Procedimento Operacional Padrão (POP): por que é tão importante no Franchising?

Você sabia que o Caramelo Macchiato feito em uma unidade do Starbucks no Rio de Janeiro é feito da mesmíssima forma de um Caramelo Macchiato preparado na sede da rede franqueadora em Seattle, Washington, EUA?

A receita e o preparo são os mesmos não só nessas duas unidades, mas em todas as cafeterias da marca espalhadas pelo mundo! Esse fato é possível devido ao Procedimento Operacional Padrão (POP) adotado pela rede franqueadora, ou seja, o processo de preparar esse Macchiato é seguido rigidamente em todas as lojas de produção.

Com isso, o Blog QualyTeam nos ajuda a definir que “POP é um documento que estabelece de forma minuciosa os detalhes de um processo, elencando aspectos como a sequência de procedimentos, materiais utilizados, cuidados a serem observados e os responsáveis por cada etapa.”.

Nós já falamos aqui no blog diversas vezes que a padronização é o ponto-chave do Franchising. E, com isso, temos a certeza de que estabelecer os procedimentos operacionais padrão da maneira correta é fundamental para garantir o sucesso e o crescimento de toda a rede.

O POP faz com que muitos consumidores se tornem fiéis à marca e, mais do que isso, divulgadores espontâneos dos produtos e serviços fornecidos. O cliente confia, porque sabe que sempre encontrará o mesmo produto e a mesma qualidade, independentemente do local e da unidade que ele procure.

Basicamente, um Procedimento Operacional Padrão é composto por: nome do procedimento, local de aplicação, cargos responsáveis pela tarefa, responsáveis pela elaboração do procedimento, materiais necessários à tarefa, documentação de referência e instrução, descrição das siglas, passo a passo do procedimento, gráficos e fluxogramas e a perspectiva de revisão do POP.

Existem diversos tipos e modelos de POPs e sua aplicabilidade poderá mudar de acordo com o segmento da franquia. Mas hoje vamos falar sobre um procedimento de padronização muito conhecido:

Procedimento Operacional Padrão - Checklist SULTS

Checklist – Um dos mais importantes procedimentos operacionais padrão

O Checklist (que pode ser traduzido como lista de verificação) é uma técnica bastante utilizada por redes franqueadoras para garantir a observação de parâmetros mínimos de qualidade durante a realização dos mais variados tipos de procedimento que fazem parte do dia-a-dia do negócio, como a precificação, o atendimento ao consumidor, a disposição de produtos no estoque etc.

Essa lista de verificação geralmente é aplicada em auditorias, consultorias, supervisões de loja, ou seja, todo tipo de evento que tenha como foco analisar se os processos de determinada unidade estão ocorrendo conforme o padrão pré-estabelecido e que já foi testado e validado no mercado pela rede franqueadora.

O checklist é considerado um dos mais conhecidos e consagrados instrumentos de qualidade. A técnica é tão difundida que já extrapolou o âmbito dos negócios. Atualmente, é utilizada até mesmo para a conferência de tarefas cotidianas – a lista de compromissos do dia, por exemplo.

Para que você leia e entenda um pouco mais sobre a importância dessa ferramenta, indicamos a leitura do post > Checklist para franquia: por que investir?

 

Procedimento operacional padrão - franchising

6 dicas valiosas para fazer um Procedimento Operacional Padrão:

1. É importante envolver todos os responsáveis pelo procedimento em sua elaboração detalhada. Afinal de contas, eles conhecem a fundo a tarefa e podem apontar suas particularidades;

2. Crie um grupo de trabalho focado em formular todo o procedimento;

3. Descreva todas as etapas do procedimento, incluindo tempo necessário ou destinado a seu cumprimento, materiais exigidos para sua execução e os respectivos resultados esperados;

4. Destaque as etapas críticas, ou seja, aquelas que, se não cumpridas ou cumpridas de forma insatisfatória, podem comprometer o resultado geral do procedimento;

5. Preveja uma rotina de checagem, com uma série de perguntas a serem feitas para verificar se a tarefa ou o procedimento foi realizado adequadamente;

6. Organize então seu documento, de forma que contemple todos os elementos formais listados no tópico anterior.

Hoje falamos um pouquinho sobre o POP – Procedimento Operacional Padrão. Durante o texto, evidenciamos o quanto esses procedimentos, cujo propósito é o estabelecimento de padrões, são essenciais ao Franchising que, por sua vez, é um modelo de negócio caracterizado pela padronização.

Como bônus, segue mais uma dica de leitura > Checklist SULTS: melhorado a qualidade da sua rede

Ficamos por aqui.

Até a próxima!

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