O gestor de tarefas é essencial para o desenvolvimento de toda a equipe corporativa, pois garante que a otimização de processos e a eficiência no cumprimento de demandas seja uma realidade para a garantia do sucesso da empresa.
A gestão de tarefas é capaz de contribuir com inúmeros benefícios para o universo corporativo, já que preocupa-se com a otimização de diversos processos empresariais e garante o funcionamento eficiente e produtivo da corporação.
O gestor de tarefas é responsável pela coordenação da equipe e desempenha funções imprescindíveis para este contexto.
Dessa forma, o artigo de hoje, tem o intuito de apresentar este profissional, listando suas principais atividades e formas de colaboração dentro da empresa.
Confira!
Gestor de tarefas: quais as suas principais funções?
O bom funcionamento de uma gestão de tarefas depende, primordialmente, do gestor capacitado para orientar e guiar toda a equipe, garantindo que todos os processos sejam realizados de forma eficiente.
O gestor de tarefas responsabiliza-se por diversas atividades. Confira abaixo suas principais funções:
Delegar
Delegar pode ser considerada como uma das principais funções de um gestor de tarefas – e de bons líderes –, já que colabora com o equilíbrio das atividades distribuídas entre toda a equipe.
No entanto, o papel do gestor não se limita apenas ao direcionamento de tarefas para cada colaborador, pois o profissional também deve oferecer as devidas informações acerca de cada demanda e prazos para cumprimento de todas as atividades.
É importante que o gestor de tarefas verifique se seus colaboradores estão aptos para executar as funções que foram delegadas, além de acompanhar a produtividade de cada um deles.
Priorizar
Priorizar as atividades de acordo com seus níveis de urgência, é uma das funções essenciais do gestor de tarefas.
A administração adequada do tempo é capaz de colaborar com a otimização e eficiência do trabalho de toda a equipe.
Dessa forma, nenhum colaborador desperdiça qualquer hora de trabalho realizando tarefas desnecessárias, pois foca sua atenção na realização e cumprimento de demandas prioritárias.
Acompanhar
Além de delegar tarefas, priorizando-as de acordo com suas necessidades, o gestor é responsável pelo acompanhamento de seus colaboradores, auxiliando-os no processo de execução de todas as atividades.
Durante a supervisão, é importante que algumas atitudes sejam colocadas em prática.
Dessa forma, o gestor de tarefas deve:
- Conhecer seus colaboradores: é fundamental que o profissional conheça bem sua equipe para que possa delegar adequadamente todas as atividades de acordo com as habilidades técnicas e sociais de cada um.
- Expressar-se de forma clara e objetiva: os detalhes acerca de cada demanda devem ser conversados com todos os colaboradores da equipe de forma clara e objetiva. Dessa maneira, poderão desempenhar adequadamente suas funções, conhecendo exatamente o caminho a ser percorrido.
- Comportar-se como um verdadeiro líder: é papel do gestor de tarefas oferecer suporte aos colaboradores de toda a equipe, guiando cada um da melhor maneira possível para que possam realizar todas as atividades de forma otimizada e eficiente.
Como realizar uma boa gestão de tarefas?
Como vimos, o gestor de tarefas é uma peça fundamental para garantir que toda a equipe se desenvolva de maneira produtiva e, consequentemente, garanta bons resultados para toda a corporação.
Mas você sabia que uma boa gestão de tarefas também depende de um bom software capaz de organizar e controlar todas as atividades a serem cumpridas?
Pois é! É por isso que a SULTS oferece ao mercado o melhor sistema de gestão de tarefas, capaz de contribuir com a organização, a produtividade e o sucesso de toda a sua empresa.
O Sistema de Gestão de Tarefas online é ideal para:
- Gerenciar e organizar tarefas;
- Emitir notificações com lembretes acerca de atividades incompletas ou não realizadas;
- Destacar as tarefas mais importantes;
- Criar e controlar todas as atividades a serem realizadas;
- Definir prazos específicos para cada tarefa;
- Atribuir permissões aos colaboradores para que possam visualizar suas demandas.
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SULTS é o software de gestão mais completo do mercado que atende muito bem às necessidades de gerenciamento de redes de franquias, de filiais, de associações, de redes de licenciamento e de diversos outros segmentos, como alimentação, indústria, drogaria, educação, entre outros.
Com mais de 20 módulos integrados, o SULTS tem tudo o que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia a dia no ambiente de trabalho.
Com o SULTS você se conecta com os seus colaboradores de uma maneira totalmente inovadora: construindo relacionamentos mais significativos e duradouros, conhecendo melhor suas necessidades, identificando novas oportunidades e resolvendo os problemas de comunicação da sua rede de franquias de forma mais ágil.
Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados.
Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.
Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais.
Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.
Conheça 7 dos principais módulos do SULTS:
Módulo Checklist: O checklist é um dos módulos mais utilizados pelos usuários SULTS, porque ele é adaptável, dinâmico e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. “Mas eu consigo criar um checklist específico para cada situação, definindo os tipos de resposta, por exemplo?” Sim! Sabemos que cada rede de franquias é única e que cada unidade também possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo a gosto, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.
Módulo Chamados: Você saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns minutos.
Módulo Expansão: Expandir a rede de franquias é o objetivo de todo e qualquer empreendedor e nós da SULTS sabemos que, para dar certo, é preciso muita organização. Então, eis o módulo de expansão! Nesse módulo, diversas etapas do funil de vendas são automatizadas, o que permite a você mais tempo para garantir a qualidade dos processos em execução e, consequentemente, o aumento do faturamento. Se você pensou em CRM, é isso aí! O SULTS também é um CRM de vendas que proporciona as ferramentas necessárias para o seu time: canais de vendas, gerenciamento de pipelines, automação e suporte para vendas recorrentes.
Módulo Implantação de Unidades: Negociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.
Módulo Universidade Corporativa: De fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.
Módulo Disco Virtual: “Mas cadê aquele arquivo que estava aqui?” – provavelmente deve estar em algum e-mail por aí! Quem nunca acumulou trabalho pela falta de um documento específico que atire a primeira pedra. Sabemos muito bem que a centralização de documentos importantes e de fácil acesso à rede e demais franquias/filiais é fundamental para o bom andamento dos processos. Por isso, criamos o módulo disco virtual. Nele é possível atribuir permissões de visualização aos usuários (disco público, disco da rede, disco das unidades), controlando o acesso aos arquivos e garantindo a segurança da operação.
Módulo Comunicados: Já pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu recado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o aviso e ele será disparado automaticamente pelo SULTS!
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