O passo a passo de como fazer um plano de ação eficiente

Um plano de ação eficiente foi descrito por Andressa Francischini e Paulino Francischini (2007), em seu livro “Indicadores de desempenho: dos objetivos à ação – Métodos para elaborar KPIs e obter resultados”, como:  

“Atividades que devem ser realizadas para causar uma alteração nos indicadores de desempenho monitorados e seu Valor Atual se aproximar da Meta. Em outras palavras, os planos de ação devem ter uma relação clara de causa e efeito com o objetivo que a empresa pretende atingir, caso contrário todo o recurso gasto no plano de ação ficará inócuo”.

Ou seja, há uma importância em tornar claro e detalhado em como o plano de ação deve ser executado, para assim ser eficiente e funcional em sua utilização

7 passos que você precisa seguir para desenvolver o seu plano de ação eficiente:  

Defina bem os objetivos a serem alcançados

Você já ouviu aquele ditado em que “Quem não sabe o que quer, aceita o que vier”? Provavelmente, sim, mas sabemos que não é isso que você quer para o seu negócio. 

Por isso, é de suma importância que nesse primeiro momento você determine quais são os objetivos que a sua empresa deseja atingir. Essas metas precisam ser claras e alcançáveis. 

Isso é crucial, pois deixa evidente para você e seus colaboradores o que desejam e como conseguir realizar. 

Nesse momento, é importante você ter um checklist eficiente que demonstre 3 pilares: 

Missão: o propósito que a empresa criou, como se tornar referência no meio tecnológico, elevar a experiência do cliente ao serviço/produto, entre outros.

Visão: uma inspiração que a empresa deseja atingir, por exemplo conseguir abrir várias franquias em 3 anos.

Valores: os princípios que regem a empresa, sendo eles manter boa relação entre a equipe, organização total nos processos, dentre outros. 

Estabeleça metas que sejam mensuráveis 

Não é inteligente definir objetivos inalcançáveis ou em uma longe realidade, pois isso causará frustrações e desânimo ao visualizar que não foi possível serem realizados. 

Há metodologias que são auxiliadoras nesse processo, como a SMART, a qual colabora com você para deixar sua meta alcançável. Ele se compõe por: 

  • S: specific (específica)
  • M: measurable (mensurável)
  • A: attainable (atingível)
  • R: relevant (relevante)
  • T:  time based (temporal)

Ou seja, com essa forma de criar um plano de ação, tornará mais acessível e real a realização dele. 

Faça uma listagem de todas as tarefas

Para chegar ao produto final, a concretização de fato do plano de ação, é necessário passar por etapas e realizações de funções. 

Isto é, é fundamental que você tenha uma boa estruturação do checklist, não esquecendo ou negligenciando as pequenas atividades que devem ser realizadas. 

Nesse sentido, aqui é essencial que haja a distribuição correta e justa de afazeres aos colaboradores, para que ninguém seja sobrecarregado e não efetue excelentemente a tarefa. 

É importante, também, reuniões para irem finalizando e concluindo tarefas específicas em conjunto. 

Estipule prazos a serem cumpridos 

Ter a definição da atividade e como ela será cumprida é o adequado, mas ela precisa ter data a ser realizada. Isso evitará atrasos, adiamentos de projetos ou atividades esquecidas. 

No momento da definição de prazos, também, é essencial considerar a demanda de cada colaborador, para que todas as datas se completem e se auxiliem, sem haver “choque”. 

Desenvolva uma representação visual do plano de ação eficiente

Esse passo de um plano de ação excelente não ajudará apenas você a visualizar o caminho a ser percorrido, como também os colaboradores que estão junto com você nessa caminhada. 

Tornar o plano de ação visual colabora para identificação de quais são os objetivos, os primeiros passos a se dar, quais os prazos a serem cumpridos, entre outros. 

Essa representação visual precisa se adequar ao que é mais acessível e claro para você e sua empresa, podendo ser planilhas, quadros, relatórios, cronogramas ou outros tipos de programas e sistemas, mas o mais importante será criar um e disponibilizá-lo a todos os envolvidos. 

Crie planos de contingência para as possíveis falhas

Não será a todo o momento que tudo ocorrerá como planejado, então, é relevante ter traçado os famosos “planos B” para ter uma forma de amenizar e controlar situações. 

Nesse caminho entre planejamento e realização das ações, infelizmente, muitos deslizes podem acontecer, como instabilidade no mercado, acidentes de trabalho, falha em sistemas, entre outros. 

Por isso, a importância de haver esse preparo com antecedência

Monitore todo o processo 

Para que seja garantido o trabalho em excelência e em tempo hábil, é essencial o seu acompanhamento e aprovação no percurso dos processos

Estabeleça formas de feedbacks diários ou relatórios que contenham uma descrição do nível de cada tarefa e atividade. Isso ajuda a ter uma visão panorâmica do plano de ação. 

O segredo de como fazer um plano de ação eficiente e de sucesso foi descoberto e explicado. Agora a prática e realização está nas suas mãos. Aplique na sua empresa e observe os bons resultados.

Sistema de gestão - SULTS

Conheça o SULTS agora mesmo!

SULTS  é o software de gestão mais completo do mercado que atende muito bem às necessidades de gerenciamento de redes de franquias, de filiais, de associações, de redes de licenciamento e de diversos outros segmentos, como alimentação, indústria, drogaria, educação, entre outros.

Com mais de 20 módulos integrados, o SULTS  tem tudo o que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia a dia no ambiente de trabalho.

Com o SULTS  você se conecta com os seus colaboradores de uma maneira totalmente inovadora: construindo relacionamentos mais significativos e duradouros, conhecendo melhor suas necessidades, identificando novas oportunidades e resolvendo os problemas de comunicação da sua rede de franquias de forma mais ágil.

Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados.

Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.

Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais.

Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.

Conheça 7 dos principais módulos do SULTS:

Módulo ChecklistO checklist é um dos módulos mais utilizados pelos usuários SULTS, porque ele é adaptável, dinâmico e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. “Mas eu consigo criar um checklist específico para cada situação, definindo os tipos de resposta, por exemplo?” Sim! Sabemos que cada rede de franquias é única e que cada unidade também possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo a gosto, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.

Módulo ChamadosVocê saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns minutos.

Módulo ExpansãoExpandir a rede de franquias é o objetivo de todo e qualquer empreendedor e nós da SULTS sabemos que, para dar certo, é preciso muita organização. Então, eis o módulo de expansão! Nesse módulo, diversas etapas do funil de vendas são automatizadas, o que permite a você mais tempo para garantir a qualidade dos processos em execução e, consequentemente, o aumento do faturamento. Se você pensou em CRM, é isso aí! O SULTS também é um CRM de vendas que proporciona as ferramentas necessárias para o seu time: canais de vendas, gerenciamento de pipelines, automação e suporte para vendas recorrentes.

Módulo Implantação de UnidadesNegociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.

Módulo Universidade CorporativaDe fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.

Módulo Disco Virtual“Mas cadê aquele arquivo que estava aqui?” – provavelmente deve estar em algum e-mail por aí! Quem nunca acumulou trabalho pela falta de um documento específico que atire a primeira pedra. Sabemos muito bem que a centralização de documentos importantes e de fácil acesso à rede e demais franquias/filiais é fundamental para o bom andamento dos processos. Por isso, criamos o módulo disco virtual. Nele é possível atribuir permissões de visualização aos usuários (disco público, disco da rede, disco das unidades), controlando o acesso aos arquivos e garantindo a segurança da operação.

Módulo ComunicadosJá pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu recado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o aviso e ele será disparado automaticamente pelo SULTS!

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