Realizar uma gestão de tarefas eficiente é extremamente importante para qualquer gestão empresarial da atualidade.
Mas será que você sabe como fazer de forma eficiente?
Apostar em uma gestão de tarefas é também apostar na otimização de inúmeros processos corporativos, garantindo alta produtividade de todos os colaboradores e excelentes taxas de desempenho para o seu negócio.
No entanto, é importante que seja realizada adequadamente, a fim de tornar-se eficiente e eficaz.
Pensando nisso, o artigo de hoje visa compartilhar algumas dicas capazes de aprimorar a gestão de tarefas de sua empresa, permitindo que diversos benefícios sejam conquistados.
Confira!
Dicas para aprimorar a gestão de tarefas da sua empresa
Categorize todas as tarefas
Categorizar as tarefas de acordo com seus diferentes tipos, é o primeiro passo para fazer uma boa gestão.
As divisões podem contar com categorias como: “tarefas para serem realizadas com a equipe”, “tarefas para serem realizadas individualmente”, entre outras.
Também é possível categorizar de acordo com a urgência de cada atividade – como vimos no artigo anterior –, já que dessa forma cada tarefa pode ser realizada visando seu nível de prioridade.
Dessa forma, a equipe consegue ter uma visão ampla e maior controle sobre cada demanda.
Faça reuniões frequentes
Fazer reuniões periódicas com a equipe acerca da gestão de tarefas é essencial para identificar possíveis falhas e melhorias em todo o processo.
O ideal é que as atividades realizadas no último período sejam listadas e que o planejamento das tarefas para o período seguinte ocorra.
Estabeleça prazos
Uma gestão de tarefas eficiente necessita de prazos acordados. Portanto, é imprescindível que haja uma definição clara acerca das datas em que cada tarefa deve ser concluída.
Afinal, sem prazos, não é possível estabelecer parâmetro algum e muito menos garantir que tudo se desenvolva da melhor forma possível.
Estabeleça indicadores
Para identificar os níveis de entrega e produtividade da equipe, é necessário estabelecer indicadores a fim de avaliar os bons e maus resultados, permitindo que otimizações possam ser realizadas.
Entre os indicadores de gestão de tarefas mais importantes, estão:
- Tarefas concluídas: monitoramento capaz de acompanhar o número de tarefas concluídas em cada ciclo, permitindo que o gestor avalie a execução da atividade, esforços demandados e desvios de rota.
- Entrega por colaborador: monitoramento capaz de acompanhar as entregas individuais de cada colaborador, a fim de compreender se houve sobrecarga ou ociosidade durante a distribuição e realização das tarefas.
- Tempo gasto em cada tarefa: com este indicador é possível monitorar o tempo gasto em cada tarefa realizada, possibilitando os devidos ajustes acerca das tarefas distribuídas para a equipe.
Invista em um software para gestão de tarefas
Investir em um software destinado para a gestão de tarefas é um passo muito importante e primordial para se conquistar a eficiência e eficácia durante a realização de qualquer atividade.
É por isso que a SULTS oferece ao mercado o melhor sistema de gestão de tarefas, capaz de contribuir com a organização, a produtividade e o sucesso de toda a sua empresa.
O Sistema de Gestão de Tarefas online é ideal para:
- Gerenciar e organizar tarefas;
- Emitir notificações com lembretes acerca de atividades incompletas ou não realizadas;
- Destacar as tarefas mais importantes;
- Criar e controlar todas as atividades a serem realizadas;
- Definir prazos específicos para cada tarefa;
- Atribuir permissões aos colaboradores para que possam visualizar suas demandas.
Conheça nosso sistema e descubra também como otimizar inúmeros processos e projetos de sua empresa.
SULTS para gestão de tarefas
SULTS é o software de gestão mais completo do mercado que atende muito bem às necessidades de gerenciamento de redes de franquias, de filiais, de associações, de redes de licenciamento e de diversos outros segmentos, como alimentação, indústria, drogaria, educação, entre outros.
Com mais de 20 módulos integrados, o SULTS tem tudo o que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia a dia no ambiente de trabalho.
Com o SULTS você se conecta com os seus colaboradores de uma maneira totalmente inovadora: construindo relacionamentos mais significativos e duradouros, conhecendo melhor suas necessidades, identificando novas oportunidades e resolvendo os problemas de comunicação da sua rede de franquias de forma mais ágil.
Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados.
Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.
Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais.
Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.
Conheça 7 dos principais módulos do SULTS:
Módulo Checklist: O checklist é um dos módulos mais utilizados pelos usuários SULTS, porque ele é adaptável, dinâmico e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. “Mas eu consigo criar um checklist específico para cada situação, definindo os tipos de resposta, por exemplo?” Sim! Sabemos que cada rede de franquias é única e que cada unidade também possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo a gosto, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.
Módulo Chamados: Você saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns minutos.
Módulo Expansão: Expandir a rede de franquias é o objetivo de todo e qualquer empreendedor e nós da SULTS sabemos que, para dar certo, é preciso muita organização. Então, eis o módulo de expansão! Nesse módulo, diversas etapas do funil de vendas são automatizadas, o que permite a você mais tempo para garantir a qualidade dos processos em execução e, consequentemente, o aumento do faturamento. Se você pensou em CRM, é isso aí! O SULTS também é um CRM de vendas que proporciona as ferramentas necessárias para o seu time: canais de vendas, gerenciamento de pipelines, automação e suporte para vendas recorrentes.
Módulo Implantação de Unidades: Negociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.
Módulo Universidade Corporativa: De fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.
Módulo Disco Virtual: “Mas cadê aquele arquivo que estava aqui?” – provavelmente deve estar em algum e-mail por aí! Quem nunca acumulou trabalho pela falta de um documento específico que atire a primeira pedra. Sabemos muito bem que a centralização de documentos importantes e de fácil acesso à rede e demais franquias/filiais é fundamental para o bom andamento dos processos. Por isso, criamos o módulo disco virtual. Nele é possível atribuir permissões de visualização aos usuários (disco público, disco da rede, disco das unidades), controlando o acesso aos arquivos e garantindo a segurança da operação.
Módulo Comunicados: Já pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu recado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o aviso e ele será disparado automaticamente pelo SULTS!
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