4 principais vantagens da automatização de processos

Próxima parada: automatização de processos!

Antes disso, significado de automatização segundo o Dicionário Online de Português :

  • Ação ou efeito de automatizar;
  • Sistemas controlados por mecanismos eletrônicos ou mecânicos; automação.

Quando falamos em automatização de processos, estamos nos referindo ao uso de equipamentos, ferramentas e sistemas para executarem tarefas repetitivas e operacionais do nosso dia-a-dia.

Na nossa vida pessoal, vários são os exemplos de automatização que aderimos: trocar aquele despertador de cabeceira pelo alarme do telefone, trocar as escadas pelo elevador, trocar a máquina de datilografia pelos nossos computadores (fui longe rsrsrs), trocar o tanquinho de lavar roupas pelas máquinas ultra-power-automáticas etc. Convenhamos que essas e muitas outras inovações do mundo contemporâneo serviram para facilitar as demandas domésticas e otimizar o nosso tempo!

No trabalho, as vantagens da automatização podem ser facilmente identificadas quando falamos em processos. A partir do momento no qual temos um sistema de gestão capaz de garantir o fluxo de informação para toda a rede, dispensando a necessidade de pastas e mais pastas de documentos, aí já precisamos dar valor! Automatizar tarefas nos garante mais tempo para nos dedicarmos em assuntos que realmente precisam ser detalhadamente pensados, como os objetivos estratégicos da empresa e demais metas.

Ah! Sem contar que quando automatizamos determinado processo – a precificação de produtos, por exemplo – a empresa tem grandes chances de alcançar um crescimento sustentável a partir da redução de erros.

“Mas, então, automatização e automação são as mesmas coisas?”

A resposta é não! Para estabelecermos a diferenciação entre essas duas tendências, vamos ao conteúdo postado no blog da SML Brasil:

Automação se refere a mecanismos autorreguláveis, ou seja, são ferramentas que fazem autocorreções sem a necessidade de interferência humana.

A automatização, por sua vez, requer que os humanos realizem as correções necessárias.

Para ilustrar esses diferentes tipos de processos, a SML Brasil cita o exemplo do ar-condicionado e do ventilador. O primeiro é um sistema de automação, porque consegue autorregular a temperatura de acordo com os seus sensores. Já o ventilador precisa ser regulado por alguém.

Percebam que, independentemente de ser autorregulador ou não, ambos facilitam as tarefas repetitivas e muitas vezes manuais. Afinal de contas, o ventilador é muito mais prático do que utilizar as nossas próprias mãos para nos abanarmos em dias de calor.

As 4 principais vantagens da automatização de processos

  1. Menos tarefas repetitivas e mais produtividade

A rotina operacional das empresas é cheia de atividades repetitivas. Essa realidade gera fadiga e cansaço ao colaborador, sobrecarrega sua criatividade e, muitas vezes, reduz a motivação.

Quando as tarefas mais enfadonhas são automatizadas, você está permitindo que seus colaboradores invistam em novos formatos de vendas, mais tempo nas negociações, melhor planejamento e inovação em diversos setores.

Com todo o foco dedicado à criação de novas ações estratégicas, com certeza o seu time entregará resultados positivos, incluindo o aumento de produtividade.

  1. Engajamento dos setores

Organizar e escalonar também são algumas das vantagens na automatização de processos.

Quando um software reúne dados e informações sobre sua empresa, fica muito mais fácil integrar os setores e mantê-los engajados rumo ao objetivo do negócio.  Por exemplo, Marketing e Vendas poderão viver em sintonia a partir do compartilhamento de informações importantes a respeito de leads e prospects.

Em suma, com a automatização, é possível interligar e alinhar todas as equipes da empresa e dar vida a um ciclo produtivo muito benéfico para ambos os lados.

  1. Padronização dos produtos e serviços

Já pensou se uma casquinha do McDonald’s fosse feita de uma maneira no Rio de Janeiro e de outra nos Estados Unidos? Certamente seria o fim da franquia.

Todos nós esperamos encontrar na loja Bolos da Madre  de Floripa, o mesmo Bolo Nhá Madre das franquias da rede em São Paulo. E é exatamente essa padronização que garante tamanha expansão e sucesso da marca.

Logo, a automatização de processos garante a padronização dos produtos/serviços fornecidos, tornando a produção muito mais rentável e confiável. Além, é claro, de garantir maior eficácia na gestão da qualidade.

  1. A famosa diminuição de custos

Diminuir custos é sempre ponto de pauta nas reuniões entre equipes e gestores. Uma saída bastante comum para essa demanda é a automatização de processos.

Imagine a economia gerada aumentando a produtividade, diminuindo tarefas repetitivas, integrando informações sobre diversos setores, padronizando produtos e serviços e analisando constantemente o desempenho das equipes!

A princípio, embora a automatização gere um investimento inicial inevitável, é importante destacar que, a médio e a longo prazo, os custos são reduzidos ao ponto de estabilizar o orçamento de cada departamento, com objetividade e total controle.

É isso! Hoje vimos como a automatização de processos já é uma realidade em nosso cotidiano – seja em casa ou no trabalho. Entendemos melhor qual a principal diferença entre automação e automatização e, por fim, ficamos por dentro das 5 principais vantagens de automatizar processos no ambiente corporativo.

Nós ficamos por aqui, mas fica o convite para que você continue a leitura dos nossos blogposts > O que é ERP para franquias?

Até mais!

 

Você já conhece o SULTS?

SULTS  é o software de gestão mais completo do mercado que atende muito bem às necessidades de gerenciamento de redes de franquias, de filiais, de associações, de redes de licenciamento e de diversos outros segmentos, como alimentação, indústria, drogaria, educação, entre outros. Com mais de 20 módulos integrados, o SULTS  tem tudo o que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia a dia no ambiente de trabalho.

Com o SULTS  você se conecta com os seus franqueados de uma maneira totalmente inovadora: construindo relacionamentos mais significativos e duradouros, conhecendo melhor suas necessidades, identificando novas oportunidades e resolvendo os problemas de comunicação da sua rede de franquias de forma mais ágil.

Além da possibilidade de direcionar leads, colaboradores e franqueados, você poderá acompanhar oportunidades, atividades, interações e ter a visibilidade de todos os estágios de negociação. Seus registros podem conter desde anotações de chamadas e conversas sobre negociações e orçamentos, até arquivos compartilhados. Ainda, você pode configurar o seu software para criar listas diárias de tarefas, programar o disparo de comunicados, acionar e-mails, aplicar checklists, disponibilizar cursos e treinamentos à equipe, criar agenda compartilhada, entre outros recursos.

Acessando os bancos de dados criados no sistema de gestão, você tem acesso a uma gama de informações sobre a operação do seu negócio, como a performance dos colaboradores, os relatórios obtidos na consultoria de campo, pedidos de compra, treinamentos realizados e muito mais. Nesse sentido, é possível analisar esses dados e definir, junto ao seu time, o que deve ser aprimorado para que o sucesso de toda a rede seja atingido.

Conheça 5 dos principais módulos do SULTS:

Módulo Checklist: O checklist é um dos módulos mais utilizados pelos usuários SULTS, porque ele é adaptável, dinâmico e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. “Mas eu consigo criar um checklist específico para cada situação, definindo os tipos de resposta, por exemplo?” Sim! Sabemos que cada rede de franquias é única e que cada unidade também possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo a gosto, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.

Módulo Chamados: Você saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns minutos.

Módulo Implantação de Unidades: Negociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.

Módulo Universidade Corporativa: De fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua equipe. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pontuação e certificado para aqueles que alcançarem 70% de aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.

Módulo Comunicados: Já pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu recado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o aviso e ele será disparado automaticamente pelo SULTS!

Assista aos nossos cases de sucesso e solicite uma demonstração gratuita da nossa ferramenta.

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