A metodologia 5W2H tem sido muito utilizada pelas empresas, porque ela pode ser bastante útil para direcionar o que fazer, o que priorizar e como colocar tudo em prática dentro do negócio, visando, é claro, os objetivos estratégicos pré-definidos.
O mercado empresarial é repleto de termos e siglas que indicam importantes ações e classificações para as organizações, e o 5W2H é mais uma delas, a qual foi criada na década de 1950 e utilizada pelos meios de produção Fordismo e Toyotismo.
A sigla advém de expressões de dúvidas da língua inglesa, sendo um conjunto de 5W e 2H, sendo elas:
What ( o que): o que deve ser feito?
Why ( por que): por que precisa ser realizado?
Who (quem): quem deve fazer?
Where (onde): onde será implementado?
When (quando): quando deverá ser feito?
How (como): como será conduzido?
How much (quantidade): quanto custará esse projeto?
Isto é, essa técnica cria um caminho detalhado que possibilita enxergar com clareza e objetividade uma mudança, uma reformulação ou um plano de ação que deve ser efetuado.
Desse modo, fica mais fácil, acessível e didático verificar o andamento de um projeto, controlar o tempo de aplicação, medir riscos e imprevistos, delegar e cobrar funções.
Quais são as vantagens que a metodologia 5W2H agrega?
Como um dos desafios de uma empresa, muitas vezes, é justamente concluir todas as tarefas do dia a dia de maneira eficiente, essa metodologia organizadora tem a finalidade de facilitar esse processo, já que aponta para o ordenamento adequado e mostra quais são as prioridades.
A ferramenta 5W2H se mostra bastante útil na delegação de tarefas e na elaboração de projetos. Sua importância está nos contornos da bússola que adquire, guiando cada passo em direção ao objetivo desejado. O preenchimento do checklist contribui para ter uma visão mais clara do problema.
É também uma forma simples de organizar a prática de uma atividade trazendo resultados positivos.
Sabendo disso, é importante lembrar que essa tática é completamente funcional tanto para organização pessoal, quanto para profissional. Veja alguns benefícios:
8 benefícios do modelo 5W2H
- Aplicação em diferentes cenários e departamentos de uma organização, com finalidade operacional, estratégica ou tática;
- Amplo detalhamento das metas;
- Possibilita adaptação e reinvenção constante;
- Otimiza o tempo;
- Proporciona agilidade, clareza e direcionamento da equipe envolvida no projeto;
- Reduz custos ao eliminar o excesso de tentativas e falhas;
- Diminui os gastos, pois utiliza corretamente os recursos da empresa;
- A metodologia 5W2H é versátil, podendo ser combinada a outras ferramentas administrativas, como matriz SWOT, Diagrama de Ishikawa, entre outros.
5W2H no cotidiano do seu negócio
Além de ser uma grande facilitadora no planejamento de ações, já que se configura como um grande organizadora de todas as etapas de um plano, por exemplo, essa ferramenta também é bastante útil na definição das tarefas que devem ser realizadas no dia a dia.
É comum que frente às atividades cotidianas e a curto prazo, algumas tarefas passem batido, no entanto, é importante que cada uma seja efetivada com excelência.
Apenas focar em grandes projetos e não cumprir com pequenas tarefas, pode abrir grandes caminhos para riscos e imprevistos no meio do percurso, por isso, ter uma tabela com todas essas questões respondidas com frases curtas em todas as tarefas do dia a dia, é indispensável para uma boa organização empresarial.
Um gestor pode utilizar a metodologia 5W2H caso queira pensar em ações para aumentar a receita de uma empresa ou a base de clientes, avaliar processos ou possíveis problemas, por exemplo.
Pode ainda, aplicar a metodologia para reduzir custos operacionais, definir uma estratégia de vendas e marketing, ou até mesmo planejar a manutenção de equipamentos em uma indústria.
Utilizar a ferramenta para auxiliar no planejamento estratégico ou até criar um processo de recrutamento e seleção também são recomendados. Ou seja, a estratégia 5W2H se mostra muito eficiente em vários aspectos da rotina operacional e, por isso, vale a pena colocá-la em prática sempre que possível.
Você já conhece o SULTS?
SULTS é o software de gestão mais completo do mercado que atende muito bem às necessidades de gerenciamento de redes de franquias, de filiais, de associações, de redes de licenciamento e de diversos outros segmentos, como alimentação, indústria, drogaria, educação, entre outros.
Com mais de 20 módulos integrados, o SULTS tem tudo o que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia a dia no ambiente de trabalho.
Com o SULTS você se conecta com os seus colaboradores de uma maneira totalmente inovadora: construindo relacionamentos mais significativos e duradouros, conhecendo melhor suas necessidades, identificando novas oportunidades e resolvendo os problemas de comunicação da sua rede de franquias de forma mais ágil.
Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados.
Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.
Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais.
Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.
Conheça 7 dos principais módulos do SULTS:
Módulo Checklist: O checklist é um dos módulos mais utilizados pelos usuários SULTS, porque ele é adaptável, dinâmico e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. “Mas eu consigo criar um checklist específico para cada situação, definindo os tipos de resposta, por exemplo?” Sim! Sabemos que cada rede de franquias é única e que cada unidade também possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo a gosto, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.
Módulo Chamados: Você saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns minutos.
Módulo Expansão: Expandir a rede de franquias é o objetivo de todo e qualquer empreendedor e nós da SULTS sabemos que, para dar certo, é preciso muita organização. Então, eis o módulo de expansão! Nesse módulo, diversas etapas do funil de vendas são automatizadas, o que permite a você mais tempo para garantir a qualidade dos processos em execução e, consequentemente, o aumento do faturamento. Se você pensou em CRM, é isso aí! O SULTS também é um CRM de vendas que proporciona as ferramentas necessárias para o seu time: canais de vendas, gerenciamento de pipelines, automação e suporte para vendas recorrentes.
Módulo Implantação de Unidades: Negociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.
Módulo Universidade Corporativa: De fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.
Módulo Disco Virtual: “Mas cadê aquele arquivo que estava aqui?” – provavelmente deve estar em algum e-mail por aí! Quem nunca acumulou trabalho pela falta de um documento específico que atire a primeira pedra. Sabemos muito bem que a centralização de documentos importantes e de fácil acesso à rede e demais franquias/filiais é fundamental para o bom andamento dos processos. Por isso, criamos o módulo disco virtual. Nele é possível atribuir permissões de visualização aos usuários (disco público, disco da rede, disco das unidades), controlando o acesso aos arquivos e garantindo a segurança da operação.
Módulo Comunicados: Já pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu recado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o aviso e ele será disparado automaticamente pelo SULTS!
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