A gestão de tarefas é amplamente utilizada no mundo corporativo, pois oferece benefícios capazes de aumentar a produtividade dos colaboradores, otimizar todos os processos e reduzir custos no dia a dia da operação.
Na era da inovação digital, da transformação tecnológica e da agilidade, nada mais justo que que contar com o auxílio de tecnologias para realizar esse tipo de gestão, que a cada dia que passa é ainda mais essencial para a organização das nossas tarefas.
No contexto empresarial, o cenário não é diferente – de acordo com a pesquisa da IDG Research Service, empresas que utilizam softwares de gestão de tarefas, crescem rapidamente e possuem maior taxa de produtividade.
Diante disso, neste artigo você poderá compreender de um jeito simples o que é considerado uma tarefa, quais são os tipos, dicas para gerenciá-las e as melhores ferramentas disponíveis para esta demanda. Boa leitura!
Entenda o conceito de tarefa
Grosso modo, a tarefa é uma atividade que deve ser realizada por alguém em determinado prazo e tendo em vista algum objetivo pré-estabelecido.
Basta pensarmos em um projeto e perceber que ele é a junção de várias tarefas estipuladas, cujos parâmetros são previamente definidos, como: quem será o responsável, qual será o tempo para sua realização e qual o objetivo proposto.
Dentro de um ambiente corporativo, geralmente cada tarefa é desempenhada por colaboradores distintos e, portanto, é importante que todas as atividades do projeto estejam devidamente alinhadas com toda a equipe, a fim de evitar ruídos na comunicação, retrabalho e até mesmo prejuízos financeiros.
Os 4 principais tipos de tarefa que você precisa conhecer
Após conhecer melhor o conceito de tarefa, vamos aos quatro principais tipos de tarefa. Você vai perceber que já lida com cada um desses tipos no dia a dia, só ainda não sabia como nomeá-lo. Veja:
1. Tarefas emergenciais
É claro que as tarefas emergenciais devem ser evitadas por meio de um bom planejamento preventivo. Mas elas podem acontecer a qualquer momento, então é importante saber que elas existem.
Essa é a tarefa que exige o mais alto nível de prioridade e geralmente as pessoas se referem a ela como a tarefa “apagar incêndio”. Caso essa tarefa não seja atendida a tempo, provavelmente todos os envolvidos serão prejudicados.
Pense no caso a seguir: o campeão de vendas em determinada cafeteria é o bolo de laranja. Mas esse bolo está em falta!
Sem dúvidas produzir mais bolos de laranja é uma tarefa emergencial para todo o time de colaboradores desse estabelecimento. Caso contrário, todos saem perdendo, pois, provavelmente, a entrada no caixa será menor.
2. Tarefas urgentes
Essa também é uma tarefa que exige atenção para que não se torne emergencial. Provavelmente ela se desenvolverá a partir de um desvio do planejamento.
Deve ser realizada com prioridade, mas é indispensável identificar porque ela se tornou uma urgência para que o problema seja solucionado a partir de sua raiz.
Logo, pensando na mesma cafeteria do exemplo acima, se a loja funciona até às 17h e ainda são 11h e há somente 3 bolos de laranja no balcão, é preciso providenciar mais bolos com urgência!
3. Tarefas com prazo
Como o próprio nome diz, essas tarefas estão dentro do prazo e seguem o cronograma adequadamente. Devido ao tempo hábil que elas têm para serem realizadas, os resultados tendem a ser melhores.
4. Tarefas planejadas
Sem dúvidas, o planejamento é sempre o melhor caminho!
As tarefas planejadas oferecem o maior tempo hábil para que sejam perfeitamente executadas. Há um cronograma detalhado para guiá-las e até mesmo a previsão do que pode dar errado, conforme análises anteriores.
Aqui, os resultados tendem a superar as expectativas, porque tudo é feito com muita atenção e alinhamentos constantes entre os colaboradores das equipes.
Independente do caráter das tarefas – planejadas ou não – todas devem ser gerenciadas e acompanhadas de perto para que a tomada de decisão seja o mais assertiva possível.
Quais são as vantagens da gestão de tarefas?
A gestão de tarefas é capaz de promover diversos benefícios ao mundo corporativo, pois permite que as demandas sejam realizadas de forma otimizada e com alta taxa de desempenho.
Dentre as principais vantagens desta gestão, estão:
Integração dos setores
Quando um software de gerenciamento de tarefas faz parte do contexto da gestão, é possível promover a integração entre os diferentes departamentos do negócio, já que o sistema facilita a comunicação, viabiliza a troca de informações de forma segura e permite o acesso aos arquivos compartilhados mediante permissão de acesso.
Redução de tarefas repetidas
O retrabalho geralmente é uma das ações mais desgastantes para os colaboradores, pois é necessário refazer algo que levou algum tempo para ser feito.
Mas a partir de um gerenciamento de tarefas bem planejado, esse tipo de situação é minimizada. O monitoramento e o controle das atividades a serem realizadas evitam as tarefas repetidas e asseguram a produtividade das equipes.
Aumento da qualidade do trabalho
Ao organizar as tarefas em um único lugar, os colaboradores podem se concentrar em seus projetos e evitar distrações. Isso ajuda a garantir que as tarefas sejam concluídas com mais rapidez e eficiência.
Por essa razão, o gerenciamento de tarefas também ajuda a melhorar a qualidade do trabalho. Ao fornecer um sistema eficiente para rastrear as tarefas, os erros são mais facilmente identificados e corrigidos antes que eles possam afetar a entrega do produto final.
3 metodologias para gestão de tarefas que você não pode deixar de conhecer
A gestão de tarefas, antes de ser uma ferramenta tecnógica, é uma metodologia. Na verdade, existem vários métodos eficientes para realizá-la de forma satisfatória.
Neste artigo, baseados no conteúdo da Artia, separamos três dessas metodologias que você não pode deixar de conhecer:
Gestão de tarefas: metodologia GTD
Em inglês, Getting Things Done, significa “concluindo coisas” em tradução livre.
A metodologia em geral promove a gestão de tarefas através da conclusão de atividades por meio de etapas, sendo as principais:
- Capturar: Anote ideias, pontos de atenção e pendências.
- Processar: Decida o que deve ser feito em relação a cada item coletado e defina o que não demanda ação nenhuma.
- Organizar: Categorize e priorize as demandas para organizá-las.
- Refletir: Revise todos os itens com frequência para manter as informações atualizadas.
- Engajar: Dedique-se a executar as tarefas com engajamento e foco.
A metodologia consiste em realizar cada um dos passos e concluí-lo antes de passar para a próxima fase.
Gestão de tarefas: kanban
A metodologia do Kanban consiste em organizar tarefas através de quadros visuais, considerando os fluxos de trabalho em andamento.
Em geral é organizada em quadros e cartões separados por estágio (situação da atividade) no projeto, permitindo que as tarefas tenham responsáveis, quadros de tempo empenhado, acompanhamento de progresso e muito mais.
Gestão de tarefas: tags de tempo
Consiste em organizar todas as tarefas do dia a partir de tags do tempo (como 15 minutos, meia hora, 1 hora, 3 horas e 6 horas).
Antes de começar a produzir as tarefas do dia, você distribui as tags de acordo com sua previsão de duração de tempo. Assim, quando sobra algum tempo entre compromissos, é possível apenas alocar uma tarefa já tagueada pelo tempo.
5 melhores ferramentas digitais para gestão de tarefas do mercado
Investir em soluções tecnológicas tem se tornado essencial para o sucesso de uma empresa. As ferramentas para gestão de tarefas compõem a lista de soluções capazes de aprimorar todo este processo.
Por essa razão, fizemos uma lista com as cinco melhores ferramentas para o gerenciamento de tarefas em sua empresa. Confira!
Trello
O Trello é um sistema de gestão de tarefas especializado na utilização da metodologia Kanban (que falamos acima), já que incorpora quadros interativos e simples em sua programação.
Dentre as principais funcionalidades deste sistema, estão:
- Atribuição de tarefas;
- Quadros flexíveis;
- Anexo de arquivos;
- Verificação de progresso;
- Comunicação em tempo real com a equipe etc.
Asana
Capaz de permitir a criação e gestão de tarefas individuais, o Asana também possibilita que o usuário do sistema acompanhe ou coordene as atividades através de diversos dispositivos.
Suas principais funcionalidades englobam:
- Módulos que incluem a apresentação de tarefas emergenciais;
- Compartilhamento de arquivos;
- Chat entre colaboradores;
- Visual em formato de calendário.
Bitrix24
O Bitrix24 oferece uma plataforma colaborativa para que toda a equipe possa lidar com cada projeto de maneira assertiva.
Seu módulo de gestão de tarefas inclui:
- Controle de tarefas;
- Controle de subtarefas;
- Monitoramento de tempo;
- Monitoramento de notificações;
- Gráficos de Gantt e Kanban.
Podio
O Podio é um software para gestão de tarefas focado na colaboração social. Dessa forma, seu sistema permite que a equipe:
- Converse através de um chat;
- Compartilhe e-mails;
- Compartilhe contatos, tarefas e calendários.
Além disso, o sistema permite que as apresentações de cada colaborador possam ser compartilhadas como postagens entre os membros de toda a equipe.
SULTS Tarefas
O sistema de gestão de tarefas online SULTS é capaz de contribuir com a organização, a produtividade e o sucesso de toda a sua empresa.
Responsável pela otimização de todas as tarefas do dia a dia corporativo, nossa solução é ideal para:
- Gerenciar e organizar tarefas;
- Emitir notificações com lembretes acerca de atividades incompletas ou não realizadas;
- Destacar as tarefas mais importantes;
- Criar e controlar todas as atividades a serem realizadas;
- Definir prazos específicos para cada tarefa;
- Atribuir permissões aos colaboradores para que possam visualizar suas demandas.
Todas as ferramentas contam com um período de experiência gratuito para que você e sua equipe façam os testes necessários para selecionar aquela que melhor atende às demandas do seu negócio.
Experimente o SULTS e conheça os nossos cases de sucesso para saber como o nosso sistema é peça-chave na rotina operacional dos nossos clientes ao redor do Brasil.
