A abertura de chamados no ambiente corporativo é uma técnica bastante comum e que facilita o controle e o acompanhamento de todas as solicitações feitas pelos colaboradores e/ou clientes. Gerenciar essas solicitações se torna mais fácil quando a empresa conta com um sistema de gestão de chamados eficiente.
Pode parecer comum ler em outros blogs e portais que o sistema de chamados está diretamente relacionado ao setor de TI da empresa, mas isso não quer dizer que os demais departamentos não o utilizem.
Para entender melhor, basta imaginar uma situação na qual uma colaboradora do financeiro abre um chamado para que alguém do almoxarifado reabasteça o armário de materiais de escritório (lápis, canetas etc.) no departamento dela.
Ou seja, o chamado foi aberto, o responsável foi solicitado e a demanda foi devidamente resolvida sem a necessidade de interferência de um colaborador do setor de TI.
Adotar o procedimento de abertura de chamados para cada demanda que surge dentro da empresa é uma estratégia muito inteligente e que contribui significativamente para a melhoria da comunicação interna.
Mais do que isso, o sistema de chamados garante um padrão de qualidade, além de estimular a melhoria contínua e a análise dos indicadores de performance.
A importância do sistema de gestão de chamados no ambiente corporativo
O sistema de gestão de chamados é importante para empresas de qualquer tamanho. Mas para aquelas de porte maior, ele passa ser uma ferramenta fundamental, devido à grande quantidade de colaboradores e de operações simultâneas.
Gerenciar as demandas dos colaboradores pode ser uma tarefa bastante complicada. Por isso, automatizar tarefas rotineiras e operacionais é um dos caminhos para evitar que informações se percam ou que prazos acabem expirando sem que ninguém perceba.
Por essa razão, um sistema de gestão de chamados é essencial para empresas que buscam um melhor desempenho de seus times, além da satisfação dos colaboradores e/ou clientes.
Uma ferramenta de controle dos chamados também impacta na gestão da qualidade de entregas feitas pelo atendimento. Isso permite à empresa buscar uma melhoria contínua em seus processos.
Como escolher o sistema de gestão de chamados ideal
É sempre mencionado aqui no blog a importância de optar pela solução que se adequa mais às necessidades do seu negócio. Não adianta ser uma ferramenta super robusta, mas nada personalizável à sua operação.
Em relação à escolha do sistema de gestão de chamados ideal para a sua empresa, a dica é a mesma. Mas, para te ajudar nessa escolha, veja alguns pontos de atenção na hora de pesquisar:
Atente-se!
Veja se o sistema permite a visualização de múltiplos chamados de acordo com a permissão de acesso. Isso é fundamental para garantir eficiência e agilidade aos atendimentos.
Certifique-se de que o sistema suporta a inserção de anexos ao chamado, como imagens e outros tipos de arquivos. Quanto mais informações sobre o que deve ser feito, mais fácil será para o responsável resolver o problema.
Confira se o sistema gera notificações quando o chamado é criado. Afinal, a ideia é que o responsável seja notificado imediatamente sobre a demanda.
Garanta que o sistema ofereça canais de comunicação simplificados. O usuário deve conseguir abrir seu chamado de qualquer lugar, a qualquer momento. Busque ferramentas que ofereçam vários meios de aberturas, respostas, avaliações. Enfim, diversas formas de contato e interação.
Opte pelo sistema que permita criar uma base de informações. Essa base pode ser utilizada de forma estratégica para a melhoria dos serviços prestados. Da mesma forma, a ferramenta deve permitir o acesso e a análise de indicadores, através de relatórios analíticos.
#Bônus: aproveite a oportunidade para conhecer o sistema de gestão SULTS. É a plataforma mais completa do mercado. São diversos módulos operacionais integrados, incluindo o módulo Chamados que é uma excelente opção para a sua empresa. Leia mais e veja outras funcionalidades do SULTS:
Você já conhece o SULTS?
SULTS é o software de gestão mais completo do mercado que atende muito bem às necessidades de gerenciamento de redes de franquias, de filiais, de associações, de redes de licenciamento e de diversos outros segmentos, como alimentação, indústria, drogaria, educação, entre outros.
Com mais de 20 módulos integrados, o SULTS tem tudo o que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia a dia no ambiente de trabalho.
Com o SULTS você se conecta com os seus colaboradores de uma maneira totalmente inovadora: construindo relacionamentos mais significativos e duradouros, conhecendo melhor suas necessidades, identificando novas oportunidades e resolvendo os problemas de comunicação da sua rede de franquias de forma mais ágil.
Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados.
Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.
Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais.
Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.
Conheça 7 dos principais módulos do SULTS:
Módulo Checklist: O checklist é um dos módulos mais utilizados pelos usuários SULTS, porque ele é adaptável, dinâmico e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. “Mas eu consigo criar um checklist específico para cada situação, definindo os tipos de resposta, por exemplo?” Sim! Sabemos que cada rede de franquias é única e que cada unidade também possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo a gosto, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.
Módulo Chamados: Você saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns minutos.
Módulo Expansão: Expandir a rede de franquias é o objetivo de todo e qualquer empreendedor e nós da SULTS sabemos que, para dar certo, é preciso muita organização. Então, eis o módulo de expansão! Nesse módulo, diversas etapas do funil de vendas são automatizadas, o que permite a você mais tempo para garantir a qualidade dos processos em execução e, consequentemente, o aumento do faturamento. Se você pensou em CRM, é isso aí! O SULTS também é um CRM de vendas que proporciona as ferramentas necessárias para o seu time: canais de vendas, gerenciamento de pipelines, automação e suporte para vendas recorrentes.
Módulo Implantação de Unidades: Negociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.
Módulo Universidade Corporativa: De fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.
Módulo Disco Virtual: “Mas cadê aquele arquivo que estava aqui?” – provavelmente deve estar em algum e-mail por aí! Quem nunca acumulou trabalho pela falta de um documento específico que atire a primeira pedra. Sabemos muito bem que a centralização de documentos importantes e de fácil acesso à rede e demais franquias/filiais é fundamental para o bom andamento dos processos. Por isso, criamos o módulo disco virtual. Nele é possível atribuir permissões de visualização aos usuários (disco público, disco da rede, disco das unidades), controlando o acesso aos arquivos e garantindo a segurança da operação.
Módulo Comunicados: Já pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu recado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o aviso e ele será disparado automaticamente pelo SULTS!
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