O sistema de gerenciamento de documentos corporativos oferecido pelo SULTS, chamado Disco Virtual, é uma solução inovadora e imprescindível para a modernização das operações empresariais.
Através dele, pode-se gerenciar os documentos para proporcionar um ambiente seguro, eficiente e altamente organizado nas empresas de todos os tamanhos e segmentos.
Nele, é possível armazenar qualquer tipo de arquivo por tempo indeterminado, possibilitando o depósito seguro de todos os documentos empresariais.
Desde contratos estratégicos até manuais operacionais fundamentais para o dia a dia da empresa.
Ao adotar esse sistema de armazenamento em nuvem, as empresas podem concentrar todos os documentos e arquivos relevantes em uma única plataforma.
Tornando a administração do acesso e compartilhamento de informações mais fácil do que nunca.
Abaixo entenda um pouco mais sobre o Disco Virtual do SULTS!
- Disco Virtual SULTS: armazenamento corporativo
- Os diferentes segmentos de franquias que usam Disco Virtual SULTS
- Como os segmentos de franquias podem utilizar o Disco Virtual SULTS
Disco Virtual SULTS: armazenamento corporativo
Através do sistema de armazenamento em nuvem do SULTS, é possível atribuir permissões específicas aos colaboradores.
Garantindo que cada um tenha acesso apenas aos arquivos e pastas pertinentes à sua área de atuação.
Isso segmenta os arquivos em diferentes ambientes virtuais, proporcionando uma organização mais clara e facilitando a colaboração entre os membros da equipe.
Além disso, há várias maneiras de organizar dependendo do tipo do documento, como:
- Disco Público: acessível a todos os colaboradores;
- Disco Interno: exclusivo para os membros da rede interna da empresa;
- De Unidades: proporcionando um disco exclusivo para cada unidade da organização;
Mas, além de criar esses diferentes ambientes para o upload de arquivos, é importante destacar alguns aspectos que a plataforma têm. Veja!
Layout
O layout moderno e intuitivo do Disco Virtual estabelece uma navegação e utilização do sistema mais agradável e produtiva.
Os colaboradores, por exemplo, podem visualizar arquivos e pastas em formato de lista ou cards.
Como também, contar com um campo de pesquisa que facilita a localização de documentos específicos.
Árvore organizacional
A Árvore Organizacional é uma metáfora que representa a hierarquia da estrutura empresarial.
Assim, ela se compõe com diferentes níveis que vão desde os colaboradores individuais até a alta administração.
Com o Disco Virtual nesse modelo, a empresa cria uma base sólida para a colaboração e compartilhamento de dados em todos os níveis hierárquicos.
Além de que, também, otimiza processos e facilita o acesso à informação como um todo.
E um dos principais benefícios é a quebra de barreiras geográficas ou departamentais, para uma comunicação mais ágil.
Isso só é possível porque os colaboradores de diferentes áreas podem acessar, compartilhar e atualizar documentos em tempo real independentemente de onde estejam.
Dessa maneira, é possível promover uma cultura de trabalho colaborativa cada vez mais produtiva.
Links compartilháveis
O conceito de links compartilháveis é bastante simples: possibilita que os usuários gerem URLs únicas para arquivos ou pastas armazenados na nuvem e, nisso, compartilhem.
Por isso, um dos grandes diferenciais do sistema é a possibilidade de compartilhar links diretos para arquivos e pastas específicas.
A fim de agilizar o acesso e o compartilhamento seguro de informações com colegas de trabalho ou parceiros externos.
Segurança no sistema de armazenamento
O armazenamento lida com uma grande quantidade de dados sensíveis, tanto pessoais quanto empresariais.
Sendo essencial para implementar medidas robustas de segurança para proteger essas informações contra ameaças e acessos não autorizados.
As permissões de acesso são uma das principais ferramentas para garantir a segurança no Disco Virtual.
Elas controlam e limitam as ações que cada usuário pode realizar em relação aos arquivos e pastas armazenados.
Por meio das concessões, o administrador do sistema ou o proprietário dos arquivos determina quem pode visualizar, editar, compartilhar ou excluir o conteúdo, confira:
- Visualização: aqui concede ou não que o usuário veja o conteúdo do arquivo ou pasta, mas não possa fazer alterações;
- Edição: nesse processo permite ao usuário editar ou fazer alterações no arquivo ou pasta;
- Compartilhamento: dispõe ao usuário compartilhar o arquivo ou pasta com outras pessoas, concedendo-lhes acesso ao mesmo;
É importante ressaltar que a segurança é uma prioridade no sistema de armazenamento em nuvem do SULTS.
Sabendo disso, é notável que as empresas busquem guardar as informações em um lugar confiável e, além disso, de fácil acesso.
Também vale ressaltar como as organizações, e seus diferentes tipos, usariam esse sistema, quais as possibilidades e jeitos para adequarem esse meio na rotina de trabalho.
Entenda mais!
Como os segmentos de franquias podem utilizar o Disco Virtual SULTS
Com a tecnologia e a inovação dos meios de acesso referente aos arquivos digitais, as franquias devem buscar uma plataforma que adote todos eles.
Nesse sentido, no Disco Virtual do software SULTS, os diversos segmentos relacionados às redes de franquias podem utilizar esse mecanismo como meio benéfico.
Partindo disso, vários tipos dessas franquias podem empregar no dia a dia esse armazenamento para diversos recursos, como:
- Varejo: armazenar informações de inventário, registros de vendas, relatórios financeiros e promocionais, facilitando a gestão e o controle de estoque em diferentes unidades.
- Alimentação: guardar receitas, procedimentos operacionais padrão, registros de inspeção de alimentos relacionadas à operação de restaurantes ou cafeterias.
- Saúde e bem-estar: inserir dados de clientes, registros médicos e informações sobre programas para garantir a privacidade e o acesso seguro a esses dados sensíveis.
Desse modo, as organizações precisam, também, em todos os casos, de proteção e, além disso, pastas que guardem seus processos para uma maior estruturação do negócio.
Visando isso, outro exemplo, seria as redes de franquias de cartão de crédito costumam necessitar de uma alta asseguridade por conta dos dados de seus clientes.
Compreenda mais como o armazenamento do SULTS pode contribuir para esse tipo de empreendimento. Confira!
As redes de cartão de crédito através do Disco Virtual SULTS
As redes de cartão de crédito podem se beneficiar imensamente ao utilizar o Disco Virtual SULTS como sua plataforma de gerenciamento de documentos corporativos.
Esse segmento é um dos exemplos de que o módulo Disco Virtual faz a diferença na centralização e segurança dos arquivos.
Considerando a natureza das operações de uma rede de cartão de crédito, os seguintes pontos destacam-se como solução:
1. Armazenamento seguro de informações sensíveis
As redes de cartão de crédito lidam com uma grande quantidade de informações confidenciais, como:
- Dados pessoais dos clientes;
- Informações de transações financeiras;
- Detalhes de contas;
O SULTS, então, oferece um ambiente seguro para o armazenamento dessas informações.
Pois, assegura o acesso e restringe apenas aos colaboradores autorizados, evitando o risco de vazamento de dados.
2. Compartilhamento seguro de documentos internos
Essas redes geralmente possuem equipes espalhadas em diferentes localidades, incluindo escritórios regionais e parceiros comerciais.
O sistema de links compartilháveis do Disco Virtual permitiria o compartilhamento seguro e rápido de documentos internos entre as equipes.
Principalmente para uma comunicação eficaz e redução da dependência de e-mails ou outros métodos menos seguros.
3. Organização dos documentos financeiros e contratos
Com a alta demanda de documentação, o SULTS possibilita a criação de pastas e subpastas para organizar documentos financeiros, contratos com parceiros e acordos comerciais.
A estrutura organizada facilita a localização de informações precisas e melhora a eficiência operacional.
4. Controle de versões de documentos
O Disco Virtual também proporciona que a rede de cartão de crédito mantenha controle sobre as diferentes versões dos documentos.
Desse modo, certifica que sempre estejam trabalhando com a versão mais atualizada.
Isso é particularmente útil para acordos contratuais e políticas internas.
Em resumo, a adoção do Disco Virtual SULTS por redes de cartão de crédito traria uma série de benefícios.
Incluindo maior segurança, organização, agilidade na comunicação e facilidade de colaboração entre equipes.
Tendo uma gestão documental mais eficiente, o que é principal para empresas que lidam com informações sensíveis e em grande volume.
Mas, outro detalhe importante salientar referente a esse armazenamento corporativo são os processos de estruturação de pastas e arquivos, como as imagens.
Ainda mais por serem diferenciados em tamanhos e categorias, confira!
Principais funcionalidades do Disco Virtual SULTS
Entende-se agora que o Disco Virtual oferece muitos recursos, mas é interessante notar também algumas de suas funcionalidades ligadas a arquivos e os tipos dele.
Uma das principais configurações desse módulo é a possibilidade de criar novas estruturas de pastas dentro da pasta selecionada.
Entregando aos usuários uma organização de seus documentos de forma personalizada, através da criação de subpastas para diferentes categorias ou projetos.
Além disso, é possível adicionar arquivos diretamente a essa pasta, seja através de uploads ou arrastando e soltando os documentos no ambiente virtual. Veja!
Envio, visualização e tipos de arquivos
Com o recurso de “Enviar arquivo”, os usuários adicionam imagens à pasta, sejam elas fotos, ilustrações ou qualquer outro formato gráfico.
Uma vez adicionada, a imagem pode ser visualizada de forma rápida e fácil, bastando clicar sobre ela para abri-la em tela cheia ou na visualização em miniatura.
Opções de gerenciamento da imagem
Ao selecionar a imagem na barra superior, várias opções de gerenciamento são apresentadas, tornando o trabalho com a imagem mais dinâmico. Entre as opções disponíveis, temos:
- Abrir a imagem: visualizar a imagem em tamanho completo ou em uma nova guia do navegador.
- Baixar a imagem: fazer o download da imagem para o dispositivo local.
- Informações: ver detalhes da imagem, como seu tamanho e o número de downloads realizados.
- Renomear: alterar o nome da imagem para melhor identificação.
- Anotação: adicionar notas, comentários ou marcações à imagem para referência futura.
- Mover: mover a imagem para outra pasta ou subpasta dentro do disco virtual.
- Criar links compartilháveis: gerar links seguros para compartilhar a imagem com outras pessoas, facilitando a colaboração.
- Excluir: remover a imagem da pasta, permitindo uma gestão ágil e organizada dos arquivos.
Outras vantagens do Disco Virtual SULTS é sua capacidade de acomodar arquivos de diferentes tipos, formatos e tamanhos.
Proporcionando a flexibilidade necessária para atender às diversas demandas do ambiente corporativo.
Com uma capacidade de até 500 MB por arquivo, pode-se armazenar desde pequenos arquivos de imagem, como PNG e JPG.
Mas até mesmo documentos complexos em PDF, planilhas em XLSX e arquivos compactados em ZIP.
O processo de upload é descomplicado e intuitivo, garantindo que qualquer colaborador possa facilmente adicionar documentos importantes à plataforma.
Basta selecionar o arquivo desejado em seu computador e, com apenas alguns cliques, ele estará pronto para ser armazenado no Disco Virtual SULTS.
Essa agilidade no carregamento de arquivos economiza tempo precioso dos colaboradores, para que se concentrem em atividades estratégicas e essenciais do crescimento da empresa.
A versatilidade no upload de arquivos do Disco Virtual SULTS abre novas possibilidades para a colaboração e compartilhamento de informações, também.
Documentos de diferentes áreas da empresa, como marketing, finanças, recursos humanos e vendas, são grandes exemplos.
Assim,
São facilmente compartilhados e acessados por toda a equipe autorizada, promovendo a comunicação eficiente e a colaboração interdepartamental.
Sua versatilidade, aliada à segurança e eficiência, proporciona uma experiência única para a gestão documental.
Portanto, contribui para a otimização dos processos internos e impulsionando o crescimento de todo o negócio.
Interessante, não? Conheça mais sobre esse conteúdo em nosso blog!
