, uma vez que a auditoria permite que todos os protocolos sejam seguidos para manter a qualidade, garantir o crescimento saudável da organização e ganhar credibilidade em seu segmento.
Antes de entrarmos em detalhes, vamos conferir a definição de auditoria, os benefícios desse procedimento, o papel do auditor, a diferença entre auditoria e consultoria e muito mais. Veja!
A definição de auditoria empresarial
A auditoria empresarial se refere às análises das operações para adequá-las aos procedimentos internos das empresas, a fim de propiciar clareza, economia e segurança em todo círculo de relacionamento profissional: seja com clientes, acionistas, fornecedores e clientes.
Durante o processo de auditoria empresarial são avaliados todos os controles internos (trabalhistas, tributários e contábeis) e o desenvolvimento anual da empresa, buscando qualquer tipo de incoerência nas informações registradas e proporcionando meios para que os gestores criem medidas de melhoria.
Depois da análise, o auditor empresarial precisa elaborar relatórios, dando o seu parecer sobre a situação atual dos processos internos da empresa.
Nestes relatórios são apontadas todas as medidas que deverão ser feitas para que os procedimentos estejam de acordo com as políticas organizacionais internas.
Um ponto importante que vale citar é que, geralmente, a auditoria empresarial é conduzida por um profissional (auditor) independente e que não tenha ligação com a empresa.
Essa precaução tem o objetivo de garantir a imparcialidade das análises e a precisão dos relatórios entregues aos gestores.
O objetivo da auditoria empresarial é apontar possíveis erros que comprometem os resultados da empresa como um todo e que podem, inclusive, prejudicar o nível de satisfação das equipes.
A auditoria é essencial, inclusive no setor de franquias
Para que uma franquia mantenha o mesmo nível de qualidade das outras unidades, é fundamental que os processos sejam padronizados. Sendo assim, uma auditoria em franquias tem um papel fundamental nesse contexto.
Nesse sentido, a auditoria no franchising consiste, de forma resumida, no conjunto de procedimentos que tem a finalidade de manter o padrão físico e operacional das lojas, atuando na resolução de problemas e garantindo a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela rede.
A importância da realização de auditorias periodicamente se deve ao fato de que o franqueador, a partir das informações coletadas pelos auditores de campo, pode determinar modelos padronizados que envolvam uma gama abrangente de aspectos pertinentes ao cotidiano da marca, como:
- aplicação correta de material promocional;
- padronização visual de redes e franquias;
- execução de pontos extras;
- condições físicas do estabelecimento;
- presença e pontualidade dos profissionais de vendas;
- questões ligadas à identidade visual da marca.
Além de levantar possíveis falhas e pontos de melhoria com mais precisão e agilidade.
Conheça a função do auditor
Por sua vez, a função do auditor é avaliar se os critérios estabelecidos estão ou não sendo atendidos pela corporação auditada e, de forma objetiva e técnica, evidenciar a relevância do fato apurado, amparando as conclusões e recomendações sobre cada caso auditado.
Suas principais responsabilidades são:
- Apurar se os procedimentos da companhia estão sendo seguidos;
- Apontar não conformidades;
- Apontar e sugerir melhorias;
- Averiguar a necessidade de alterar procedimentos internos.
O profissional deste ramo precisa ter algumas características imprescindíveis, como ética, visão sistemática, ser observador, colaborativo, perceptivo, versátil e, claro, ele precisa saber lidar com as pessoas.
Tudo isso porque, na maioria das vezes, o auditor terá acesso a dados sensíveis da empresa e ele precisa garantir que tudo seja mantido em sigilo, promovendo a segurança dos processos e dos dados da empresa auditada.
5 vantagens da auditoria empresarial
Vamos, agora, conhecer as 5 vantagens da auditoria para o contexto empresarial, considerando a definição que vimos anteriormente:
1. Promove a melhoria do controle de organização
Um dos grandes benefícios que uma auditoria pode ofertar reside na melhoria dos controles internos da própria organização.
Isto é, com uma implantação e uma utilização adequada, a qual consiste em diferentes ferramentas de controle interno, corrobora para que o seu negócio atinja as metas e resultados esperados (ou, até mesmo, sepere as expectativas).
2. Garante a aplicação de políticas e normas conforme legislação
As auditorias também podem certificar se as políticas internas, definidas pela organização, e as políticas externas, definidas pela legislação e órgãos reguladores, estão sendo cumpridas.
É de suma importância que todos os processos internos assegurados pela lei, em todos os departamentos, como finanças, comunicação, preparação e aprovação de serviços e produtos, entre outros, sejam plenamente cumpridos.
3. Identifica e soluciona potenciais problemas
Falhas na gestão, nos processos operacionais rotineiros e até mesmo nas políticas da empresa podem colocar tudo em risco.
Levando isso em consideração, o papel dos auditores é justamente estudar, avaliar e identificar essas falhas que aparecem nos processos da empresa e ajudar a construir planos de ação para solucioná-los o mais rápido possível.
Além disso, é claro, essa auditoria será essencial para prever futuros problemas e para desenvolver medidas preventivas.
4. Identifica diversas possibilidades de aprimorar processos
Em meio a tantos benefícios desse procedimento, há também a possibilidade de metrificar possíveis melhorias frente aos pequenos problemas já identificados (e resolvidos) anteriormente.
Durante suas atividades, o auditor estuda minuciosamente os processos e políticas de uma organização e pode apontar melhorias que podem contribuir para que a empresa alcance resultados ainda melhores.
5. Aumenta a confiabilidade
As empresas que apostam na auditoria constante, normalmente, transmitem mais segurança, credibilidade e confiabilidade aos clientes, investidores e fornecedores.
Isso acontece pelo fato de haver uma maior organização e clareza em todos os processos da operação.
Com maior credibilidade no mercado, as empresas podem obter negociações mais vantajosas com fornecedores e atrair potenciais investidores.
#bônus: Coopera para tomada de decisões assertivas
Sem dúvidas, os relatórios que documentam os resultados da auditoria são úteis para que gestores possam tomar decisões mais assertivas e baseadas em dados reais. Afinal, no cenário corporativo, não deve haver espaço para achismos, muito menos para decisões mal pensadas.
Auditoria interna x auditoria externa
Embora o procedimento da auditoria seja benéfico para empresas de todo porte, no caso das empresas grandes a necessidade dela é bem mais evidente do que nas empresas menores.
Boa parte das empresas grandes tem seu próprio departamento de auditoria composto por profissionais altamente qualificados para realizar a tarefa com imparcialidade. Isso é o que chamamos de auditoria interna.
Por outro lado, a auditoria externa é realizada por uma empresa especializada que é contratada apenas nestes momentos. Neste tipo de auditoria, os auditores procuram por erros ou até fraudes que possam comprometer a saúde financeira da empresa.
As informações colhidas pelo auditor externo são, em linhas gerais, enviadas a acionistas, instituições financeiras, entre outros, para que os investimentos na empresa sejam feitos de forma segura.
Como já falamos, a auditoria, quando realizada por auditor externo, garante a imparcialidade da análise e reverte em ainda mais credibilidade para a empresa e seus processos.
Principais auditorias que você não pode deixar de conhecer
Sabemos que cada contexto empresarial é único e apresenta suas próprias demandas, incluindo o tipo de auditoria necessária em determinado momento.
Mas, com a ajuda da AM3 Soluções, elencamos os principais tipos de auditoria que você precisa conhecer agora mesmo. Confira:
1. Auditoria contábil
A auditoria contábil faz a investigação de toda documentação financeira da empresa.
Esse tipo de auditoria é uma análise criteriosa para avaliar se o patrimônio está sendo gerido de acordo com os direcionamentos e conformidades. Seu principal objetivo é reduzir os índices de improbidade corporativa.
A partir dessa análise, é possível conferir se a conta das demonstrações contábeis é compatível com a situação financeira, econômica e patrimonial da organização.
Além disso, a auditoria contábil pode identificar situações que tenham prejudicado o patrimônio da empresa, por meio dos registros contábeis.
2. Auditoria financeira
A auditoria financeira se encarrega do trabalho com os valores, ou seja, a garantia que os registros de caixa, extratos, entradas e saídas estejam sempre em dia.
Esse processo envolve também a análise de aplicações e investimentos, buscando sempre o retorno sobre o investimento e não prejuízos para a organização.
Com essa auditoria, é possível garantir a eficiência do controle financeiro, evitar ações que comprometam o caixa da empresa, dar maior segurança aos controles internos do departamento financeiro e apresentar soluções mais adequadas, como a implementação de tecnologias no setor financeiro.
3. Auditoria Fiscal e Tributária
Já as análises tributárias garantem que sejam cumpridos os aspectos fiscais, conforme a legislação.
As questões tributárias brasileiras são complexas, por isso, ter controle sobre as questões legais faz com que as empresas não paguem mais impostos, taxas ou tarifas do que precisam.
4. Auditoria operacional
Nesta auditoria, o objetivo é avaliar e analisar o funcionamento da empresa em suas rotinas, processos e metodologias adotadas.
Ela fornece diagnósticos e propõe soluções voltadas para maior eficiência, economia e eficácia de utilização de recursos.
A auditoria operacional é uma ampla análise da performance da administração de uma organização.
5. Auditoria de sistemas
Muitas empresas, para melhorarem sua produtividade e desempenho, adotam softwares de gestão que ajudam na realização das tarefas.
Dessa forma, a auditoria de sistemas é mais um dos tipos de auditoria possíveis a ser realizada em uma organização.
Aqui, se avalia a eficiência, segurança e desempenho de todas as soluções tecnológicas adotadas.
6. Auditoria ambiental
A auditoria ambiental é parte dos processos e se preocupa com o impacto das atividades da empresa no meio ambiente em que está inserida.
Aqui se verifica se a conduta da empresa e desempenho ambiental corresponde com os critérios estabelecidos da legislação vigente.
A escolha de fornecedores que poluem menos ou que não promovam testes laboratoriais em animais são exemplos de soluções em auditoria ambiental.
7. Auditoria de qualidade
A auditoria de qualidade avalia se os métodos de trabalho e os produtos e serviços estão dentro das normas estabelecidas pela própria companhia.
Além disso, a auditoria de qualidade verifica se a empresa está em conformidade com as normas externas, como as de vigilância sanitária ou normas técnicas, como ISO.
As auditorias são processos muito importantes e induzem a melhoria contínua dentro de uma organização.
É importante ter em mente que a auditoria não é um processo ruim para procurar erros, mas oferece diversos benefícios e uma visão mais estratégica para as organizações.
Qual a diferença auditoria e consultoria, afinal?
Para responder a essa questão tão comum, vamos partir da definição dos termos de acordo com o dicionário online Michaelis Uol.
Segundo ele, auditoria é um exame analítico, minucioso, relativo às operações contábeis e financeiras de uma empresa ou instituição; procedimento de análise, investigação e validação de um sistema, atividade ou informação.
Já consultoria é o ato ou efeito de dar consultas, conselhos, orientações e sugestões; ação ou efeito de um especialista emitir um parecer técnico ou orientação profissional sobre um assunto de sua especialidade.
De fato, existem poucas diferenças evidentes entre os dois tipos de serviços, uma vez que ambos se preocupam com a melhor forma de gerir uma determinada empresa.
No entanto, a consultoria atua de forma consultiva, auxiliando a empresa na implantação de novidades na operação – sejam processos, projetos, tecnologias etc.
Ja a auditoria atua como procedimento fiscalizador, a fim de saber se, por exemplo, uma nova tecnologia implantada com a ajuda de um consultor, realmente funciona dentro do esperado. A auditoria empresarial aponta as fragilidades no dia a dia para que toda a operação seja otimizada.
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