Anteriormente, definimos rotinas administrativas eficientes como sendo aquelas atividades que a empresa executa diariamente, pois precisam ser realizadas para que os outros setores possam funcionar, mas são tarefas repetitivas e por isso ter uma rotina bem fundamentada é primordial.
Agora, vamos detalhar ainda mais a temática, dando o passo a passo para que você possa criar as Rotinas do seu negócio, além de saber formas de otimizar as já existentes na sua empresa e, por fim, traremos alguns exemplos que de fato funcionam.
Passo a passo para criar rotinas administrativas eficientes
Passo 01: Nada funciona bem sem antes fazermos um bom planejamento, que seja capaz de pensar não só no que deve ser feito, como também no percurso, tendo noção dos pontos que, dependendo da situação, podem caminhar de outra forma.
Por isso, planeje exatamente o que deve ser feito, qual o objetivo daquela Rotina Administrativa, o que pode acontecer de forma diferente do esperado e como prosseguir nesses outros casos. Pensando em tudo isso, você já poderá implementar etapas na sua rotina que já solucionem qualquer problema que poderia acontecer.
Passo 02: Após planejar como essas rotinas vão funcionar, comece a criá-las e fazer com que se torne algo de fato metódico, feito diariamente e do mesmo modo, evitando riscos de falta de organização e até mesmo não cumprimento das atividades.
Além disso, você terá tarefas que serão específicas da semana ou do mês. Assim, saiba integrar a rotina com a lista de atividades do período, evitando que um atrapalhe ou dificulte o outro. Lembrando que alterações são sempre bem-vindas quando trouxerem melhores resultados para o negócio.
Depois de ter criado suas rotinas e ter as unido com o que está programado para o período, podemos passar para o próximo passo.
Passo 03: Agora de fato saberemos se os passos anteriores foram bem pensados, visto que esse é o momento de execução. Observe bem, especialmente nas primeiras semanas, como sua equipe tem se saído. Veja se as rotinas administrativas estão sendo realizadas como o planejado, se há alguma falha para corrigir e no que você pode otimizá-la.
Veja se todos os produtos ou serviços foram realizados dentro do prazo, se seu cliente está tendo uma boa recepção da sua empresa, se estão conseguindo entregar o proposto e ainda receber bem o feedback do comprador. Enfim, observe todos os detalhes e lembre-se sempre de pensar em como estão as suas métricas.
Passo 04: Esse é o momento de reparação. Hora de analisar todas as informações coletadas e ver no que sua empresa , de modo geral, pode melhorar para que as rotinas e as tarefas rotineiras estejam em harmonia, cumprindo com os objetivos e atingindo as metas desejadas. Relacione os seus dados para ter uma resposta completa do que precisa de mudanças.
Otimizando ainda mais as rotinas administrativas eficientes
Para conseguir otimizar, pense em utilizar novas tecnologias, incluindo softwares capazes de realizar tarefas que antes demandavam muito tempo de forma rápida e eficiente.
Busque capacitar seu grupo, o que fará com que eles possam solucionar problemas, pensar de forma autônoma e criativa, buscar levar inovação para o negócio, além de se tornarem capazes de detectar em quais pontos a empresa está tendo prejuízos.
Exemplos de rotinas administrativas
Para finalizar, como falamos em outro artigo, as rotinas podem ser utilizadas em diversos setores da sua empresa. Geralmente, estabelecemos rotinas administrativas na parte de controle de contas e de estoque, também na parte de registro e até mesmo no setor responsável pelas reclamações e dúvidas dos clientes.
Aplique bem cada um desses passos e sua empresa funcionará de forma muito mais dinâmica, estando à frente da concorrência.
Conheça o SULTS: a melhor ferramenta para a otimização de rotinas administrativas
SULTS é o software de gestão mais completo do mercado que atende muito bem às necessidades de gerenciamento de redes de franquias, de filiais, de associações, de redes de licenciamento e de diversos outros segmentos, como alimentação, indústria, drogaria, educação, entre outros.
Com mais de 20 módulos integrados, o SULTS tem tudo o que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia a dia no ambiente de trabalho.
Com o SULTS você se conecta com os seus colaboradores de uma maneira totalmente inovadora: construindo relacionamentos mais significativos e duradouros, conhecendo melhor suas necessidades, identificando novas oportunidades e resolvendo os problemas de comunicação da sua rede de franquias de forma mais ágil.
Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados.
Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.
Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais.
Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.
Conheça 7 dos principais módulos do SULTS:
Módulo Checklist: O checklist é um dos módulos mais utilizados pelos usuários SULTS, porque ele é adaptável, dinâmico e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. “Mas eu consigo criar um checklist específico para cada situação, definindo os tipos de resposta, por exemplo?” Sim! Sabemos que cada rede de franquias é única e que cada unidade também possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo a gosto, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.
Módulo Chamados: Você saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns minutos.
Módulo Expansão: Expandir a rede de franquias é o objetivo de todo e qualquer empreendedor e nós da SULTS sabemos que, para dar certo, é preciso muita organização. Então, eis o módulo de expansão! Nesse módulo, diversas etapas do funil de vendas são automatizadas, o que permite a você mais tempo para garantir a qualidade dos processos em execução e, consequentemente, o aumento do faturamento. Se você pensou em CRM, é isso aí! O SULTS também é um CRM de vendas que proporciona as ferramentas necessárias para o seu time: canais de vendas, gerenciamento de pipelines, automação e suporte para vendas recorrentes.
Módulo Implantação de Unidades: Negociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.
Módulo Universidade Corporativa: De fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.
Módulo Disco Virtual: “Mas cadê aquele arquivo que estava aqui?” – provavelmente deve estar em algum e-mail por aí! Quem nunca acumulou trabalho pela falta de um documento específico que atire a primeira pedra. Sabemos muito bem que a centralização de documentos importantes e de fácil acesso à rede e demais franquias/filiais é fundamental para o bom andamento dos processos. Por isso, criamos o módulo disco virtual. Nele é possível atribuir permissões de visualização aos usuários (disco público, disco da rede, disco das unidades), controlando o acesso aos arquivos e garantindo a segurança da operação.
Módulo Comunicados: Já pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu recado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o aviso e ele será disparado automaticamente pelo SULTS!
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