Como já falamos em outros artigos sobre o que é e qual a sua função da gestão de projeto, todo e qualquer planejamento tem início, meio e fim, assim como o ciclo da vida. Mas é sempre bom relembrarmos a importância de desenvolver bem as etapas de um projeto.
Isso porque os projetos precisam ser idealizados, planejados, controlados e executados por pessoas que tenham conhecimento e propriedade nessa área.
Ou seja, eles têm ciclos de vida que correspondem às fases indispensáveis para o planejamento, a execução e o encerramento das atividades.
Ao longo das etapas a serem cumpridas, é importante saber e estar aberto a fazer alterações ou incrementos que farão diferença no ritmo de atividades a serem desenvolvidas e no produto final.
Normalmente, a depender da carga e tamanho do projeto, também, é possível separá-lo em subprojetos, visando uma maior acessibilidade, clareza e execução completa do trabalho a ser desenvolvido.
Esse recurso é de grande valor por facilitar o gerenciamento do projeto, além de permitir uma visualização do que deve ser o foco, isto é, onde o gerente de projetos deve aplicar mais energia para entregar o resultado esperado por ambas as partes.
Conheça agora 4 etapas de um projeto que precisam ser cumpridas
Já que se diz respeito às fases, é de suma importância cumpri-las de maneira individual, mas entendendo que para avançar e para crescer é crucial vê-las como dependentes uma da outra, para que haja a efetivação final. Confira:
Etapas de um projeto: passo inicial
Ao começar essa etapa de iniciação, será identificado o objetivo ou necessidade do projeto, podendo ser um problema ou uma oportunidade comercial de um produto ou serviço para a sua empresa.
Reconhecendo qual é a finalidade do projeto, sendo um problema ou produto, é importante ter a descrição. Isto é, quais os motivos, o que é necessário para solução, quais os custos, qual o tempo preciso para solução do problema ou desenvolvimento do produto.
Coletado esses dados indispensáveis, a equipe ou o gerente de projetos é nomeado conforme a necessidade do projeto. Esse percurso será para moldagem e aprovação de todas as próximas etapas do plano.
Etapas de um projeto: planejamento e organização
A fase de organização de planejamento é o momento de definir qual será a metodologia adotada para o desenvolvimento e cumprimento do projeto.
De maneira prática, o papel do gerente de projetos será escolher as melhores estratégias a serem aplicadas de maneira eficiente, gerando cada vez mais resultado para a solução ou serviço final.
Para isso, ele também precisará se valer dos documentos disponíveis na Estrutura Analítica de Projetos (EAP), sendo eles o plano de gerenciamento de riscos, o cronograma da proposta, o planejamento das comunicações, as estratégias de qualidade, entre outros.
Finalizando essa etapa, normalmente, a próxima inicia-se com a definição de como colocar tudo isso na parte da execução.
Etapas de um projeto: execução
Agora chegou o momento da execução e prática de tudo aquilo que foi definido na etapa de planejamento.
As atividades definidas precisam ser realizadas com a maior agilidade, produtividade, efetividade e segurança possível, para assim garantir a excelência do serviço ou produto final.
Caso haja algum desvio do projeto inicial, nessa etapa é crucial que haja alterações e inferências necessárias como ações corretivas, que visem a excelência do projeto.
Além disso, o monitoramento e acompanhamento do gestor de projetos é indispensável para efetivação plena do plano.
Etapas de um projeto: finalização
Uma etapa é dada como encerrada com a proposta de solução ou com produto finalizado em aprovação por ambas as partes: do gerente de projetos e do cliente.
Mas, além da entrega e finalização de contrato com o cliente e possíveis fornecedores, é importante uma listagem a ser feita do que foi positivo e negativo neste projeto específico desenvolvido.
Isso será importante para reparar todos os desvios cometidos e que não devem ser repetidos, e os positivos que devem continuar em aplicação.
Um projeto bem-sucedido é aquele que entende a importância das etapas e as cumprem, além de ter um gestor de projeto eficiente e de sucesso para direcionar esse processo.
Conheça o SULTS!
SULTS é o software de gestão mais completo do mercado que atende muito bem às necessidades de gerenciamento de redes de franquias, de filiais, de associações, de redes de licenciamento e de diversos outros segmentos, como alimentação, indústria, drogaria, educação, entre outros.
Com mais de 20 módulos integrados, o SULTS tem tudo o que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia a dia no ambiente de trabalho.
Com o SULTS você se conecta com os seus colaboradores de uma maneira totalmente inovadora: construindo relacionamentos mais significativos e duradouros, conhecendo melhor suas necessidades, identificando novas oportunidades e resolvendo os problemas de comunicação da sua rede de franquias de forma mais ágil.
Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados.
Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.
Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais.
Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.
Conheça 7 dos principais módulos do SULTS:
Módulo Checklist: O checklist é um dos módulos mais utilizados pelos usuários SULTS, porque ele é adaptável, dinâmico e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. “Mas eu consigo criar um checklist específico para cada situação, definindo os tipos de resposta, por exemplo?” Sim! Sabemos que cada rede de franquias é única e que cada unidade também possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo a gosto, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.
Módulo Chamados: Você saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns minutos.
Módulo Expansão: Expandir a rede de franquias é o objetivo de todo e qualquer empreendedor e nós da SULTS sabemos que, para dar certo, é preciso muita organização. Então, eis o módulo de expansão! Nesse módulo, diversas etapas do funil de vendas são automatizadas, o que permite a você mais tempo para garantir a qualidade dos processos em execução e, consequentemente, o aumento do faturamento. Se você pensou em CRM, é isso aí! O SULTS também é um CRM de vendas que proporciona as ferramentas necessárias para o seu time: canais de vendas, gerenciamento de pipelines, automação e suporte para vendas recorrentes.
Módulo Implantação de Unidades: Negociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.
Módulo Universidade Corporativa: De fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.
Módulo Disco Virtual: “Mas cadê aquele arquivo que estava aqui?” – provavelmente deve estar em algum e-mail por aí! Quem nunca acumulou trabalho pela falta de um documento específico que atire a primeira pedra. Sabemos muito bem que a centralização de documentos importantes e de fácil acesso à rede e demais franquias/filiais é fundamental para o bom andamento dos processos. Por isso, criamos o módulo disco virtual. Nele é possível atribuir permissões de visualização aos usuários (disco público, disco da rede, disco das unidades), controlando o acesso aos arquivos e garantindo a segurança da operação.
Módulo Comunicados: Já pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu recado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o aviso e ele será disparado automaticamente pelo SULTS!
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