No cenário corporativo, a coleta e o uso de dados são essenciais para o sucesso das empresas, principalmente em franquias.
No entanto, com o aumento da conscientização sobre a privacidade e as regulamentações que acompanham essa questão, as franquias precisam estar atentas para proteger os dados obtidos de forma eficaz.
Como é assegurado atualmente na LGPD, a segurança é um princípio a ser observado no tratamento de dados pessoais, pontuado no art. 6º, inciso VII.
Art. 6º As atividades de tratamento de dados pessoais deverão observar a boa-fé e os seguintes princípios:
VII – segurança: utilização de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger
os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de
destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão;
Neste artigo, vamos abordar as práticas melhor recomendadas para coleta e tratamento seguro de dados desde o início, bem como formas efetivas de implementar políticas de segurança em redes. Continue lendo para saber mais!
- Implementando uma política de segurança de dados em franquias
- Como um software auxilia na regulamentação da LGPD das unidades franqueadas?
Privacidade desde a concepção dos dados como garantia da proteção de dados
No contexto de franquias, a franqueadora é responsável por coletar informações pessoais de seus clientes nas unidades franqueadas, como nomes, endereços e históricos de compras.
De acordo com o Guia de Boas Práticas para Implementação na Administração Pública Federal da Lei Geral de Proteção de Dados:
A privacidade deve ser protegida continuamente em todo o domínio e ao longo do ciclo de vida do tratamento dos dados em questão. Não deve haver lacunas na proteção ou na prestação de contas. O princípio “Segurança” tem relevância especial porque, em sua essência, sem segurança forte, não pode haver privacidade.
As instituições devem assumir a responsabilidade pela segurança dos dados pessoais, geralmente proporcional ao grau de sensibilidade, durante todo o ciclo de tratamento, consistente com os padrões que foram definidos por organismos reconhecidos de desenvolvimento de padrões.
A segurança de ponta a ponta se aplica nesse contexto, significando que a franqueadora deve garantir que esses dados sejam protegidos, desde o momento em que são coletados nas unidades franqueadas, até o momento em que são utilizados para fins comerciais.
Isso envolve medidas rigorosas de segurança, como o uso de sistemas de proteção de dados, criptografia e controle de acesso. Assim, garantindo que as informações dos clientes permaneçam seguras durante todo o processo.
Confira medidas de segurança que o relacionamento entre franqueadora e franqueado precisam ter!
1. Visibilidade e transparência
A visibilidade e a transparência são fundamentais no relacionamento entre as unidades franqueadas e a franqueadora.
Suponhamos que a franqueadora compartilhe informações financeiras e estratégicas com suas unidades franqueadas.
É importante que todas as partes envolvidas saibam exatamente como essas informações estão sendo usadas e protegidas. E, a franqueadora deve ser responsável por documentar suas políticas e procedimentos de privacidade e comunicá-los de forma clara às unidades franqueadas.
Além disso, mecanismos de prestação de contas e transparência, como relatórios financeiros e auditorias, devem ser estabelecidos para garantir que todas as partes possam confiar e verificar que tudo está em conformidade.
2. Respeito pela privacidade do usuário
Quando as unidades franqueadas coletam informações pessoais dos clientes, como endereços de e-mail para enviar promoções, é fundamental que respeitem a privacidade dos clientes.
Isso significa obter o consentimento claro deles para coletar dados e utilizar apenas as informações necessárias para a finalidade específica.
Ademais, as unidades franqueadas devem garantir a precisão das informações dos clientes e permitir que os clientes acessem e atualizem suas informações quando necessário.
Em caso de preocupações com a privacidade, a franquia deve estabelecer procedimentos para que os clientes possam entrar em contato e obter reparação. Portanto, demostrando respeito pela privacidade dos usuários.
3. Adotar esse recurso desde o início da contratação
Quando a franqueadora adota um novo sistema de gerenciamento de clientes para todas as unidades franqueadas, deve garantir que a privacidade seja considerada desde o início.
Isso significa que o sistema deve coletar apenas as informações necessárias dos clientes. Como, também, mantê-las pelo tempo necessário e garantir que apenas pessoas autorizadas possam acessar esses dados.
No item 4, subitem 4.1.2 é pontuado a necessidade de que:
Os agentes de tratamento devem implementar medidas adequadas para garantir que, por padrão, apenas serão processados os dados pessoais necessários para cumprimento da(s) finalidade(s) específica(s) definida(s) pela instituição que desempenha o papel de controlador dos dados pessoais.
Essa abordagem de “privacidade desde a concepção” garante que a franqueadora não colete ou use dados além do necessário. Além de ajudar a garantir a privacidade dos clientes desde o início do processo de coleta de informações.
Implementando uma política de segurança de dados em franquias
Implementar uma política de segurança de informações sensíveis requer um planejamento estratégico, um alinhamento entre as partes envolvidas e um acompanhamento constante.
A seguir, listamos alguns passos que podem auxiliar nesse processo:
1. Mapeie os dados da rede
O primeiro passo é identificar quais são os tipos de dados que circulam na rede e qual é o seu grau de sensibilidade.
Bem como onde eles estão armazenados, como eles são transmitidos e quem tem acesso a eles. Esse mapeamento permite definir quais são os requisitos legais e técnicos que devem ser atendidos para garantir a segurança.
2. Estabeleça as responsabilidades
O segundo passo é estabelecer as responsabilidades de cada parte na gestão dos dados. O franqueador deve definir as diretrizes gerais da política de segurança de dados. Bem como fornecer os recursos necessários para sua implementação.
Os franqueados devem seguir as orientações do franqueador e adotar as medidas adequadas para proteger suas unidades.
Já os colaboradores devem ser treinados e conscientizados sobre as boas práticas de segurança de dados.
3. Adote as medidas de proteção
O terceiro passo é adotar as medidas de proteção dos dados, de acordo com os riscos identificados e as normas vigentes. Algumas medidas que podem ser adotadas são:
- Criptografar os dados em trânsito e em repouso, usando algoritmos e chaves seguras;
- Controlar o acesso aos dados, usando senhas fortes, autenticação de dois fatores e perfis de usuário;
- Fazer backup dos dados periodicamente, em locais seguros e de fácil recuperação;
- Auditar os dados regularmente, registrando as operações realizadas e os usuários responsáveis;
- Monitorar os dados constantemente, detectando e corrigindo anomalias ou incidentes;
- Prevenir os dados contra ameaças externas, usando antivírus, firewall e VPN;
- Descartar os dados adequadamente, quando não forem mais necessários, usando métodos de exclusão definitiva;
4. Práticas de gestão de dados
Além de medidas de segurança cibernética e conformidade regulatória, adotar práticas de gestão de informações é fundamental:
- Política de retenção de dados: implemente uma política de retenção de dados que determine quanto tempo os dados dos clientes serão mantidos e quando serão excluídos.
- Acesso granular: limite o acesso a informações sensíveis apenas a colaboradores que precisam delas para realizar suas funções.
- Backup e recuperação: faça backups regulares dos dados e teste procedimentos de recuperação para garantir que as informações possam ser restauradas em caso de perda.
Para auxiliar na gestão de informações, existem diversos protocolos de segurança de dados, cada um com suas características. Alguns dos mais utilizados são:
- SSL (Secure Sockets Layer): é um protocolo que cria uma conexão criptografada entre um servidor web e um navegador web.
- TLS (Transport Layer Security): é uma versão atualizada e renomeada do SSL, ele também cria uma conexão criptografada entre um servidor web e um navegador web. Costuma ser usado em diversas aplicações, como e-mail, mensagens instantâneas e voz sobre IP (Internet Protocol) ou protocolo de rede.
- Certificado digital: é um documento eletrônico que contém os dados de identificação de uma pessoa física ou jurídica. Ele funciona como uma assinatura digital, garantindo a autenticidade, a integridade e a validade jurídica das transações eletrônicas. Ele é emitido por uma autoridade certificadora, que verifica a identidade do solicitante .
- Criptografia: é uma técnica que transforma os dados em um código secreto, que só pode ser lido por quem possui a chave para decifrá-lo, podendo ser simétrica ou assimétrica. Na criptografia simétrica, a mesma chave é usada para criptografar e descriptografar os dados. Já na assimétrica, há duas chaves: uma pública, que pode ser compartilhada com qualquer pessoa, e uma privada, que deve ser mantida em sigilo pelo dono.
Como um software auxilia na regulamentação da LGPD das unidades franqueadas?
Uma das etapas mais importantes para implementar a segurança de dados em franquias é a assinatura do termo LGPD pelas unidades franqueadas.
Isso formaliza o compromisso com o cumprimento da lei e com a adoção das medidas necessárias para garantir a proteção das informações pessoais.
No entanto, essa etapa pode ser burocrática e demorada, especialmente se for feita de forma manual.
Por isso, uma solução que pode facilitar esse processo é o uso de um software que permita que as unidades franqueadas assinem o termo LGPD de forma digital, rápida e segura.
Além dessa facilidade, um software de gerenciamento oferece diversas vantagens para as franquias, tais como:
- Agilidade: o software permite que as unidades franqueadas assinem o termo LGPD em poucos minutos. Basta acessar o sistema, preencher os dados solicitados e assinar eletronicamente o termo.
- Segurança: o sistema garante a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do termo LGPD assinado pelas unidades franqueadas. Fazendo o uso de recursos como certificado digital, criptografia, assinatura com biometria ou senha e registro em blockchain.
- Economia: o software reduz os custos operacionais relacionados à assinatura do termo LGPD. Eliminando o uso de papel, tinta, impressora, scanner, correio e outros materiais ou serviços.
- Controle: o sistema permite que a franqueadora acompanhe em tempo real o status da assinatura do termo LGPD pelas unidade. Através do sistema é possível travar a tela dos colaboradores, para que assinem quando acessam o software. Além disso, ele armazena os termos LGPD assinados, facilitando o acesso e a consulta dos documentos.
Como vimos,
A implementação de políticas de segurança de dados em franquias é um processo contínuo que requer uma abordagem abrangente e o uso de ferramentas adequadas.
Como um software de gerenciamento integrado, é possível garantir a conformidade com a LGPD e garantir a segurança de dados.
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