A Matriz de Eisenhower é o que estava faltando para auxiliar sua produtividade no trabalho. Algumas vezes não conseguimos ter o desempenho que desejamos ou não conseguimos fazer todas as atividades que estavam programadas por falta de planejamento ou organização.
Por isso, essa ferramenta, que tem como função auxiliar no gerenciamento do tempo, torna-se essencial para melhorar a produção. Nesse artigo, falaremos um pouco a respeito da Matriz de Eisenhower e sobre os hábitos capazes de tornar uma pessoa mais eficaz e produtiva.
O que é a Matriz de Eisenhower?
Primeiramente, essa ferramenta recebe esse nome uma vez que foi inspirada em Dwight D. Eisenhower, general e ex-presidente dos EUA, um grande exemplo de produtividade.
Stephen Covey, em seu livro Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, apresenta essa matriz, considerando que, quando determinadas tarefas são priorizadas em detrimento de outras, seu tempo torna-se mais rentável e controlado.
Assim, o que se faz é semelhante a uma triagem de hospital. Após a triagem, determinamos quais são os casos urgentes, os moderados e os não-urgentes, ou seja, aqueles que podem esperar. Fazendo isso, tarefas mais importantes não perdem seu espaço para atividades com pequena relevância, o que é fundamental.
Mas isso não é algo que já fazemos?
Você pode até pensar que isso já é algo que fazemos, mas temos uma tendência muito grande de procrastinar determinados trabalhos, sobretudo quando eles são mais complicados e demandam mais esforço, para fazermos coisas mais simples e que muitas vezes nem eram necessárias somente para termos a sensação de que estamos fazendo algo.
Por isso, ter uma lista de prioridades, pensando em quanto tempo será necessário para finalizar, qual o prazo de entrega, o que será necessário e outros detalhes, garante uma ótima produtividade.
E quais são os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes, segundo Covey e a Matriz de Eisenhower?
Em seu livro, mencionado anteriormente, o autor apresenta 7 hábitos essenciais para aqueles que desejam se tornar mais eficazes, sendo eles:
Ser proativo
Para Covey, é fundamental tomarmos as rédeas das nossas vidas, com responsabilidade suficiente para reconhecermos que nós somos os responsáveis por nossas decisões e o rumo que tomamos. Assim, ele defende que tomar a iniciativa e encarar os desafios deve ser uma prioridade.
Ter objetivo
Repensar, diariamente, quais são os objetivos e onde se deseja chegar é um hábito que precisa fazer parte da vida de pessoas eficazes. Uma vez que você tem um objetivo bem definido, torna-se mais fácil determinar suas ações e direcioná-las a fim de se aproximar do desejo.
Ter prioridades
E aqui entra a Matriz de Eisenhower, pois você terá que definir uma ordem de prioridades dentre o que se deseja realizar. Lembrando que essa sequência não deve se basear no que se deseja fazer inicialmente, mas no que é de fato necessário, o que exige muita disciplina. Tarefas não satisfatórias também precisam ser feitas!
Pensar na lógica ganha-ganha
Para Covey, todos podem ganhar de alguma forma dentro do mercado, por isso essa lógica pensa no benefício mútuo em todas as ações e interações humanas.
Buscar entender
Assim como falamos muito por aqui, o autor também defende a comunicação como sendo a principal habilidade humana. Porém, antes de tudo, é preciso que saibamos escutar, sem nos prendermos a ter uma resposta, mas sim com o foco em entender o outro. Isso é essencial em um negócio, na relação que se constrói com o cliente.
Criar sinergia
Unir forças faz com que sejamos muito maiores e entendamos que o todo, a partir das relações e conexões interpessoais, é capaz de cooperar muito mais. Ao invés de querermos ter um esforço muito maior sozinhos, basta reconhecermos que o trabalho em equipe gera mais resultados.
Recalibrar
Devemos pensar que a união entre o físico, mental, social e espiritual e seu equilíbrio é o que garantem o sucesso de uma pessoa. Por isso, pensar em formas de recalibrar e renovar cada um desses pontos deve ser um hábito.
Na parte 2, falaremos sobre como implementar de forma prática a Matriz de Eisenhower e quais seus benefícios, além de trazermos outros conselhos de produtividade. Por isso, não deixe de acompanhar todos os artigos que são postados frequentemente no nosso blog.
Aproveite a leitura e conheça o SULTS!
SULTS é o software de gestão mais completo do mercado que atende muito bem às necessidades de gerenciamento de redes de franquias, de filiais, de associações, de redes de licenciamento e de diversos outros segmentos, como alimentação, indústria, drogaria, educação, entre outros.
Com mais de 20 módulos integrados, o SULTS tem tudo o que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia a dia no ambiente de trabalho.
Com o SULTS você se conecta com os seus colaboradores de uma maneira totalmente inovadora: construindo relacionamentos mais significativos e duradouros, conhecendo melhor suas necessidades, identificando novas oportunidades e resolvendo os problemas de comunicação da sua rede de franquias de forma mais ágil.
Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados.
Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.
Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais.
Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.
Conheça 7 dos principais módulos do SULTS:
Módulo Checklist: O checklist é um dos módulos mais utilizados pelos usuários SULTS, porque ele é adaptável, dinâmico e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. “Mas eu consigo criar um checklist específico para cada situação, definindo os tipos de resposta, por exemplo?” Sim! Sabemos que cada rede de franquias é única e que cada unidade também possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo a gosto, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.
Módulo Chamados: Você saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns minutos.
Módulo Expansão: Expandir a rede de franquias é o objetivo de todo e qualquer empreendedor e nós da SULTS sabemos que, para dar certo, é preciso muita organização. Então, eis o módulo de expansão! Nesse módulo, diversas etapas do funil de vendas são automatizadas, o que permite a você mais tempo para garantir a qualidade dos processos em execução e, consequentemente, o aumento do faturamento. Se você pensou em CRM, é isso aí! O SULTS também é um CRM de vendas que proporciona as ferramentas necessárias para o seu time: canais de vendas, gerenciamento de pipelines, automação e suporte para vendas recorrentes.
Módulo Implantação de Unidades: Negociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.
Módulo Universidade Corporativa: De fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.
Módulo Disco Virtual: “Mas cadê aquele arquivo que estava aqui?” – provavelmente deve estar em algum e-mail por aí! Quem nunca acumulou trabalho pela falta de um documento específico que atire a primeira pedra. Sabemos muito bem que a centralização de documentos importantes e de fácil acesso à rede e demais franquias/filiais é fundamental para o bom andamento dos processos. Por isso, criamos o módulo disco virtual. Nele é possível atribuir permissões de visualização aos usuários (disco público, disco da rede, disco das unidades), controlando o acesso aos arquivos e garantindo a segurança da operação.
Módulo Comunicados: Já pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu recado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o aviso e ele será disparado automaticamente pelo SULTS!
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