Os dados são um dos ativos mais importantes de qualquer empresa, especialmente para as franquias, que precisam gerenciar informações de diversas unidades e clientes.
Por isso, é essencial garantir que os dados sejam compartilhados e armazenados de forma segura, evitando perdas ou acessos indevidos.
Uma das soluções mais eficientes para isso é o uso de um disco virtual, que permite armazenar os dados na nuvem e acessá-los de qualquer lugar e dispositivo.
Neste artigo, vamos explicar o que é um disco virtual, quais são as suas vantagens e como escolhê-lo!
- Entenda o que é um disco virtual e sua vantagens
- LGPD: como a lei de proteção de dados ampara as franquias
- Práticas recomendadas ao compartilhar dados entre unidades de franquia
- Como escolher o disco virtual para a sua franquia?
Entenda o que é um disco virtual e suas vantagens
Um disco virtual é um serviço de armazenamento em nuvem que funciona como um HD externo, mas sem a necessidade de ter um dispositivo físico.
Nele, é possível guardar os arquivos online e sincronizá-los com os dispositivos móveis, como computadores, tablets e smartphones. Assim, é possível acessar os dados a qualquer momento e de qualquer lugar, bastando ter uma conexão com a internet.
Quais são as vantagens de um disco virtual para franquias?
O uso de um disco virtual traz diversos benefícios para as franquias, tanto em termos de produtividade quanto de segurança. Veja alguns deles!
1. Compartilhamento fácil
Com um disco virtual, é possível compartilhar os arquivos com as outras unidades da franquia, facilitando a comunicação e a colaboração entre as equipes.
Além de, também, poder definir permissões de acesso para cada usuário, garantindo que apenas as pessoas autorizadas visualizem ou editem documentos.
2. Backup automático
Através do backup automático, não é necessário fazer cópias de segurança dos dados, pois eles são salvos automaticamente na nuvem.
Além de, também, poder definir permissões de acesso para cada usuário, garantindo que apenas as pessoas autorizadas visualizem e editem documentos.
3. Segurança reforçada
Disco virtuais contam com recursos avançados de proteção de dados, como criptografia, autenticação em dois fatores e monitoramento constante.
Além disso, é possível recuperar os arquivos em caso de exclusão acidental ou roubo dos dispositivos.
4. Economia de espaço
Utilizando o disco virtual, não é necessário investir em equipamentos de armazenamento físico, como HDs externos ou pen drives. O que gera economia na manutenção desses equipamentos e evita que se perca dados importantes quando danificados.
LGPD: como a lei de proteção de dados ampara as franquias
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma legislação que entrou em vigor no Brasil em setembro de 2020 e que tem como objetivo regulamentar o tratamento de dados pessoais de pessoas físicas por parte de empresas públicas e privadas.
Essa lei visa garantir os direitos fundamentais de liberdade, privacidade e livre desenvolvimento da personalidade dos titulares dos dados.
A lei ampara as franquias em diversos aspectos. Por exemplo:
Definição de papéis
A franqueadora deve definir claramente qual é o papel dela e das franqueadas no tratamento dos dados pessoais dos clientes finais.
Ela deve estabelecer se é controladora ou operadora dos dados pessoais e se as franqueadas são controladoras conjuntas ou operadoras dos dados pessoais. Deve formalizar essas definições em contrato e em políticas internas.
Cumprimento das obrigações
É dever da rede orientar as franqueadas sobre como cumprir as obrigações da LGPD no tratamento dos dados pessoais dos clientes finais.
Deve fornecer treinamentos, manuais e ferramentas para que as franqueadas possam coletar os dados pessoais com base legal adequada, informar os titulares sobre os seus direitos e deveres, garantir a segurança dos dados pessoais e atender às solicitações dos titulares.
Monitoramento dos dados
A franqueadora deve monitorar as atividades das franqueadas no tratamento dos dados pessoais dos clientes finais.
Ela deve verificar se as franqueadas estão seguindo as normas da LGPD e se estão reportando eventuais incidentes envolvendo os dados pessoais. Ela deve também realizar auditorias periódicas nas franqueadas para avaliar o nível de conformidade com a LGPD.
Responsabilização por possíveis danos
A rede deve se responsabilizar por possíveis danos causados aos titulares dos dados pessoais em decorrência de violação da LGPD por parte dela ou das franqueadas.
A franqueadora deve adotar medidas para reparar os danos e evitar que eles se repitam. Além de, também, comunicar os incidentes às autoridades competentes e aos titulares dos dados pessoais, conforme o caso.
Como a LGPD traz diversos benefícios para as franquias
Os clientes estão cada vez mais conscientes da importância da privacidade e da segurança dos seus dados pessoais. E querem saber como as empresas usam essas informações e quais são os seus direitos em relação a elas.
Ao se adequar à LGPD, as franquias demonstram que respeitam a privacidade de seus clientes e que adotam boas práticas de proteção de dados. Isso aumenta a confiança dos clientes na marca e na rede, gerando fidelização e satisfação.
Além disso, a LGPD exige que as empresas tenham um controle maior sobre os dados pessoais que tratam, desde a coleta até o descarte.
Isso implica em ter uma política de privacidade clara e transparente, um registro das operações de tratamento de dados. Além de um encarregado de proteção de dados, um plano de resposta a incidentes, entre outras medidas.
Portanto, as franquias quando adequadas à LGPD se destacam no mercado como empresas responsáveis e inovadoras, que valorizam a privacidade e a segurança dos dados pessoais.
Práticas recomendadas ao compartilhar dados entre rede e unidades da franquia
Compartilhar dados entre unidades de franquia é uma forma de melhorar o desempenho, a qualidade e a eficiência da rede.
No entanto, é preciso ter cuidado para não violar a privacidade, a segurança e a confiança dos clientes e dos franqueados.
Antes de iniciar o processo de compartilhamento, é importante ter clareza sobre o que se pretende alcançar. Isso a auxilia a identificar as melhores práticas, as oportunidades e as tendências do mercado.
É fundamental definir quais dados podem ser compartilhados, com quem, para quais fins e por quanto tempo.
Também é recomendável obter o consentimento dos clientes e dos franqueados para o uso dos seus dados, informando-os sobre os seus direitos e deveres.
Além disso, é preciso adotar medidas técnicas e administrativas para proteger os dados contra acessos não autorizados, alterações indevidas ou vazamentos.
Por exemplo, é possível usar criptografia, senhas, firewalls, backups, entre outros.
Os compartilhamentos devem ser feitos de forma aberta e honesta, respeitando os interesses e as expectativas de todas as partes. Também é essencial monitorar e avaliar os resultados, verificando se eles estão alinhados com os objetivos e os benefícios esperados.
O compartilhamento de dados não é um evento isolado, mas um processo dinâmico e adaptável às mudanças do contexto. Por isso, é preciso estar atento às novas demandas.
Como vimos, compartilhar informações pessoais entre unidades da rede é uma estratégia valiosa para aumentar a competitividade, a inovação e a satisfação dos colaboradores.
Por isso, é importante se atentar as funcionalidades dispostas pelos discos virtuais encontrados, para escolher o tipo que se adeque mais a rede.
Como escolher o disco virtual para a sua franquia?
Existem diversos serviços de disco virtual disponíveis no mercado, mas nem todos oferecem as mesmas funcionalidades e condições.
Por isso, é importante avaliar alguns critérios antes de contratar o serviço ideal para a sua franquia. Veja alguns deles:
Capacidade de armazenamento
Verifique quanto espaço você precisa para guardar os seus arquivos e escolha um plano que atenda às suas necessidades. Alguns serviços oferecem planos gratuitos com limites de armazenamento, enquanto outros cobram valores mensais ou anuais conforme a capacidade desejada.
Upload e download
Verifique qual é a velocidade de transferência dos seus arquivos para o disco virtual e vice-versa. Quanto maior for a velocidade, mais rápido você poderá enviar e receber os seus dados pela internet.
Compatibilidade com dispositivos
Verifique se o serviço é compatível com os dispositivos que você utiliza na sua franquia, como computadores, tablets e smartphones. Alguns serviços têm aplicativos específicos para cada sistema operacional, enquanto outros funcionam diretamente pelo navegador web.
Suporte técnico
Verifique se o serviço oferece suporte técnico em caso de problemas ou dúvidas. Alguns serviços têm canais de atendimento por telefone, chat ou e-mail.
Avaliação dos usuários
Verifique qual é a reputação do serviço entre os usuários que já o utilizam ou utilizaram. É possível consultar sites especializados em avaliações ou redes sociais para saber quais são as opiniões e as experiências dos clientes.
Veja abaixo os discos virtuais disponíveis para uso: o último é o melhor!
1. Google Drive
Trata-se de um serviço gratuito que oferece 15 GB de espaço para armazenar arquivos de qualquer tipo. Nele é possível criar e editar documentos, planilhas, apresentações e formulários online, usando o Google Docs, Sheets, Slides e Forms.
Ele oferece a possibilidade de usar o Google Fotos para armazenar fotos e vídeos, e o Google Backup and Sync para sincronizar uma pasta do seu computador com o Drive.
Além disso, é possível compartilhar arquivos com outras pessoas, e acessá-los pelo site ou pelo aplicativo do Drive em dispositivos móveis.
2. Dropbox
É um serviço pago que oferece 2 GB de espaço gratuito para armazenar arquivos de qualquer tipo. Nele é possível sincronizar uma pasta do seu computador, e acessar seus arquivos pelo site ou pelo aplicativo do Dropbox em dispositivos móveis.
3. One Drive
É um serviço gratuito que oferece 5 GB de espaço para armazenar arquivos de qualquer tipo.
Além de armazenar os arquivos é possível criar e editar documentos, planilhas, apresentações e notas online, baixando os aplicativos: Microsoft Word, Excel, PowerPoint e OneNote.
4. Disco Virtual SULTS
O disco virtual SULTS é uma ferramenta que oferece um espaço seguro e prático para armazenar e compartilhar arquivos corporativos. Com ele, os administradores podem fazer upload de documentos e manuais, facilitando o acesso dos colaboradores a essas informações.
Os arquivos podem ser de qualquer tipo, desde que não ultrapassem 500mb, e podem ser organizados em pastas e subpastas. O disco virtual possui três ambientes diferentes, que permitem diferentes níveis de acesso, sendo discos:
- Público: Neste ambiente, todos os arquivos são visíveis e podem ser baixados pelos colaboradores internos e pelas unidades da empresa.
- Interno: Neste ambiente, somente os colaboradores que fazem parte da rede interna da empresa podem ver e baixar os arquivos.
- Unidades: Neste ambiente, cada unidade da empresa tem um disco exclusivo, onde os administradores podem ver e baixar os arquivos. Os demais colaboradores não têm acesso.
O Disco Virtual SULTS também permite gerar links compartilháveis para os arquivos, facilitando a comunicação e a colaboração entre os usuários.
Como já visto,
O uso de um disco virtual é uma solução prática, segura e econômica para as franquias que precisam compartilhar e armazenar os seus dados na nuvem.
Com ele, é possível acessar os seus arquivos de qualquer lugar e dispositivo, além de contar com recursos de backup, proteção e sincronização.
Para escolher o melhor serviço de disco virtual para a sua franquia, é importante avaliar critérios. Sendo eles, capacidade de armazenamento, velocidade de transferência, compatibilidade com dispositivos, suporte técnico e avaliação dos usuários.
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