O cotidiano da sua empresa, com certeza, é repleto de funções, atividades e tarefas a serem cumpridas, mas não de qualquer maneira, e sim de forma organizada e bem-sucedida. Por isso é importante conhecer os tipos de checklists e suas finalidades.
Imagine uma situação de implantação de uma unidade: é necessário pensar e planejar recursos, realizar o acompanhamento de todas as tarefas, cumprimento de prazos, alinhamento com a equipe colaboradora e recebimento de relatórios com feedbacks, certo?
Muitos pontos que devem ter uma grande atenção nesse processo, não é mesmo? E, caso haja algum esquecimento, erro ou má gestão em algum dos aspectos, pode ser que a implantação não ocorra tão bem assim.
Isso não pode acontecer com o seu negócio e em como prestar serviço, então, por isso, a importância de identificar partes desse processo, mapear o tipo, a finalidade de cada forma de checklist e estar por dentro de cada benefício. Confira:
5 tipos de checklists e os seus benefícios
1. Checklists para verificação de etapas
Saber o que está fazendo, como está fazendo e porquê está fazendo é essencial para um trabalho impecável.
O checklist como verificação de etapas é o mais comum e usual no dia a dia de uma empresa, pois se apropria do detalhamento de cada parte de uma tarefa, visando o cumprimento de cada uma com sucesso.
Desse modo, é um excelente recurso de visualização didática e explícita de um conjunto de etapas que facilitam a execução na prática.
O seu benefício é claro: reduzir qualquer tipo de atraso, erro ou pendências que não podem existir na entrega de um produto, serviço ou realização de uma tarefa na sua empresa.
2. Checklists para solução de problemas
Visualize esse tipo de checklist como um complemento ao ensinado acima, pois imagine:
Nesse processo de identificação e separação de etapas, foram encontrados problemas para realização plena da atividade, seja o curto tempo ou a ausência de recursos, por exemplo. Mas como isso será solucionado?
Aqui está a ferramenta correta: cumpra a primeira lista de verificação das etapas e, a partir dela, desenvolva outra para traçar ações que solucionem os equívocos que impossibilitaram o cumprimento de alguma tarefa. Dentro desse tipo de checklist podem ser criados os planos de ação.
Essa é a vantagem desse tipo de checklist: identificar, analisar e ter a possibilidade de resolver aquilo que não tem contribuído para o sucesso da realização das tarefas.
3. Checklists de coordenação
Se o seu projeto é composto por um time de colaboradores de diferentes áreas, esse é o tipo de checklist que você precisa nessa situação.
Quando há um projeto, atividade ou tarefas que demandam várias áreas em exercício para ser realizada, é de suma importância ter uma lista com afazeres previamente determinados para que haja uma organização plena.
Isso ajudará os coordenadores da sua empresa a se pautarem por aquilo que você instituiu para área e cumprirão as atividades pré-determinadas sem dúvidas.
Assim, a organização e o cumprimento pleno de cada etapa do serviço será o benefício garantido de todos os seus projetos.
4. Checklists de disciplinas
As atividades da sua empresa precisam funcionar perfeitamente com ou sem o seu monitoramento a todo o momento.
Por isso, provavelmente no início de novas atividades a serem feitas, pode haver algum equívoco, dúvida ou o desenvolvimento não sair como o esperado, então, ter essa lista de o que fazer em situações pontuais os ajudarão a ter um caminho para resolução.
Listar atitudes, precauções e decisões de o que fazer em momentos mais complexos é a chave para o funcionamento completo de todas as tarefas.
A vantagem está evidente nessa forma de verificação das atividades – contribuir para uma menor redução de falhas no cumprimento de qualquer responsabilidade.
5. Checklists de afazeres (to do)
Esse modelo de lista de verificação é um dos mais utilizados para estabelecer tarefas rotineiras de cada área.
Ele consiste em determinações de atividades pontuais que devem ser cumpridas, como na área de comunicados da sua empresa, enviando avisos, encaminhando e-mails e disparando mensagens a todos os colaboradores, por exemplo.
O benefício dessa ferramenta é a otimização de tempo e a agilidade na comunicação e no cumprimento das tarefas diárias.
Não deixe de compreender o poder de um checklist eficiente no progresso da sua empresa e saiba já como o Sistema de Checklist SULTS facilita a gestão e acessibilidade nos seus negócios.
Você já conhece o SULTS?
SULTS é o software de gestão mais completo do mercado que atende muito bem às necessidades de gerenciamento de redes de franquias, de filiais, de associações, de redes de licenciamento e de diversos outros segmentos, como alimentação, indústria, drogaria, educação, entre outros.
Com mais de 20 módulos integrados, o SULTS tem tudo o que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia a dia no ambiente de trabalho.
Com o SULTS você se conecta com os seus colaboradores de uma maneira totalmente inovadora: construindo relacionamentos mais significativos e duradouros, conhecendo melhor suas necessidades, identificando novas oportunidades e resolvendo os problemas de comunicação da sua rede de franquias de forma mais ágil.
Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados.
Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.
Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais.
Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.
Conheça mais 6 dos principais módulos do SULTS:
Módulo Chamados: Você saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns minutos.
Módulo Expansão: Expandir a rede de franquias é o objetivo de todo e qualquer empreendedor e nós da SULTS sabemos que, para dar certo, é preciso muita organização. Então, eis o módulo de expansão! Nesse módulo, diversas etapas do funil de vendas são automatizadas, o que permite a você mais tempo para garantir a qualidade dos processos em execução e, consequentemente, o aumento do faturamento. Se você pensou em CRM, é isso aí! O SULTS também é um CRM de vendas que proporciona as ferramentas necessárias para o seu time: canais de vendas, gerenciamento de pipelines, automação e suporte para vendas recorrentes.
Módulo Implantação de Unidades: Negociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.
Módulo Universidade Corporativa: De fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.
Módulo Disco Virtual: “Mas cadê aquele arquivo que estava aqui?” – provavelmente deve estar em algum e-mail por aí! Quem nunca acumulou trabalho pela falta de um documento específico que atire a primeira pedra. Sabemos muito bem que a centralização de documentos importantes e de fácil acesso à rede e demais franquias/filiais é fundamental para o bom andamento dos processos. Por isso, criamos o módulo disco virtual. Nele é possível atribuir permissões de visualização aos usuários (disco público, disco da rede, disco das unidades), controlando o acesso aos arquivos e garantindo a segurança da operação.
Módulo Comunicados: Já pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu recado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o aviso e ele será disparado automaticamente pelo SULTS!
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