Em uma tradução livre para a língua portuguesa, workflow significa fluxo de trabalho.
Quem dera se somente essas 3 palavras fossem suficientes para descrever uma prática tão importante, pessoal!
Antes de continuarmos a conversa é importante compreender que o fluxo de trabalho abrange todos tipo de processo que faz parte da rotina corporativa – desde a rotina administrativa até o acompanhamento do cliente, designado a um analista de sucesso. E para garantir o andamento desses processos da melhor maneira possível é essencial mapeá-los.
No mundo em que vivemos, cercados de tanta competitividade empresarial, a necessidade de automatização e otimização dos processos é real e urgente. E é justamente com o uso de ferramentas de workflow que conseguimos garantir essa exigência do mercado atual. Com elas, as empresas podem atingir a máxima eficiência operacional e garantir não apenas a qualidade, mas também sua sobrevivência.
“Mas o que são essas ferramentas de workflow?”
Pois bem. As ferramentas de workflow representam um conjunto de tecnologias que permitem o fluxo de documentos, tarefas, comunicados e demais informações dentro de uma empresa. Com isso, os gestores possuem melhor visualização de todos os projetos e processos que estão em tramitação em cada departamento, aumentando a eficiência organizacional.
Você sabe dizer por que o workflow é tão importante?
A estratégia de workflow foi elaborada a fim de minimizar os problemas no gerenciamento de projetos e processos no ambiente corporativo. É uma forma eficiente de solucionar as principais questões relacionadas às tarefas essenciais do negócio.
Atualmente, muitos gestores encontram dificuldades em obter clareza na gestão de tantos processos simultâneos. Por isso, utilizar um software de gerenciamento de workflow é uma “mão na roda” para garantir o acompanhamento das tarefas. Com esse sistema é possível documentar informações, monitorar status de andamento de cada tarefa atribuída, gerar relatórios de análise, emitir comunicados para todos os departamentos e muito mais.
Conheça algumas das principais vantagens do workflow para a sua empresa:
Hoje trouxemos 6 vantagens da automação de workflow que foram listadas no conteúdo da Foxfly it & marketing. Veja:
- Facilita o processo de comunicação
Um dos principais motivos para o mal desempenho de uma empresa é a falta de comunicação entre seus funcionários e até mesmo entre os gestores. A automação dos fluxos de trabalho evitará que seja necessário ficar lembrando as pessoas o que precisa ser feito. A utilização de formulários, ou mesmo o “boca a boca”, não serão mais precisos, pois o sistema mostra automaticamente o status, ou seja, o andamento do trabalho, de forma que cada um saberá que aquela parte do processo pertence a ele. Essa automatização da comunicação também reduzirá drasticamente a morosidade com que muitas tarefas são realizadas.
- Reduz custos
A automatização workflow é a melhor alternativa para redução de custos dentro de uma empresa. Ela servirá para acelerar e otimizar todo o processo, poupando tempo e dinheiro, uma vez que menos colaboradores e menos materiais serão necessários para fazer com que o fluxo ocorra de maneira eficiente.
- Melhora da escalabilidade
A escalabilidade é algo fundamental dentro do sistema de workflow, pois a automatização da gestão dos processos de trabalho possibilitará o crescimento do negócio, fazendo com que a empresa aumente sua eficiência para atender melhor as demandas do mercado.
- Melhoria no desempenho dos colaboradores
Com o processo de trabalho todo automatizado, sobrará mais tempo para que os colaboradores cuidem de outras tarefas mais importantes dentro da empresa de maneira mais eficiente, uma vez que terão todo o suporte automatizado, facilitando as atividades do dia-a-dia. Essa melhora será percebida não só no próprio desempenho do trabalho, mas até mesmo na interação e satisfação entre as pessoas, que poderão ter mais tempo para interagir e discutir assuntos mais importantes para o desenvolvimento da empresa.
- Evita etapas desnecessárias
O workflow é um processo que ajudará a identificar e eliminar etapas desnecessárias, podendo ser utilizado para modificar a ordem com que as tarefas estão sendo realizadas.
Com a automatização, as tarefas dos colaboradores também podem ser realinhadas, sendo feita a readaptação das pessoas de acordo com suas habilidades.
- Maior segurança para o negócio
Com a automação de workflow será possível obter maior segurança para sua empresa, pois ele também poderá monitorar quem fez a tarefa, o que foi feito e quais ações foram realizadas. Em suma, o processo de workflow ajudará que todas as atividades sejam organizadas de forma a garantir que as informações cheguem com segurança até as pessoas certas e no momento certo.
Bacana, não é?
No post de hoje entendemos melhor a conceituação de workflow e conhecemos 6 dos principais benefícios de sua utilização dentro de uma empresa. Por hoje é só, mas aproveite que está aqui conosco e dê uma olhada no artigo sobre gestão de tarefas.
Até logo!
Você já conhece o SULTS?
SULTS é o software de gestão mais completo do mercado que atende muito bem às necessidades de gerenciamento de redes de franquias, de filiais, de associações, de redes de licenciamento e de diversos outros segmentos, como alimentação, indústria, drogaria, educação, entre outros. Com mais de 20 módulos integrados, o SULTS tem tudo o que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia a dia no ambiente de trabalho.
Com o SULTS você se conecta com os seus franqueados de uma maneira totalmente inovadora: construindo relacionamentos mais significativos e duradouros, conhecendo melhor suas necessidades, identificando novas oportunidades e resolvendo os problemas de comunicação da sua rede de franquias de forma mais ágil.
Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados. Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.
Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais. Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.
Conheça 5 dos principais módulos do SULTS:
Módulo Checklist: O checklist é um dos módulos mais utilizados pelos usuários SULTS, porque ele é adaptável, dinâmico e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. “Mas eu consigo criar um checklist específico para cada situação, definindo os tipos de resposta, por exemplo?” Sim! Sabemos que cada rede de franquias é única e que cada unidade também possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo a gosto, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.
Módulo Chamados: Você saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns minutos.
Módulo Implantação de Unidades: Negociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.
Módulo Universidade Corporativa: De fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.
Módulo Comunicados: Já pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu recado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o aviso e ele será disparado automaticamente pelo SULTS!
