Em um outro artigo, vimos o que é o fluxograma aplicado aos processos empresariais e como ele pode ser benéfico para otimizar a organização na rotina operacional. Agora, na prática, vamos entender melhor como criar esse fluxo de processos de forma assertiva.
Pode ser que uma das dúvidas no momento de estruturar esse fluxo seja sobre como alinhar as demandas em tarefas segmentadas e, claro, por onde começar a fazer isso.
Mas, na verdade, o passo inicial é conhecer dois principais tipos de fluxogramas e entender qual deles melhor se aplica às necessidades do seu negócio. A partir dessa escolha será mais fácil desenvolver um fluxo de processos melhor orientado. Continue a leitura e saiba como colocar tudo isso em prática!
Conheça os 2 tipos de fluxograma de processos e defina o melhor para o seu negócio
Para que haja a obtenção de resultados significativos, a utilização do fluxograma se configura como essencial para organização e para a clareza de cada etapa dos processos.
Com ele, todos os envolvidos nas atividades propostas podem visualizar com mais detalhes o que deve ser realizado, quem é o responsável e em qual período de tempo a tarefa precisa ser conluída, além de informações adicionais importantes à ação.
Tudo isso promove redução de equívocos na operação e a melhoria na execução das atividades.
Mas, como falamos no início, é essencial definir qual dos dois tipos de fluxogramas será mais adequado para a realidade da sua empresa. Conheça agora as duas metodologias, segundo conteúdo da Templum:
Modelo Linear
O fluxo de processos linear é um diagrama que exibe a sequência de trabalho com o acréscimo dos pontos de decisão durante o fluxo.
Sua abrangência pode auxiliar os processos na identificação de gargalos, retrabalhos e redundâncias nos processos. Geralmente é utilizado para explicar o funcionamento de determinada tarefa.
Modelo Funcional
O fluxo de processos funcional é um diagrama que divide os processos entre as áreas e departamentos.
Sua funcionalidade é essencial para o processo que engloba diferentes atividades mas que representam um único fluxo de entrada e saída. É ótimo para integrar as diferentes pessoas que são responsáveis pelos processos e como elas interagem.
E aí, qual seria o melhor modelo para o fluxo de processos que a sua empresa precisa neste momento? Ambos são excelentes métodos e podem ser utilizados em diferentes fases da organização.
5 passos para criar o seu fluxograma de processos eficiente
Compreendida a função de cada modelo de fluxograma, fica mais fácil entender os seus objetivos e como alinhar à demanda do seu negócio.
O mais adequado agora é saber por onde desenvolver o seu fluxograma do zero e com ele obter os melhores resultados. Veja 5 passos simples para criar um fluxo de processos:
1. Liste tudo que envolve o processo: atividade, pessoas e prazos
Por mais que você conheça a sua área de atuação e as atividades que deve executar, devido à grande demanda empresarial, é inteligente listar e separar todas as tarefas, as pessoas que irão exercê-las e os prazos a serem cumpridos.
Com todos os dados coletados, a aplicação deles dentro da representação gráfica ficará mais acessível e fácil para compreensão.
2. Defina a ferramenta de desenvolvimento do fluxograma
É comum que haja os setores que desenvolvem esses fluxogramas, mas é importante definir a ferramenta para criá-lo, uma vez que esse recurso precisa ser editável e acessível a toda equipe envolvida.
Algumas das ferramentas digitais mais utilizadas para a criação de um fluxograma otimizado são Canva, Lucidchart, Miro, Creately, Visme, entre outros disponíveis na internet.
3. Monte o fluxograma de processos para diferentes áreas
Com o objetivo de organizar todos os processos e evitar superlotação de atividade, é de suma importância separar os processos por áreas.
Não é viável organizar, por exemplo, o fechamento financeiro mensal juntamente com as novas contratações de funcionários em um mesmo fluxograma.
Separar e deixar claro o que cada fluxograma trata é fundamental para previsibilidade e organização da empresa.
4. Mantenha o fluxograma editável para mudanças necessárias
Ao longo do processo do fluxograma, algumas fases são efetuadas e outras são encaminhadas para finalização da atividade, por isso a necessidade de sempre deixá-lo em aberto para edições.
Em razão disso, é crucial sempre manter o fluxograma atualizado fielmente à sua execução, assim todos obtêm informações atualizadas em tempo real.
5. Revise o seu fluxograma e compartilhe com os colaboradores envolvidos
Além da importância da atualização, é importante sempre revisá-lo após essas mudanças, para que dados ou informações não sejam dispostos de maneira inadequada.
Somado a isso, compartilhar com todos os colaboradores envolvidos no projeto é essencial para a garantia de que todos estão engajados e acompanhando a realização de cada etapa.
Viu só? Criar fluxos de processos pode parecer uma tarefa difícil inicialmente, mas com a prática, tudo fica mais fácil. Compreenda as suas necessidades e aposte em fluxogramas para organizar todas as ações dentro de um projeto.
Além disso, estamos sempre falando aqui no blog que outra ferramenta ideal para otimizar processos e permitir o acompanhamento de todas as tarefas do dia a dia é o sistema de gestão. Caso queira entender melhor sobre esse recurso, conheça o SULTS!
