É comum que no âmbito de trabalho apareçam desafios a serem enfrentados e resolvidos da melhor maneira possível. No entanto, fica a dúvida: o que solucionar primeiro? A matriz de GUT, portanto, tem a resposta.
A todo momento, dentro do seu negócio, surge a necessidade da tomada de decisões importantes que podem ditar os próximos passos do seu negócio.
Assim, conhecer e reconhecer quais são as potencialidades e as fragilidades da sua empresa para direcionar os esforços de forma estratégica e promissora é essencial.
Entretanto, escolher o que priorizar em cada momento é a grande questão. Por isso, a Matriz de GUT é a metodologia mais eficaz para auxiliar nesses impasses que sua organização pode enfrentar.
Mas, afinal, o que é a matriz de GUT?
Além de saber que essa ferramenta é essencial para elencar a prioridade dos desafios a serem resolvidos, é importante entender que ela determina um tipo de “nível de gravidade” de cada situaçao para que o checklist de prioridades seja mais assertivo.
Para Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, especialistas em resoluções de problemas empresariais e criadores da Matriz de GUT, é importante olhar para o problema como um assunto que deve ser resolvido primeiro.
Assim, ficará mais fácil visualizar e separar a categoria de qualquer obstáculo que apareça no cotidiano do seu negócio.
Para isso, ele criou 3 filtros para que esses problemas sejam organizados, sendo eles a “gravidade” (G), a “urgência” (U) e a “tendência”.
Veja mais detalhes de como funcionam cada um desses filtros de problemas.
Entendendo os 3 filtros da matriz de GUT
Para saber fazer a listagem do que deve ser priorizado no momento de resolução do problema é preciso entender a funcionalidade desses 3 critérios. Então, vamos analisar cada um deles:
1. Gravidade
Representada pela letra “G”, a gravidade é o critério que avalia o impacto ou intensidade que o problema pode gerar se não for solucionado.
Isto é, trata-se de uma “visão futura” de como esse problema pode perpetuar e gerar consequências, seja de forma quantitativa ou qualitativa. Assim, esse pilar age de forma preditiva.
Exemplo disso é visualizar e imaginar se esse problema pode afetar o faturamento da empresa, se pode implicar na redução de funcionários ou impactar na falência do empreendimento.
Para facilitar essa análise, os especialistas difundiram uma escala que se pode aplicar ao problema, sendo ela a variação do nível 1 ao 5. Confira:
- Sem gravidade;
- Pouco grave;
- Grave;
- Muito grave;
- Extremamente grave.
2. Urgência
Exemplificada pela letra “U”, a urgência está relacionada ao tempo, isto é, quanto mais rápido determinada situação precisa ser resolvida, mais urgente ela é.
Ainda com um olhar no futuro, imagine qual é o tempo recorde para que esse problema seja solucionado até não causar nenhum dano.
Isso pode ser facilmente exemplificado em situações de emissão de documentos, respostas decisivas de clientes, entregas não atendidas no prazo, dentre outros casos, mas que precisam ser levados em consideração ao prazo.
Para isso, a grade pontuação a seguir pode auxiliar entre 1 a 5. Veja:
- Pode esperar;
- Pouco urgente;
- Urgente, merece atenção no curto prazo;
- Muito urgente;
- Necessidade de ação imediata.
3. Tendência
Representada pela letra “T”, a tendência diz respeito ao padrão de evolução da situação. Ou seja, se a tendência desse obstáculo tende a piorar a longo prazo ou em curto prazo.
Logo, a classificação acontece por meio da tabela de pontuação e da resposta à seguinte pergunta: se não for resolvida imediatamente, gerará prejuízos rapidamente ou eles podem ser freados?
Para ajudar, assim, nesse processo de identificação, mais uma vez temos a tabela de pontuação em uma escala de 1 a 5. Acompanhe:
- Não mudará;
- Ficará pior a longo prazo;
- Piorará em médio prazo;
- Vai piorar em curto prazo;
- Vai piorar rapidamente.
Agora não há mais segredos em como classificar e resolver os problemas que podem surgir no âmbito empresarial. Utilize a Matriz de GUT no dia a dia do seu negócio e veja como os momentos desafiadores podem ser enfrentados com maior organização e estratégia.
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Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados. Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.
Conheça 7 dos principais módulos do SULTS:
Módulo Checklist: O checklist é um dos módulos mais utilizados pelos usuários SULTS, porque ele é adaptável, dinâmico e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. “Mas eu consigo criar um checklist específico para cada situação, definindo os tipos de resposta, por exemplo?” Sim! Sabemos que cada rede de franquias é única e que cada unidade também possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo a gosto, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.
Módulo Chamados: Você saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns minutos.
Módulo Expansão e CRM: Expandir a rede de franquias é o objetivo de todo e qualquer empreendedor e nós da SULTS sabemos que, para dar certo, é preciso muita organização. Então, eis o módulo de expansão! Nesse módulo, diversas etapas do funil de vendas são automatizadas, o que permite a você mais tempo para garantir a qualidade dos processos em execução e, consequentemente, o aumento do faturamento. Se você pensou em CRM, é isso aí! O SULTS também é um CRM de vendas que proporciona as ferramentas necessárias para o seu time: canais de vendas, gerenciamento de pipelines, automação e suporte para vendas recorrentes.
Módulo Implantação de Unidades: Negociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.
Módulo Universidade Corporativa: De fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.
Módulo Disco Virtual: “Mas cadê aquele arquivo que estava aqui?” – provavelmente deve estar em algum e-mail por aí! Quem nunca acumulou trabalho pela falta de um documento específico que atire a primeira pedra. Sabemos muito bem que a centralização de documentos importantes e de fácil acesso à rede e demais franquias/filiais é fundamental para o bom andamento dos processos. Por isso, criamos o módulo disco virtual. Nele é possível atribuir permissões de visualização aos usuários (disco público, disco da rede, disco das unidades), controlando o acesso aos arquivos e garantindo a segurança da operação.
Módulo Comunicados: Já pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu recado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o aviso e ele será disparado automaticamente pelo SULTS!
Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais. Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.
