Diante de uma rotina cheia de atividades como a nossa, é valioso saber formas de otimização do tempo para que todas as tarefas sejam concluídas com sucesso.
As cinco dicas que trouxemos hoje são de autoria de Robert C. Pozen (Bob, para os íntimos), professor e pesquisador no MIT Sloan School of Management.
Pozen também é colunista da Harvard Business Review e, por meio desse canal, ele publicou uma série de artigos relacionados ao tema de hoje.
Dicas de Pozen para a otimização do tempo:
Foque nas tarefas que só você pode fazer pela empresa
Muitos líderes de equipe, antes de assumir esses cargos, foram excelentes executores das tarefas que agora são feitas pelos integrantes da equipe que comandam.
E é para isso mesmo que eles estão lá: fazer o trabalho do dia a dia e manter o fluxo de tarefas em constante movimento. Portanto, cabe ao líder usar seu tempo da melhor forma possível com as tarefas que seus comandados não poderão fazer por ele.
Sua empresa precisa de suas habilidades para fechar grandes contratos, negociar com profissionais de alto nível de outras empresas, falar de igual para igual com executivos sênior e coordenar sua equipe de forma estratégica.
Não se organize em função do tempo empregado, mas dos resultados obtidos
Trabalhar horas a fio não é uma maneira inteligente de usar seu tempo, pelo contrário, é um sinal de baixa produtividade.
Se você tem um grande projeto pela frente e precisa entregá-lo em um prazo apertado, pense em como otimizar o tempo e priorizar tarefas, não em como preenchê-lo totalmente e sem descanso.
Organize-se para ser mais produtivo e defina metas baseadas em resultados alcançados, não em horas trabalhadas.
Pense primeiro, só depois leia ou escreva
Boa parte de nosso tempo de trabalho é gasto lendo ou escrevendo coisas, sejam e-mails, relatórios, artigos, apresentações ou até mesmo um planejamento estratégico.
Uma excelente maneira de como otimizar seu tempo é, antes de começar a devorar e-mails ou escrever posts para blogs, pensar cuidadosamente por que você precisa ler ou escrever determinadas coisas.
Tenha sempre um plano, mas mude se necessário
Muitas pessoas já organizam suas tarefas para o dia seguinte no final da tarde, outras dedicam meia hora pela manhã para isso.
Independentemente de sua preferência, não seja intransigente. Não há como otimizar o tempo sem revisar constantemente sua lista de tarefas diárias. Muitas vezes um imprevisto vai aparecer e você terá que reorganizar as coisas.
Encare isso com naturalidade e já prepara as tarefas do dia seguinte para compensar o que não pôde fazer hoje, devido às mudanças de agenda que apareceram.
Mantenha as coisas simples
Dizem que personalidades do porte de Barack Obama e Mark Zuckerberg usam sempre roupas praticamente idênticas todos os dias, para não se darem ao trabalho de escolher combinações.
Manter certas rotinas evita que você perca tempo decidindo bobagens, como o que comer no café da manhã, ou qual mala usar em uma viagem de trabalho: já tenha uma preparada para isso!
E o mesmo vale para as rotinas e fluxos de trabalho. Seja prático, simples e objetivo, evite perder tempo com o que não é importante. A famosa regra KISS (Keep It Simple, Stupid), continua valendo, na opinião de Bob Pozen.
Dica bônus: utilize um sistema de gestão qualificado!
Outra dica bastante interessante para a otimização do tempo é usar e abusar de um sistema de gestão qualificado. Com ele você poderá automatizar e otimizar processos do dia-a-dia do ambiente de trabalho e garantir que os projetos sejam concluídos com sucesso. Experimente o SULTS!
Por hoje é só, mas continue com a gente >>> O Sistema de Gestão Integrado (SGI) e seus benefícios para a empresa.
Você já conhece o SULTS?
SULTS é o software de gestão mais completo do mercado que atende muito bem às necessidades de gerenciamento de redes de franquias, de filiais, de associações, de redes de licenciamento e de diversos outros segmentos, como alimentação, indústria, drogaria, educação, entre outros. Com mais de 20 módulos integrados, o SULTS tem tudo o que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia a dia no ambiente de trabalho.
Com o SULTS você se conecta com os seus franqueados de uma maneira totalmente inovadora: construindo relacionamentos mais significativos e duradouros, conhecendo melhor suas necessidades, identificando novas oportunidades e resolvendo os problemas de comunicação da sua rede de franquias de forma mais ágil.
Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados. Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.
Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais. Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.
Conheça 5 dos principais módulos do SULTS:
Módulo Checklist: O checklist é um dos módulos mais utilizados pelos usuários SULTS, porque ele é adaptável, dinâmico e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. “Mas eu consigo criar um checklist específico para cada situação, definindo os tipos de resposta, por exemplo?” Sim! Sabemos que cada rede de franquias é única e que cada unidade também possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo a gosto, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.
Módulo Chamados: Você saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns minutos.
Módulo Implantação de Unidades: Negociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.
Módulo Universidade Corporativa: De fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.
Módulo Comunicados: Já pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu recado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o aviso e ele será disparado automaticamente pelo SULTS!
