Em poucas palavras, eficiência operacional é gastar menos e vender mais, sem afetar a qualidade do produto ou serviço oferecidos. Sem dúvidas é o sonho de consumo de todo e qualquer bom empreendedor.
Esse conceito não poderia ser diferente, pois na maioria dos dicionários o termo “eficiência” está sempre relacionado à qualidade de algo ou alguém que produz com o mínimo de erros ou de meios.
No contexto organizacional, ser eficiente na operação significa saber identificar processos e aprimorá-los, a fim de reduzir custos e, mesmo assim, alcançar os objetivos pré-estabelecidos.
Vamos entender mais sobre o tema? Continue a leitura deste artigo e saiba detalhes do conceito de eficiência operacional, bem como sua importância para as empresas e dicas práticas que você não pode perder.
Definição de eficiência operacional, segundo especialista de Harvard
A eficiência operacional consiste na busca de melhora de desempenho com o uso de técnicas de gestão como: qualidade total, parcerias estratégicas, reengenharia e gestão da mudança. Assim, busca-se aumentar a produtividade, a qualidade, os lucros e, como o nome diz, cada detalhe da operação.
Michael Porter
Porter é um economista renomado, professor e teórico de negócios da Harvard Business School. Ele é conhecido pela Teoria das Cinco Forças e pela construção de um vasto conhecimento sobre análise estratégica, autoridade reconhecida mundialmente por governos, corporações e círculos acadêmicos.
Além de contribuir de forma significativa para definir a eficiência operacional de acordo com sua experiência na área da economia, Porter também nos alerta que eficiência não é o mesmo que estratégia. Veja:
Eficiência operacional x estratégia
Segundo o estudioso, eficiência operacional não é uma estratégia, mas ambas são essenciais no âmbito organizacional.
Em um de seus artigos publicados na Harvard Business Review, Michael Porter afirma que enquanto eficiência operacional é a capacidade de fazer melhor aquilo que os concorrentes já fazem, estratégia é fazer coisas que os concorrentes não fazem e, assim, se destacar no mercado.
A Sólides utiliza a analogia do deserto para representar essa diferenciação:
Imagine que o mercado é um grande deserto. Ao caminhar por ele sua empresa precisa administrar a água disponível, montar acampamento e se defender de animais. Essas ações representam a gestão das operações e a eficiência operacional vem dela.
Já os esforços que a empresa precisa empregar para encontrar a melhor fonte de água, montar o acampamento mais seguro e escapar dos animais perigosos representam a estratégia utilizada.
Por fim, mais uma diferença importante entre eficiência e estratégia destacada por Porter é que o posicionamento estratégico vem de três fontes distintas:
- Baseado na variedade: quando a empresa produz melhor um determinado produto do que os concorrentes.
- Baseado em necessidades: quando a empresa atende a maioria (ou todo o grupo) de um determinado grupo de clientes, diferenciando-se por se especializar em um público.
- Com base no acesso: quando a empresa acessa uma base de clientes que podem ter necessidades parecidas com outros grupos, mas são acessíveis de maneiras diferentes (clientes urbanos ou rurais, por exemplo).
Enfim, somente a eficiência operacional não é suficiente. Por essa razão, ela deve caminhar ao lado da estratégia para que uma empresa atinja grande sucesso.
Por que é importante promover a eficiência operacional?
A otimização de processos e a redução de desperdícios são fatores fundamentais para o aumento da eficiência de qualquer organização.
Quando os gestores estão empenhados em promover a eficiência operacional, eles passam a conhecer mais profundamente os processos realizados no fluxo de trabalho e, com isso, adquirem conhecimento completo do funcionamento da empresa.
Assim, todas as ações são mais monitoradas e ganham mais previsibilidade. Isso permite a identificação de fragilidades mais rápida e a definição mais ágil e assertiva de soluções possíveis.
Ao buscar aprimorar o desempenho do negócio de forma contínua, a gestão consegue aproveitar melhor as oportunidades que surgem, destinando os recursos necessários para cada uma delas.
E, como resultado, toda a cultura organizacional é transformada. Quando há foco na eficiência operacional, ela é direcionada à busca constante por mais eficácia e produtividade.
A eficiência operacional promove a prevenção de perdas e a potencialização de ganhos. Com isso, o desempenho dos colaboradores também é otimizado, aumentando o engajamento e a satisfação dos times.
Tudo isso torna a empresa mais competitiva, a partir de uma gestão de excelência que gera autoridade no mercado.
Conheça agora 3 benefícios principais da eficiência operacional
A busca constante pela eficiência operacional traz benefícios importantes e promissores para o dia a dia de qualquer equipe. Confira os 3 principais benefícios em investir em processos mais eficientes:
Aumento da produtividade
Esforços pela eficiência operacional resultam em maior produtividade dos times. É comum ouvir de equipes que optaram por padronizar e automatizar seus processos que centenas de horas de trabalho são poupadas, sem falar na diminuição significativa do retrabalho.
Redução de custos e de desperdícios
Com o foco na eficiência operacional, erros processuais que levam ao desperdício de recursos são evitados. Assim, a empresa consegue redirecionar esse dinheiro para iniciativas mais promissoras, que muitas vezes ficam em segundo plano por causa da urgência da execução rotineira.
Prevenção de erros
Erros e retrabalho, como já sabemos, provocam gastos de tempo e de dinheiro desnecessários. Mas também comprometem a qualidade dos produtos/serviços e deixam as equipes envolvidas frequentemente desmotivadas.
Para atingir a eficiência operacional, é necessário que processos sejam mapeados e melhorados de forma a eliminar erros. A automatização de tarefas também ajuda a reduzir erros frequentes, que o trabalho humano manual muitas vezes deixa passar.
Calculando o índice de eficiência operacional
Para esse tipo de cálculo, não há muito segredo: basta saber o custo das entradas (input) e qual o retorno das saídas (output).
Ou seja, as entradas representam os custos, as pessoas envolvidas nos processos, o tempo gasto e o trabalho aplicado. As saídas são os produtos e/ou serviços oferecidos pela empresa.
A eficiência operacional é conquistada quando o negócio atinge o balanço ideal entre esses dois fatores. Portanto, a fórmula é simples: a razão das entradas pelas saídas resulta na eficiência operacional da empresa.
7 dicas imperdíveis de como melhorar a eficiência operacional
A eficiência operacional está ligada ao aumento simultâneo da qualidade dos processos e das margens de lucro.
A jornada para atingi-la varia conforma o contexto de cada empresa, mas existem algumas etapas indispensáveis para qualquer negócio. Vamos às dicas:
1. Mapeamento de processos
Antes mesmo de otimizar a gestão dos processos e os fluxos de trabalho, primeiro é necessário compreender todo o funcionamento da organização.
Portanto, indicamos iniciar a jornada com o mapeamento de processos. A partir dele será possível visualizar todos os caminhos e ações que são realizados do início ao fim.
Neste momento é importante identificar os pontos fortes e as possíveis falhas com mais clareza, a fim de criar planos de ação efetivos, como a implementação de um sistema de gestão.
2. Padronização e automatização de processos
Atualmente, é impossível atingir a eficiência operacional sem o apoio da tecnologia. Por isso, sugerimos a implementação de um sistema robusto para padronizar e automatizar processos que fazem parte da rotina operacional.
Com o SULTS, por exemplo, é possível criar fluxos de trabalho e organizar todas as atividades da equipe de forma ágil.
Todas as etapas dos processos e demandas ficam visíveis para todos os envolvidos. Essa disposição garante total fluidez e transparência na execução das tarefas.
Sem falar nos dashboards que garantem visualização completa dos processos, além de apontarem o que deve ser corrigido e/ou aprimorado.
3. Gerenciamento de processos e projetos
Com os processos mapeados, já aprimorados e inseridos em um fluxo de trabalho automatizado, o foco passa a ser nas melhorias contínuas.
Isso significa gerenciar todas as rotinas internas. A meta deve ser prevenir erros, retrabalho, desperdícios e otimizar o tempo. Uma gestão de excelência deve garantir as condições ideais para que os colaboradores tenham o melhor rendimento.
4. Engajamento dos colaboradores
Não basta implementar excelentes sistemas de gestão e estipular melhorias sem que os colaboradores envolvidos estejam engajados.
Ou seja, é necessário promover a melhoria contínua na cultura organizacional.
Os colaboradores precisam estar motivados e engajados com os objetivos estratégicos do negócio.
Para isso, podem ser realizadas ações como treinamentos, cursos, palestras, encontros de netwoking, reuniões de alinhamento, entre outras ações relacionadas.
5. Acompanhamento dos índices de eficiência
Neste etapa é fundamental definir metas e indicadores de desempenho para monitorar, periodicamente, o índice de eficiência dos processos.
A partir dos indicadores será possível identificar se o processo está (ou não) mais eficiente e correspondendo às expectativas.
Ao utilizar um sistema integrado para promover a eficiência operacional, essas e outras métricas podem ser facilmente encontradas nos dashboards gerados pela plataforma. Assim, a análise de dados se torna muito mais consistente e baseada em informações verídicas.
6. Fomento da melhoria contínua
As metodologias baseadas na melhoria contínua são ótimos recursos para direcionar as equipes à busca permanente por processos mais eficientes.
Indicamos, neste momento, o ciclo PDCA. Ele é um modelo baseado nas etapas:
- Planejar: consiste no desenvolvimento de um plano de ação baseado em objetivos pré-definidos, em diferentes metodologias de implementação e em pessoas responsáveis por fazer com que todos os procedimentos sigam o planejamento.
- Fazer: trata-se da execução do plano, e do monitoramento do que funciona ou não.
- Acompanhar: ao fim das atividades e análises, a eficiência do plano de ação precisa ser aferido. Se objetivos ou KPIs não foram alcançados, o ciclo é reiniciado em busca de melhorias.
- Agir: quando o plano traz resultados positivos, os processos e ações corretivas propostos devem ser mantidos de forma a documentar e padronizar as melhorias na organização.
A proposta é que essas ações sigam ciclos, com um grau de otimização maior a cada nova rodada. Por sua vez, os gestores devem adotar essas práticas na rotina da empresa, durante a montagem e execução de processos.
7. Investimento em um sistema de gestão que atenda às necessidades da empresa
Um sistema de gestão de excelência e que realmente atenda às demandas da organização é a ferramenta ideal para uma jornada contínua de eficiência operacional.
Esse recurso tecnológico dispõe de diversas funcionalidades para que o fluxo de trabalho de toda equipe seja melhor gerenciado.
Além disso, ele centraliza todas as informações necessárias para que os times possam performar da melhor maneira possível, tendo em vista as metas estipuladas.
Com ele, acompanhar e analisar métricas fica muito mais fácil. Todas as ferramentas utilizadas geram relatórios de análise que podem ser exportados para a melhor utilização dos gestores.
Dicas bônus
Se você chegou até aqui, fazemos questão de pontuar mais algumas dicas que ajudam no processo de implementação da eficiência operacional e até mesmo em sua manutenção:
- Busque parcerias estratégicas;
- Atente-se às mudanças do mercado;
- Encontre novas fontes de receita;
- Tenha um bom planejamento financeiro;
- Avalie riscos cambiais;
- Tenha cautela com financiamentos;
- Busque inovações constantes;
- Invista em divulgação;
- Seja flexível e saiba se adaptar às novas demandas.
E aí, o que você achou deste conteúdo? Esperamos que depois de tudo que conversamos sobre a eficiência operacional, você e seu time não tenham dúvidas de que ela é necessária para um ambiente de trabalho mais produtivo e econômico.
Se depois de ler este artigo você está procurando por um sistema de gestão que seja capaz de proporcionar todas as funcionalidades que citamos, conheça o SULTS agora mesmo!
